Các nguyên nhân gây thất thoát và giải pháp quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả nhất

Một trong những vấn đề nan giải nhất của nhà quản lý là tránh tình trạng thất thoát hàng hóa trong kho. Các nguyên nhân gây ra tình trạng này có thể đến từ con người hoặc quy trình vận hành của  hệ thống quản lý hàng hóa không đảm bảo sự chặt chẽ cần thiết. Hậu quả của việc thất thoát gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp, gây thiệt hại về kinh tế và khó khăn cho việc quản lý hàng tồn kho. Để hạn chế tình trạng này, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu các nguyên nhân thường gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa và hướng giải quyết chúng.

Quản lý hàng hóa chống thất thoát giúp doanh nghiệp bảo đảm được doanh thu

Thất thoát do bố trí hàng hóa không có tổ chức

Việc bố trí hàng hóa không có tổ chức sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản lý kho hàng về lâu về dài, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa, tăng thời gian vận chuyển cũng như gây tình trạng hư hỏng và thất thoát một lượng hàng hóa đáng kể.

Hướng giải quyết: Các doanh nghiệp nên đầu tư hệ thống kệ chứa hàng để sắp xếp hàng hóa ngăn nắp và hiệu quả hơn. Kệ chứa hàng mang lại nhiều lợi ích cho kho hàng như khả năng sắp xếp hàng hóa ngăn nắp, theo chủng loại hàng hóa, phân luồng khu vực để dễ kiểm soát, tăng tối đa diện tích lưu trữ, khả năng luân chuyển hàng ra vào kho giảm đáng kể thời gian…

Thất thoát do kiểm kê tồn kho không chính xác

Việc không  kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ hoặc không có kế hoạch kiểm kê tồn kho sẽ gây ra tình trạng chênh lệch giữa lượng hàng hóa thực tế và trên sổ sách. Số liệu không chính xác khiến nhà quản lý kho khó quản lý được lượng hàng thực tế trong kho và thống kê các sản phẩm tiêu thụ tốt, từ đó báo cáo kinh doanh cũng giảm tính chính xác.

Hướng giải quyết: Xem bài viết quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất.

Thất thoát do tình trạng mất cắp

Đối với các kho hàng có diện tích lớn nhưng số lượng nhân viên bảo vệ không đủ để kiểm soát thì tình trạng này có thể xảy ra khi các đối tượng xấu có ý định đánh cắp hàng hóa từ trong kho.

Hướng giải quyết: Tăng cường đội ngũ bảo vệ canh chừng kho hàng, trang bị hệ thống camera giám sát 24/24 và cổng từ an ninh khi vào kho.

Do không quản lý tốt đội ngũ nhân sự nội bộ

Nhân viên chính là xương sống góp phần vận hành doanh nghiệp, nếu quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự kho hàng diễn ra không chuyên nghiệp sẽ gây ra nhiều vấn đề trong nội bộ kho, tình trạng gian lận cũng góp phần khiến công tác quản lý hàng hóa chống thất thoát diễn ra thiếu minh bạch, rõ ràng.

Hướng giải quyết: Người quản lý cần có mặt thường xuyên tại kho hàng để quản lý nhân sự và tình trạng trong kho, tiến hành kiểm tra sơ bộ trước mỗi ca trực của nhân viên.

Sai sót trong quy trình xuất nhập hàng

Sai sót quy trình nhập hàng thường xảy ra từ phía nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển, thủ kho cần tiến hành kiểm kê hàng hóa ngay khi hàng được nhập kho, dựa trên biên bản và phiếu xuất nhập kho. Việc này giúp phát nhiện nhanh chóng sai sót, hạn chế tổn thất cho doanh nghiệp. Đối với quy trình xuất hàng cũng cần kiểm kê rõ ràng, sau đó cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý hàng hóa để tiện cho việc kiểm kê hàng tồn kho sau này.

Thất thoát hàng hóa do tác nhân của môi trường

Các tác nhân từ môi trường như nhiệt độ, độ ẩm không khí trong kho cũng góp phần giảm tuổi thọ hàng hóa, gây nấm mốc, đặc biệt đối với hàng hóa ngành thực phẩm, dễ bị tấn công bởi các loại vi sinh vật hoặc chuột, gián phá hoại. Người quản lý kho cần chú trọng công tác bảo quản hàng hóa bằng cách trang bị các thiết bị điều chỉnh độ ẩm, nhiệt độ kho, máy lạnh, hệ thống làm mát và hút khí. Thường xuyên kiểm tra và tiến hành bảo dưỡng các thiết bị này để đảm bảo chất lượng hoạt động.

Chưa áp dụng công nghệ vào trong quản lý

Thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn. Thay vì thống kê bằng con người dễ gây ra những sai sót thì việc áp dụng công nghệ sẽ mang lại rủi ro ít hơn, sai sót giảm và hạn chế được chi phí, nhân lực kiểm đếm.

Áp dụng công nghệ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong kiểm đếm hàng hóa

Kết

Chống thất thoát hàng hóa là nhiệm vụ tối quan trọng của người quản lý kho hàng. Nếu đội ngũ nhân sự kho thực hiện tốt việc này sẽ giúp giảm thiếu rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Theo thống kê doanh thu của doanh nghiệp có thể bị mất đến 12% nếu kiểm soát thất thoát hàng hóa không tốt. Đồng thời có thể ảnh hưởng đến số lượng và thời gian vận chuyển đơn hàng. Gây ảnh hưởng tiêu cực đến cả quy trình chuỗi cung ứng. Hy vọng qua bài viết trên, các bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn và đưa ra được hướng quản lý phù hợp nhất để bảo vệ tài sản doanh nghiệp mình.