5 đề xuất cải thiện nhân lực vận hành kho hiệu quả

Điều phối nhân sự quản lý kho là một trong những mắt xích quyết định sự “thành bại” của chuỗi cung ứng. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xác định 5 chiến lược cải thiện nhân lực vận hành kho hiệu quả, giúp bạn loại bỏ các quy trình thừa, giảm thiểu sai số, từ đó gia tăng tỷ suất lợi nhuận.

1. Duy trì việc cập nhật nhật ký kho

Mặc dù việc theo dõi tỷ lệ lỗi hàng tồn kho là điều phổ biến, nhưng nhiều nhà quản lý lại chưa thực sự tận dụng hiệu quả nguồn dữ liệu này. Nếu có, tỷ lệ sai số còn rất cao. Trong khi đó, thông tin về hàng tồn kho "lột tả" đầy đủ dấu hiệu của những thất bại hay thành công trong hệ thống tổ chức kho hàng chuyên nghiệp.

Cách tốt nhất là ghi chép tỉ mỉ mọi thay đổi diễn ra trong kho. Chỉ định rõ những thay đổi cùng mốc thời gian cụ thể là thông tin cơ sở có ý nghĩa. Bởi nó như "kim chỉ nam" cho biết hiệu quả của hoạt động tồn kho, lưu trữ, bảo quản và xuất kho hàng hóa.

2. Thiết lập quy trình làm việc chuyên nghiệp

Quy trình làm việc chuyên nghiệp đòi hỏi phải có dự đoán những sự cố có thể xảy ra kèm phương án xử lý tương ứng. Một sai lầm mắc phải không phải là mối lo ngại lớn đối với sự an toàn hàng hóa. Nhưng về lâu dài, chúng là tác nhân khiến năng suất vận hành chung suy giảm.

Thiết kế quy trình làm việc trong tổ chức tạo ra tính thiết thực đến từng bộ phận cùng với trách nhiệm giải trình. Ví dụ: khu vực đóng gói tồn kho quản lý bởi đội ngũ nhân sự cụ thể. Những tổn thất hay thành tích trong ngắn hạn cho thấy năng lực làm việc của họ. Căn cứ trên đó, nhà quản lý đề xuất phương án thay thế hữu hiệu.

Khi thiết lập quy trình hoạt động, bên cạnh lợi ích doanh nghiệp nhận được, nên song hành cùng lợi ích đội ngũ công nhân viên. Hoặc ít nhất, phải đảm bảo lợi ích tối thiểu.

3. Thường xuyên đào tạo nghiệp vụ

Chú trọng bồi bổ kiến thức lẫn kỹ năng thông qua đào tạo nghiệp vụ là nhiệm vụ mang tính cấp thiết đối với hầu hết các kho bãi công nghiệp hiện nay.

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ là cánh cổng thần kỳ giúp các kho hàng làm việc thông minh và hiệu quả hơn. Theo đó, chủ đầu tư biết cách tận dụng tốt công nghệ vào mọi nghiệp vụ liên quan để có thể đóng góp nhiều vào quá trình thúc đẩy hiệu năng kho lưu trữ.

Mặt khác, công nghệ tác động mạnh mẽ đến mọi hành động diễn ra bên trong kho từ lưu trữ, đóng gói đến hỗ trợ vận chuyển. Điều quan trọng là đầu tư vào công nghệ giúp nhân viên có thể thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Bằng cách đó, bạn có thể tạo ra một nền văn hóa “tinh gọn” và lực lượng lao động có thể làm việc cùng nhau để liên tục cải tiến hoạt động.

4. Loại bỏ những nghiệp vụ không cần thiết

Bất kể bạn đã nỗ lực như thế nào để sắp xếp hợp lý kho hàng, các hoạt động dư thừa và không cần thiết đều sẽ gây phát sinh chi phí theo thời gian. Và tính chất lặp đi lặp lại, càng khiến gánh nặng chi phí đè nặng trên vai bạn. Mỗi kho hàng hoạt động với công suất riêng biệt. Căn cứ trên đó, bạn điều phối và tùy chỉnh phương án thực thi phù hợp.

Bất kỳ thay đổi nên thông tin đến bộ phận đảm nhận tương ứng một cách đầy đủ và rõ ràng nhất. Tránh trường hợp, thiếu sót thông tin dẫn đến sai số.

5. Thiết lập quy trình cải tiến liên tục

Hiệu suất vận hành kho nói chung và đội ngũ nhân sự nói riêng chỉ thực sự tối ưu khi thích ứng linh hoạt trong từng hoàn cảnh cụ thể.

Tại sao phải cải tiến liên tục?

-       Thứ nhất: Giải quyết kịp thời những vấn đề còn tồn đọng

-       Thứ hai: Tìm ra phương án tối ưu hơn

Mọi thay đổi là yêu cầu của việc phân tích dữ liệu. Hiển nhiên càng rõ ràng, càng chi tiết việc đưa ra quyết định tùy chỉnh sẽ càng cụ thể và chính xác hơn. Việc không xác định rõ vấn đề, đặc biệt là nguyên nhân không chỉ khiến vấn đề không được giải quyết, đôi khi tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức nguồn nhân lực.

Chúng tôi khuyến khích bạn nên thiết lập một quy trình cải tiến liên tục dựa trên những bất cập xảy ra trong quá trình vận hành để mang đến cải thiện ổn định hơn.

Do vấn đề cạnh tranh giữa các đối thủ tăng mạnh mẽ trong thời điểm hiện tại không chỉ là vấn đề đầu tư vào giá kệ hay hệ thống pallet chuyên dụng. Khai thác hiệu quả hoạt động vận hành kho chứa hàng trên khía cạnh mới đến từ cải thiện hiệu quả nhân sự vận hành kho chính là “ngòi nổ” giúp kho hàng của bạn chinh phục đỉnh cao lưu trữ mới.