Cách quản lý kho vật tư hiệu quả tránh thất thoát

Là một trong những mắt xích then chốt của chuỗi cung ứng, kho vật tư cung cấp một không gian tổ chức chuyên nghiệp. Là nơi lưu trữ vật tư hàng hóa ổn định, cam kết nguồn cung đáp ứng mọi điều kiện sản xuất. Những tình huống thất thoát gây ra thiệt hại đáng kể trên mặt chi phí. Đe dọa trực tiếp đến uy tín thương hiệu khi không đảm bảo đủ nguồn vật tư. Câu hỏi đặt ra là: Liệu có phương án nào giúp doanh nghiệp tổ chức cách quản lý kho vật tư an toàn và hiệu quả?

Cách quản trị kho vật tư hiệu quả giảm thất thoát

Chúng ta đã từng tìm hiểu về các đặc điểm tiêu biểu cũng như 5 bước trong quy trình quản trị kho vật tư. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết của chúng tôi để cập nhật tổng quan về loại kho hàng này.

Trong nội dung này, chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu một số cách thức tiêu biểu giúp quản trị kho hàng chứa vật tư hiệu quả và tránh thất thoát tốt nhất.

1. Quản lý mã vật tư

Hầu hết các kho vật tư chứa đa dạng sản phẩm với chủng loại, đặc điểm hay quy cách riêng biệt. Thật rủi ro nếu phải quản trị chúng bằng phương pháp thủ công. Bởi sai sót thông tin là điều khó tránh khỏi. Chưa kể, trong nhiều tình huống vật tư xuất nhập kho liên tục dễ gây ra hiện tượng gián đoạn thông tin.

Chính vì thế mà khi có yêu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, hệ thống quản trị thông tin phải được ghi nhận đầy đủ và chính xác. Lúc này, bộ phận phụ trách sẽ kiểm tra và đối chiếu mã hàng. Thiết lập bộ nhận mới đối với mã hàng mới. Cũng như thông báo cho các bộ phận liên quan để thống nhất thông tin quản trị.

Lưu ý: Mã vật tư nên là những con số và chữ cái đại diện cho một hoặc một nhóm sản phẩm đặc thù. Dễ phân biệt với các nhóm ngành khác cũng như có sự nhận diện đặc biệt.

2. Quản lý quy trình nhập kho

Vật tư nhập kho phải định xác định trên tiêu chuẩn về chủng loại, giá lượng tương ứng giá thành cụ thể. Sao cho, nguồn hàng là đầy đủ và tốt nhất. Nhưng vẫn phải đảm bảo tiêu chuẩn về mặt chi phí.

Thông báo kế hoạch nhập vật tư bắt đầu từ hạng mục tiến hành kiểm tra hàng và đối chiếu hàng tồn kho hiện tại. Liệt kê danh sách những vật tư cần nhu cầu nhập kho. Tiếp đến là khâu tiến hành lập phiếu nhập kho, xác minh và hoàn thành quy trình tiếp nhận vật tư, nguyên vật liệu hay bán thành phẩm vào kho.

Quản trị quy trình nhập kho đòi hỏi tính chính xác cao về mặt số lượng tương ứng với từng nhóm hàng cụ thể. Bởi nếu sai sót, chi phí phải trả cho khâu bảo quản và bù đắp thiệt hại đến từ rủi ro hư hỏng là rất lớn.

Quá trình bốc xếp vật tư xây dựng lên hệ thống kệ Drive In
 

3. Quản lý quy trình xuất kho hàng hóa

Quy trình xuất kho nên được diễn ra theo trình tự các bước:

- Gửi yêu cầu xuất hàng hóa cho quản lý kho.

- Kiểm tra chứng từ và kiểm tra hàng tồn kho.

- Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng.

- Xuất kho và theo dõi quy trình xuất kho.

Ở quy trình này, nhà quản trị cần đảm bảo vật tư được xuất kho hoàn thiện. Giảm thiểu thấp nhất quy trình quản trị Logistics ngược (Vận chuyển hàng bị trả lại). Bởi ảnh hưởng của hệ lụy này là rất lớn đến các hoạt động kinh doanh.

