Phiếu nhập kho là gì? Cách lập một phiếu nhập kho chi tiết nhất

Phiếu nhập kho là một trong những bước quan trọng trong quá trình xuất- nhập, quản lý và lưu trữ hàng hóa. Chúng là những bằng chứng thiết thực để theo dõi tình hình biến động của công ty, là cơ sở giúp xác định các số chi tiết, thẻ kho, chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định của doanh nghiệp, số liệu tồn kho...Vậy phiếu nhập kho là gì? Tác dụng của phiếu nhập kho là gì? Và cách để điền một tờ phiếu  nhập kho cơ bản như thế nào? Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé.

Phiếu nhập kho là công cụ không thể thiếu trong mọi kho hàng

I. Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là biểu mẫu kế toán được ban hành theo Thông tư 200/2004/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-TBC và Thông tư 132/2018/TT-BCT của Bộ trưởng Bộ tài chính. Phiếu này được sử dụng chủ yếu ở các nhà kho, tư liệu, trang thiết bị cho quá trình sản xuất đồng thời nó cũng được sử dụng hàng hóa, dụng cụ, nguyên liệu được mua từ bên ngoài nhập vào kho hàng. Nó có quản lý, thống kê toàn bộ sản phẩm, hàng hóa có trong kho tương thích, phù hợp với phần mềm quản lý để theo dõi, giám sát, kiểm kê  tình hình trong  kho hàng.

Tác dụng của phiếu nhập kho được hiểu đơn giản là xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.  Mẫu phiếu nhập kho thường do thủ kho, kế toán trực tiếp nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và quản lý nhằm kiểm soát chính sác số lượng hàng hóa từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho toàn bộ hệ thống kho hàng.

Bên cạnh đó,  phiếu xuất kho cũng có thể do bộ phận kho hoặc bộ phận có lên quan chịu trách nhiệm thống kê và quản lý. Chúng có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa, sản phẩm và từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho toàn bộ hệ thống kho hàng.

Xem thêm: Phiếu xuất kho là gì? Tải mẫu phiếu xuất kho mới nhất

II. Cách viết một phiếu nhập kho

Chi tiết cách viết một phiếu nhập kho hoàn chỉnh

Khi trình bày một phiếu nhập kho cần chú ý bên trái của phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị;  ghi rõ số phiếu; ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa; số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho; ngày, tháng, năm theo hóa đơn; tên kho, địa điểm nhập kho.

Ø Về cột chữ:

• Cột A: Là nơi để điền  số thứ tự vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa dựa theo trên hóa đơn.
• Cột B: Lả nơi điền tên vật tư, dụng cụ, nguyên liệu, hàng hóa ghi trên hóa đơn.
• Cột C: Điền mã số ghi trên hóa đơn còn nếu không có thì có thể bỏ qua.
• Cột D: Điền đơn vị ghi theo hóa đơn.

Ø Vê cột số:

• Cột 1: Ghi  rõ các thông tin  về số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của bộ phận, đơn vị sử dụng.
• Cột 2: Ghi rõ số lượng thực tế  nhập vào kho ( số lượng thực tế chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
• Cột 3: Là giá nhập kho = giá mua  chưa cộng thuế + chi phí vận chuyển, bốc dở,..
• Cột 4: Đơn giá*số lượng. Tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế nhập vào.

• Dòng cộng: Ghi tổng cộng các giá trị của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trên phiếu nhập cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.

• Dòng “ Tổng số viết bằng chữ”: Ghi rõ tổng số tiền trên phiếu nhập kho bằng chữ.
• Họ tên, chữ ký:  Của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng (hoặc bộ phận có  liên quan).

Ø Phiếu nhập kho lập thành 2 liên:

Đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài), hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Sau khi lập phiếu xong người lập phiếu và  thủ kho ( hoặc kế toán)  ký rồi chuyển tới cho giám đốc hoặc người có ủy quyền duyệt, có chữ ký và ghi rõ họ tên. Và sau khi đã hoàn thành các bước trên, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu.

• Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.
• Liên 2: Thủ kho sẽ giữ liên 2 sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán
• Liên 3( nếu có): Đưa cho người mua giữ.

 III. Tải mẫu phiếu nhập kho mới nhất theo thông tư

Tải phiếu nhập kho theo tất cả các Thông tư đầy đủ nhất tại đây

Qua những thông tin đã được cung cấp ở trên, chúng ta có thể thấy phiếu nhập kho có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa, sản phẩm và từ đó có những phương án, giải pháp kịp thời cho toàn bộ hệ thống kho hàng. Hi vọng thông qua bài viết này, bạn có thể hiểu sơ lược và có thể hoàn thành một phiếu nhập kho cơ bản.