(Chi tiết) Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất

Kiểm kê hàng tồn kho là 1 phần quan trọng trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và hướng phát triển tiếp theo của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm và có những kiến thức về quy trình quản lý hàng tồn kho. Mặc dù vậy, nếu là người mới và chưa biết những khái niệm, phương pháp cơ bản để quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp mình. Eurorack sẽ hướng dẫn cụ thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

Mục lục nội dung: Tổng quan kiểm kê hàng tồn kho là gì? Tai sao cần kiểm đếm hàng tồn kho Các phương án kiểm đếm hàng tồn kho hiệu quả thường gặp Các phương án kiểm đếm hàng tồn kho khác Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất Một số sai lầm dễ mắc phải trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho Một số mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel

 

Tổng quan kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho (trong tiếng Anh gọi là Inventory Counting hoặc Inventory Audit) là tổng hợp các quá trình kiểm kê, xác nhận số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp sở hữu tại một thời điểm. Quá trình kiểm kê hàng hóa thường sẽ được diễn ra định kỳ để đảm bảo tính chính xác của hệ thống quản lý kho so với thực tế.

Tại sao cần kiểm đếm hàng tồn kho?

Việc kiểm kê kho dường như là một việc không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hiện nay. Vậy nên việc thường xuyên kiểm kê tồn kho sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cùng Eurorack điểm qua một vài lợi ích:

- Đánh giá đúng giá trị tồn kho ở thời điểm hiện tại: Việc kiểm đếm hàng tồn kho giúp xác định giá trị thực sự của hàng hóa trong kho thời điểm hiện tại của doanh nghiệp. Điều này ảnh hưởng đến việc xác định giá thành và khả năng dự đoán lợi nhuận trong tương lai chính xác và rõ ràng hơn.

- Việc thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được lượng sản phẩm, các mã sản phẩm sắp quá hạn hoặc có khả năng trở nên lỗi thời… để có những biện pháp xả hàng nhanh chóng.

- Giúp tiết giảm các chi phí lưu kho và chi phí nhân công, giải phóng không gian lưu trữ trong kho chứa.

- Kiểm chứng tính chính xác của hệ thống quản lý kho: Phát hiện ra sai số giữa thực tế và sổ sách để có hướng điều chỉnh sự chênh lệch chính xác.

- Phát hiện ra sai số giữa thực tế và sổ sách để có hướng điều chỉnh sự chênh lệch chính xác.

- Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp vào các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu tư các loại pallet chứa hàng đối với sản phẩm có kích thước và khối lượng hàng lớn để dễ dàng hơn cho việc sắp xếp và quản lý kho.

Các phương án kiểm đếm hàng tồn kho hiệu quả thường gặp

Kiểm kê hàng tồn kho là một quy trình đòi hỏi nhà quản lý phải chuẩn bị và thực hiện một cách chuyên nghiệp. Hiện nay 2 phương pháp được sử dụng rộng rãi là kiểm kê tồn kho thường xuyên và kiểm kê tồn kho theo định kỳ. Hoạt động này giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa dễ dàng và nhanh chóng hơn. Cụ thể như sau:

1. Kiểm kê hàng tồn theo ngày, tuần, tháng

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho mang lại kết quả chính xác nhất và được cập nhật liên tục nhằm đảm bảo xử lý các sai sót ngay khi được phát hiện. Phương pháp này phù hợp cho các sản phẩm có giá trị cao, máy móc, đơn vị lắp đặt, v.v. Giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết sự thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa và các mã sản phẩm đang có tình hình kinh doanh không hiệu quả để lên phương án xả hàng phù hợp.

Nhược điểm của kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là tốn chi phí nhân sự và thời gian thực hiện, ngoài ra kế toán cũng gia tăng khối lượng xử lý công việc.

2. Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ tháng, quý, năm hay tùy theo kế hoạch của kế hoạch của doanh nghiệp. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn với đa dạng mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không lớn và nhiều chủng loại sản phẩm.

Nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức để kiểm đếm hàng hóa hàng ngày mà chỉ tiến hành kiểm kê vào thời gian dự tính, do đó sẽ tiết kiệm được nguồn lực. Mặc dù vậy cũng sẽ nảy sinh nhiều hạn chế, khi khả năng nắm bắt chính xác lượng hàng tồn sẽ giảm đi đáng kể, khiến việc phát hiện sai sót và thất thoát trở nên khó kiểm soát

Ngoài ra còn các hình thức kiểm kê hàng hóa khác như kiểm kê theo mã hàng, theo nhóm hàng hoặc khi phát hiện ra sai sót trong khâu quản lý, xuất nhập hàng. Tùy theo kế hoạch và quy chuẩn riêng của doanh nghiệp mà sẽ áp dụng phương án tối ưu nhất trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác

Có nhiều phương án kiểm đếm hàng tồn kho khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác. Dưới đây là một số phương án kiểm đếm hàng tồn kho phổ biến:

Phương pháp kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho: Phương án kiểm tất cả các mặt hàng trong kho là phương pháp tốn thời gian và công sức. Và tất nhiên, việc này sẽ đảm bảo tính chính xác cao trong việc kiểm kê hàng hóa nếu nhân lực đảm bảo.

