(Chi tiết) Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất

Kiểm kê hàng tồn kho là 1 phần quan trọng trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và hướng phát triển tiếp theo của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm và có những kiến thức về quy trình quản lý hàng tồn kho. Mặc dù vậy, nếu là người mới và chưa biết những khái niệm, phương pháp cơ bản để quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp mình. Eurorack sẽ hướng dẫn cụ thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.

Tai sao cần kiểm đếm hàng tồn kho

- Việc thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt được lượng sản phẩm, các mã sản phẩm sắp quá hạn hoặc có khả năng trở nên lỗi thời… để có những biện pháp xả hàng nhanh chóng.

- Giúp tiết giảm các chi phí lưu kho và chi phí nhân công, giải phóng không gian lưu trữ trong kho chứa.

- Phát hiện ra sai số giữa thực tế và sổ sách để có hướng điều chỉnh sự chênh lệch chính xác.

- Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp vào các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu tư các loại pallet chứa hàng đối với sản phẩm có kích thước và khối lượng hàng lớn để dể dàng hơn cho việc sắp xếp và quản lý kho.

Các phương án kiểm đếm hàng tồn kho hiệu quả

1. Kiểm kê hàng tồn theo ngày, tuần, tháng

Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho mang lại kết quả chính xác nhất và được cập nhật liên tục nhằm đảm bảo xử lý các sai sót ngay khi được phát hiện. Phương pháp này phù hợp cho các sản phẩm có giá trị cao, máy móc, đơn vị lắp đặt… Giúp nhà quản lý dể dàng nhận biết sự thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa và các mã sản phẩm đang có tình hình kinh doanh không hiệu quả để lên phương án xả hàng phù hợp.

Nhược điểm của kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên là tốn chi phí nhân sự và thời gian thực hiện, ngoài ra kế toán cũng gia tăng khối lượng xử lý công việc.

2. Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ tháng, quý, năm hay tùy theo kế hoạch của kế hoạch của doanh nghiệp. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn với đa dạng mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không lớn và nhiều chủng loại sản phẩm.

Nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức để kiểm đếm hàng hóa hàng ngày mà chỉ tiến hành kiểm kê vào thời gian dự tính, do đó sẽ tiết kiệm được nguồn lực. Mặc dù vậy cũng sẽ nảy sinh nhiều hạn chế, khi khả năng nắm bắt chính xác lượng hàng tồn sẽ giảm đi đáng kể, khiến việc phát hiện sai sót và thất thoát trở nên khó kiểm soát

Ngoài ra còn các hình thức kiểm kê hàng hóa khác như kiểm kê theo mã hàng, theo nhóm hàng hoặc khi phát hiện ra sai sót trong khâu quản lý, xuất nhập hàng. Tùy theo kế hoạch và quy chuẩn riêng của doanh nghiệp mà sẽ áp dụng phương án tối ưu nhất trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết

Người quản lý cần lên kế hoạch và phân chia công việc đến những người chịu trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực và kiểm soát quy trình.

Đối với người chịu trách nhiệm: Quản lý kho, thủ kho, kế toán kho

Bảng kiểm kê cần đủ các danh mục gồm khu vực, mã hàng, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo, ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Tiến hành kiểm đếm

Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm tùy theo sự phân công của người quản lý, so sánh lượng hàng thực tế và được ghi trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn. Nếu đủ nhân lực cần làm theo nguyên tắc 2 người cùng kiểm kê khu vực kho và ghi số liệu độc lập để tăng tính khách quan và chính xác nhất.

TẢI MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA THEO THÔNG TƯ 133

Lưu ý: cần thông báo thời gian và khu vực kiểm kê để tránh các đối tác hoặc bộ phận khác tiến hành xuất nhập hàng, gây nhầm lẫn, sai sót trong quá trình kiểm đếm.

Bước 3: Báo cáo kết quả kiểm đếm

Tiến hành so sánh kết quả kiếm đếm hàng hóa thực tế và kết quả được ghi trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch cần lập tức báo cáo và giải trình. Sau đó cập nhật đúng kết quả số liệu sổ sách theo thực tế.

Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ bản cứng kết quả và trình báo cáo bằng file lên cấp quản lý, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình.

Tuy nhiên đối với các trường hợp bị sai lệch, người quản lý cần tìm hiểu nguyên do của sai sót để tiến hành cải thiện quy trình, đào tạo lại hoặc nếu phát hiện là do gian lận, mất cắp… sẽ có những biện pháp giải quyết kịp thời.

Kết

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động thường niên tối quan trọng để doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh của mình. Qua đó có những kế hoạch và chính sách kinh doanh phù hợp trong tương lai.

Hiện nay giải pháp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho tối ưu  nhất là sử dụng hệ thống kệ chứa hàng. Giúp việc xuất nhập và kiểm đếm hàng hóa trở nên dễ dàng và dễ quản lý. Liên hệ ngay với Giải pháp kệ chứa hàng Eurorack qua hotline 0938 520 379 để được tư vấn trực tiếp nhé.