Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Việt Nam đang ngày càng hội nhập với thế giới và chạy đua với các ngành công nghiệp 4.0. Vì vậy không quá ngạc nhiên khi các ngành công nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa  cũng mọc lên ngày càng nhiều kèm theo sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics. Quá trình nhập khẩu hàng hóa cũng bao gồm nhiều bước và quy trình có liên hệ chặt chẽ với nhau. Do đó, để quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, bạn cần nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức phổ biến và chi phí tốt nhất nhất hiện nay

Đàm phán và ký hợp đồng

Khâu này là khâu chủ chốt, giữ vai trò quan trọng nhất mang tính chất quyết định lợi nhuận của công ty. Hai bên đàm phán để đi đến thống những nội dung của hợp đồng và  cuối cùng là tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng.

Tham khảo thêm về hợp đồng ngoại thương tại đây

Xin giấy phép xuất khẩu

Đối với các loại hàng hóa như thuốc, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật... thì muốn xuất khẩu phài cần  phải xin giấy phép của  các bộ ngành quản lý. Chi tiết tra cứu trong Nghị định 187.

Trường hợp công ty bạn chưa có có giấy phép xuất khẩu phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần.

Đặt booking và lấy container rỗng

Tùy theo điều khoản ký kết trong hợp đồng ngoai thương, mà việc thu xếp phương tiện và chi phí vận chuyển sẽ do người mua hoặc người bán chịu trách nhiệm.

Trường hợp xuất CIF:  thì người bán sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển, bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển để ký thỏa thuận lưu khoang cho lô hàng.

Trường hợp xuất FOB: người bán chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng, các thủ tục khác thì người mau sẽ chịu trách nhiệm.

Bảng tóm tắt quy trình xuất khẩu đường biển FCL

Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ

Sau khi có lịch trình dự kiến về quá trình xuất khẩu, người bán cần phải khẩn trương chuẩn bị lô hàng cần xuất khẩu, kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm yết  đồng thời sắp xếp các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở

Có 2 phương án là đóng gói hàng tại kho và đóng gói hàng tại cảng:

a) Đóng gói hàng tại kho

.Lô hàng cần phải được ghi đầy đủ các thông tin bào gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển.

b) Đóng hàng tại cảng

Quy trình đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn tuy nhiên về cơ bản có hình thức tương tự đóng hàng tại kho.

Làm thủ tục hải quan

.Cần chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương
• Hóa đơn thương mại
• Phiếu đóng gói
• Phiếu hạ hàng
• Giấy giới thiệu

Chi tiết các bước thủ tục và hồ sơ hải quan, bạn có thể tìm hiểu trong bài viết về cách làm thủ tục hải quan.

Với điều kiện FOB, thì sau khi hoàn thành các thủ tục trên thì người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Còn nếu công ty bạn xuất CIF thì cần thêm các bước sau:

         Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng hóa đã về cảng và hoàn tất thủ tục hải quan, người bán cần gửi chi tiết  Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Tốt nhất  yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được hàng hóa trước thời hạn.

Dựa vào thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn.  Cần kiểm tra kỹ lưỡng, nếu có bổ sung chỉnh sửa thì phải báo sớm với hãng tàu.  Và khi tàu xuất phát, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Trường hợp chủ hàng yêu cầu yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện thì họ thường phải nộp thêm 1 khoản  phí Telex Fee.

8. Các công việc khác của quy trình làm hàng xuất: mua bảo hiểm, làm CO,..

Liên hệ với các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của bạn đồng thời tiến hành làm  các thủ tục để có được những chứng từ khác:

• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển
• Chứng nhận xuất xứ (CO)
• Chứng thư kiểm dịch thực vật hay kiểm dịch động vật.

Với các loại hàng hóa thông thường, mức mua hiểm sẽ là 2 % so với tổng giá trị hàng hóa. Các trường hợp xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

Hiểu biết về phương thức vận tải biển sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

9. Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Cuối cùng, bạn cần gửi cho người bán bộ chứng từ gốc và file scan qua email để  người mua chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Vậy là đã xong các bước của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Qua bài viết này, hi vọng bạn sẽ hiểu hơn về ngành xuất nhập khẩu nói riêng và logistics nói chung.