Kiểm kê ngẫu nhiên hàng hóa: Phương pháp này sẽ kiểm tra một số mẫu hàng hóa ngẫu nhiên thay vì toàn bộ các mẫu, mã sản phẩm như cách trên. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc kiểm đếm, trong khi vẫn đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Kiểm kê hàng tồn kho theo vị trí: Đây là phương án kiểm kê, kiểm tra hàng tồn kho theo từng vị trí cụ thể trong kho. Điều này giúp tập trung vào các vị trí có khả năng sai sót cao hơn: ra vào hàng hóa thường xuyên,

Kiểm kê hàng tồn liên tục: Ở phương án này, công tác kiểm kê sẽ được duy trì thường xuyên mỗi khi có các việc xuất, nhập kho hàng. Phương án này hạn chế các sai sót trong chênh lệch giữa hệ thống và thực tế.

Kiểm tra số lượng nhỏ mỗi ngày, tuần (Spot Checking): Phương án này gần giống phương án trên, nhưng sẽ dừng lại ở việc kiểm kê một số lượng nhỏ hàng hóa mỗi ngày hoặc mỗi tuần.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Người quản lý cần lên kế hoạch và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình.

Đối với người chịu trách nhiệm: Quản lý kho, thủ kho, kế toán kho

Bảng kiểm kê cần đủ các danh mục gồm khu vực, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

 

 

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm

Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn. Nếu đủ nhân lực cần làm theo nguyên tắc 2 người cùng kiểm kê khu vực kho và ghi số liệu độc lập để tăng tính khách quan và chính xác nhất.

TẢI MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA THEO THÔNG TƯ 133

Lưu ý: cần thông báo thời gian và khu vực kiểm kê để tránh các đối tác hoặc bộ phận khác tiến hành xuất nhập hàng, gây nhầm lẫn, sai sót trong quá trình kiểm đếm.

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm đếm

Tiến hành so sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và giải trình. Sau đó cập nhật đúng kết quả số liệu sổ sách theo thực tế.

Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ bản cứng kết quả và trình báo cáo bằng file lên cấp quản lý, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình.

Tuy nhiên đối với các trường hợp bị sai lệch, người quản lý cần tìm hiểu nguyên do của sai sót để tiến hành cải thiện quy trình, đào tạo lại hoặc nếu phát hiện là do gian lận, mất cắp… sẽ có những biện pháp giải quyết kịp thời.

 

Một số sai lầm dễ mắc phải trong quá trình kiểm đếm hàng tồn kho

Không chuẩn bị trước không gian lưu trữ: Đây là sai lầm phổ biến của doanh nghiệp khi thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn. Việc không dự tính cụ thể về không gian kho lưu trữ sẽ gây nên một số vấn đề như: mất thời gian bốc dỡ hàng, hàng hóa lộn xộn khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn.

Thiếu nhân sự kiểm kê kho: Nhân sự tham gia kiểm kê cũng là một yếu tố mà doanh nghiệp cần lưu ý. Người thực hiện cần có sự am hiểu tất cả về kho, có sự chuyên nghiệp và được đào tạo chính quy nhằm đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra chính xác.

Không xử lý lỗi phát sinh trong quá trình kiểm kê: Thông thường trong quá trình kiểm kê sẽ phát sinh một số lỗi do sản phẩm, nhân sự kiểm kê, phương án kiểm kê, v.v Các lỗi này dù lớn hay nhỏ cũng cần xử lý kịp thời trước khi đưa ra kết quả kiểm kê hàng tồn kho. Đặc biệt lỗi chênh lệch giữa kiểm kê thực tế so với báo cáo cần được lưu ý.

Không chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho, hàng không rõ nguồn gốc: Xử lý hàng tồn kho cần có sự chuẩn bị trước về các thủ tục, tài liệu liên quan. Hoạt động này nhằm giải phóng không gian kho bãi nhanh chóng hơn, tăng diện tích lưu trữ, đem lại hiệu quả quản lý kho tốt hơn. 

Nhân viên chưa có đủ thông tin, kinh nghiệm: Nhân viên tham gia kiểm kê hàng hóa cần được đào tạo cách thức kiểm tra, ghi nhận và báo cáo kết quả theo quy định của doanh nghiệp. Không cung cấp đủ kiến thức cho nhân viên có thể dẫn đến sai sót trong quá trình kiểm đếm.

Đảm bảo dữ liệu hiện tại là dữ liệu mới nhất: Sử dụng dữ liệu tồn kho không cập nhật hoặc lỗi thời để thực hiện kiểm đếm có thể dẫn đến sai sót. Đảm bảo sử dụng thông tin và danh mục hàng tồn kho mới nhất tránh mất thời gian, công sức khi kiểm kê.

Không kiểm tra hàng hóa hỏng hóc: Các loại hàng hóa không đạt chuẩn chất lượng để đưa tiếp đến các khách hàng, người tiêu dùng cần được ghi nhận lại, tránh tính sai giá trị tồn kho hiện tại hoặc các vấn đề đổi trả sau này.

Một số mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel

Kiểm kê hàng tồn trong kho là công việc rất quan trọng và cần một file quản lý kho hỗ trợ cho quá trình nhập xuất hàng hóa một cách chi tiết. Một file đầy đủ sẽ bao gồm các thông tin: Thông tin doanh nghiệp, danh mục, nhập liệu, sổ kho, nhập xuất tồn, chi tiết - xuất - nhập - tồn, sổ kho in phiếu nhập xuất. Dưới đây là một vài File mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel mới nhất 2023:

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động thường niên quan trọng để doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh của mình. Qua đó có những kế hoạch và chính sách kinh doanh phù hợp trong tương lai. Hiện nay giải pháp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho tối ưu  nhất là sử dụng hệ thống kệ chứa hàng. Giúp việc xuất nhập và kiểm đếm hàng hóa trở nên dễ dàng và dễ quản lý. Liên hệ ngay với Giải pháp kệ chứa hàng Eurorack qua hotline 0938 520 379 để được tư vấn trực tiếp nhé.