4. Kiểm kê & Báo cáo tồn kho

Dù kho hàng hoạt động với tính chất ngành hàng nào, tồn kho luôn là nỗi trăn trở với nhà quản trị. Tồn kho đẩy chi phí quản lý kho bãi tăng cao, tồn kho cao ảnh hưởng đến dòng tiền của tổ chức. Nghiêm trọng hơn, kiểm soát không hiệu quả dễ dẫn đến thiệt hại hư hỏng, sửa chữa hoặc thay mới. 

Dữ liệu hàng tồn kho cũng vì thế mà cần được theo dõi và cập nhật sát sao. Mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập hàng thông tin đầy đủ đến nhà quản trị. Từ đó, có những điều chỉnh kịp thời, tránh rơi vào tình huống bị động.

Vai trò của pallet trong quản trị kho vật tư

Ngoài kệ chứa hàng – hệ thống cho phép vật tư được phân bổ khoa học. Pallet cũng đóng vai trò rất quan trọng trong kho vật tư hàng hóa. Bởi nếu kệ chứa hàng là điều kiện cần, thì chính pallet là điều kiện đủ để kho vật tư tổ chức phương án lưu trữ và quản lý xuất nhập hàng hiệu quả và an toàn nhất:

- Pallet hỗ trợ đắc lực cho khâu nhận diện khi hàng hóa được phân loại theo những nguyên tắc rõ ràng.

- Pallet đảm bảo hoạt động xuất nhập và di chuyển hàng hóa trong kho thuận tiện và nhanh chóng.

- Các kiện hàng đóng trên pallet giúp khâu xuất kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

- Sử dụng pallet tối ưu diện tích kho, tăng mật độ lưu trữ hàng hóa lên nhiều lần.

- Thiết kế pallet cao, vừa đủ trách tiếp xúc trực tiếp với nền đất dễ gây ẩm mốc ảnh hưởng chất lượng vật tư.

Nhìn chung, sự đóng góp của pallet là to lớn với các quy trình quản trị kho hàng, bao hàm cả kho vật tư.

Pallet nào có thể đảm bảo cải thiện quy trình quản lý kho vật tư?

Hiện nay trong hầu hết các nhà kho công nghiệp, chủ doanh nghiệp Việt đã và đang rất tâm huyết đầu từ vào hệ thống kệ kho vật tư chất lượng. Thiết lập một môi trường lưu trữ chuyên nghiệp, có đáp ứng tối đa hiệu suất làm việc trong mọi quy mô kho vận.

Đồng hành cùng hệ thống lưu trữ kệ kho, pallet sắt là giải pháp mà với mọi quy trình quản trị kho vật tư chất lượng đều nâng cao hiệu suất ứng dụng đáng kể. Nguyên nhân là vì:

- Khả năng chịu tải 3000kg/pallet, vượt trội hơn tất cả các loại pallet trên thị trường.

- Gia công vật liệu thép cao cấp, độ bền bỉ cao gần như tuyệt đối.

- Tuổi thọ của những tấm pallet sắt lên tới 15 năm sử dụng.

- Ứng dụng trong môi trường nhiệt độ thấp

- Đặc biệt là khả năng AN TOÀN khi tải hàng nặng đến cực nặng. Kho hàng không còn lo lắng về vấn đề tai nạn cháy nổ, bén lửa trong kho.

Bằng quy trình sản xuất hiện đại cùng thâm niên trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp pallet để hàng tiêu chuẩn châu Âu. Ngay nay, dòng pallet còn sở hữu mẫu thiết kế cho phép các pallet xếp chồng cao lên nhau trực tiếp. Giải pháp không cần kệ, một mặt vẫn duy trì hiệu quả vận hành kho. Mặt khác, giải phóng một khoản lớn chi phí đầu tư kệ.

Tuy nhiên, phương án xếp chồng bị hạn chế về chiều cao. Do đó, chúng tôi khuyến khích bạn nên tham khảo ý kiến từ đội ngũ chuyên gia để có phương án thiết kế hoàn chỉnh nhất!