Kế hoạch nhập hàng – Bí quyết giúp các nhà bán lẻ ăn nên làm ra

Quản lý kho hàng tốt bắt nguồn từ hạng mục lên kế hoạch nhập hàng chính xác, tránh tình trạng ứ đọng tồn kho gây lãng phí hay thiếu hụt nguồn hàng ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng.

Tầm quan trọng của kế hoạch nhập hàng

Về nguyên tắc, kho hàng chính là nơi đáp ứng mọi nhu cầu liên tục đến từ hoạt động cung ứng. Qua đó, chúng cam kết về mặt chất lượng sản phẩm lẫn thời gian hoàn thành đơn hàng. Nói một cách chính xác, quản lý kho hàng có tác động trực tiếp chuỗi hoạt động cung ứng của doanh nghiệp.

Sự cố chậm trễ hay thiếu sót trong quá trình thực hiện đều được là điều tối kỵ trong quản trị kho. Theo đó, lập kế hoạch nhập hàng là yêu cầu cấp thiết trong chuỗi hoạt động quản trị kho chứa hàng. Kế hoạch nhập hàng một cách chi tiết cho phép bạn thực hiện một cách đầy đủ công việc đảm bảo kết quả kinh doanh.

Các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch nhập hàng

Lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả khi được cân nhắc và tính toán dựa trên nhiều yếu tố. Dưới đây là 5 yếu tố ảnh hưởng nhất:

1. Bảng phân tích doanh thu chi tiết từng mặt hàng
2. Điểm thời gian đem lại lợi nhuận cao nhất
3. Biến động thị trường (nhu cầu, giá cả)
4. Không gian nhà kho hiện có
5. Nguồn lực hỗ trợ hoạt động lưu kho (hệ thống lưu trữ, thiết bị xe nâng, xe đẩy…)

4 phương án lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả nhất hiện nay

1. Nhập hàng theo thời gian cố định cùng lượng hàng cố định

Áp dụng chủ yếu với quy trình giao nhận định kỳ. Số lượng hàng hóa gần như tương đương cho các chu kỳ giao nhận. Phương án rất thích hợp với ngành hàng có sức tiêu thụ thường xuyên, mức tiêu thụ ổn định.

Ưu điểm: Đơn giản hóa quy trình quản lý kho.

Nhược điểm: Nếu số lượng hàng hóa nhập kho không được tính toán cẩn thận dẫn đến sai số, hệ lụy tồn kho vượt mức kiểm soát là điều khó tránh khỏi. Ở khía cạnh còn lại, khi thị trường biến động, doanh nghiệp khó đáp ứng nhanh nhu cầu người tiêu dùng nhanh nhất. Bởi phần nguyên nhân đến từ khâu nhập hàng chậm trễ, do còn phụ thuộc vào tính chất thời gian: Hàng chỉ nhập vào kho định kỳ.

2. Nhập hàng theo thời gian cố định và lượng hàng thay đổi

Phương pháp bổ sung những sản phẩm phù hợp có tiềm năng tối ưu doanh thu cao hơn. Căn cứ trên kết quả phân tích hàng tồn kho, xác định sản lượng hàng hóa tiềm năng vào thời gian cố định cho phép. Với mỗi đơn đặt hàng theo định kỳ, cần đặt ra mức lưu kho tối ưu để tối đa lợi nhuận.

Ưu điểm: Chủ động về nguồn cung, làm chủ về nguồn vốn cùng với đó là lợi thế đơn giản hóa quy trình quản lý.

Nhược điểm: Vì một lý do nào đó, mức tiêu thụ ở điểm thời gian xác lập kế hoạch nhập hàng không như mức tiêu thu trên thực tế ở một điểm thời gian nào đó.

3. Nhập hàng theo thời gian thay đổi và lượng hàng cố định

Phương pháp nhập hàng tập trung vào mức độ lưu kho tối thiểu và kiểm soát theo thời gian. Phương án trên yêu cầu về số lượng hàng hóa nhất định, chủ yếu hướng đến những mặt hàng đắt tiền, có mức tiêu thụ không ổn định.

Ưu điểm: Bám sát nhu cầu thực tế, nhập kho một lượng hàng ổn định tránh tình trạng tồn trữ.

Nhược điểm: Nếu mức độ tiêu thụ tăng đột biến, nhà cung ứng dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt hàng. Trái lại, trường hợp thị trường biến động, tình huống tồn động là bài toán nan giải của doanh nghiệp.

4. Nhập hàng theo thời gian thay đổi và lượng hàng thay đổi

Kế hoạch nhập hàng phù hợp với nhu cầu thị trường tương ứng số lượng hàng thay đổi linh động theo từng mốc thời gian.

Ưu điểm: Hạn chế tồn động, tối đa lợi nhuận.

Nhược điểm: Đòi hỏi tổ chức phải "nhạy cảm" trước biến động thị trường. Bởi chỉ cần một tác động nhỏ cũng có thể là cơ hội để doanh nghiệp tránh tình khan hiếm hay tồn đọng.

Quy trình lên kế hoạch nhập hàng

Lập một bảng kế hoạch theo quy trình 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Thu thập thông tin

Để chuẩn bị cho đợt nhập kho tiếp theo, kết quả nhập kho và hiệu quả kinh doanh trước đó có ý nghĩa quan trọng đến kế hoạch nhập kho đợt tiếp theo.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Việc xác định mục tiêu là một trong những yếu tố cần thiết trong kinh doanh để hoạch định đúng hướng đi của doanh nghiệp. Mục tiêu cho đợt nhập hàng tiếp theo sẽ phục vụ mục đích kinh doanh với khoản lợi nhuận bao nhiêu.

Bước 3: Tái tạo không gian chứa hàng

Để sử dụng hiệu quả không gian chứa hàng cần lên phương án tái tạo lại kho chứa hàng đảm bảo hàng nhập về có đủ không gian để lưu trữ và bảo quản chuyên nghiệp.

Bước 4: Kiểm tra đối chiếu khi hàng nhập kho

Cam kết đúng số lượng, cam kết chất lượng theo yêu cầu đơn đặt hàng. Xác minh hàng nhập kho đúng với những gì đã cam kết. Tiếp đến sẽ là nội dung lập phiếu nhập kho.

Bước 5: Tiến hành nhập kho vào hàng hóa

Hàng hóa nhập kho tuân thủ nguyên tắc bố trí và sắp xếp chuyên nghiệp trên từng khu vực lưu trữ nhất định. Sao cho vừa đảm bảo mật độ lưu trữ cao nhất, vừa cam kết chất lượng sản phẩm tốt nhất.

Không dễ để lên kế hoạch nhập hàng sát sao với thực tế nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể dự đoán nhu cầu thị trường, ít nhất là trong một điểm thời gian nhất định. Người ta gọi đấy là kế hoạch nhập hàng theo mùa vụ. Bên cạnh đó vẫn sẽ là bài toán duy trì nguồn cung ứng ổn định. 

Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong những một trong những phương án lên kế hoạch nhập hàng trên đây. Hy vọng những thông tin bài viết chia sẻ sẽ giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng.