Làm sao để quản lý kho hàng hiệu quả?

Thời đại kỷ nguyên số, kinh tế thị trường ngày càng hội nhập và mở cửa, doanh nghiệp Việt Nam quằn quại tìm cách nâng cao năng lực cạnh tranh. Việc chú trọng vào công tác quản lý kho hàng cũng là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp "đớp" nhanh cơ hội kinh doanh nhất hiện nay.

MỤC LỤC NỘI DUNG (Xem chi tiết): Quản lý kho hàng là gì? Quy trình quản lý kho hàng Quản lý kho hàng hiệu quả Quản lý kho hàng bằng phân hệ của ERP Những tồn động của quản lý kho hàng Phần mềm quản lý kho hàng là gì? Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP Những lưu ý khi sử dụng ERP trong quản lý kho

 

Quản lý kho hàng là gì?

Là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, lưu trữ, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác nhằm đảm bảo tính liên tục trong quá trình xuất - nhập kho mà không làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống.

Quy trình quản lý kho hàng

Là trình tự các bước để điều hành mọi công tác xuất – nhập hàng hóa trong nhà kho. Thông thường một quy trình quản lý kho sẽ gồm 6 bước cơ bản sau:

Bước 1: Nhập kho: dựa trên nhu cầu thực tế, số liệu nhập kho trước đó xác định đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời gian tránh trường hợp sai lệch khi hàng nhập về.

Bước 2: Lưu kho: đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học sao cho vừa tối ưu dung tích trống vừa đơn giản hóa cho công tác tìm kiếm và nhặt hàng khi xuất kho.

Bước 3: Nhặt hàng: là hành động gom hàng trong kho để thực hiện đơn hàng cho khách hàng. Làm tốt bước này sẽ giúp đoanh nghiệp giảm thiểu chi phí từ đó tăng cường hiệu quả quản lý.

Bước 4: Đóng gói & xuất kho: hàng sau khi được thu thập theo đơn của khách hàng sẽ tiến hành đóng gói. Sau khi hoàn thành khâu đóng gói doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

Quy trình đóng gói và vận chuyển trong quản lý kho

Tuy nhiên, trong trường hợp hàng sau khi rời khỏi kho bị trả lại (theo đúng quy định), công ty buộc phải tiến hành nhập lại vào kho, đặc biệt phải khấu trừ tương ứng vào hồ sơ. Đây được coi là bước mà không một doanh nghiệp nào muốn xảy ra.

Bước 5: Kiểm hàng: cần được thực hiện thường xuyên và nghiêm túc đảm bảo số lượng hàng trong kho luôn ở trạng thái cân bằng.

Bước 6: Thống kê báo cáo: đánh giá tổng quan về hoạt động quản lý kho.

Quản lý kho hàng hiệu quả

Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho:

Quản lý theo lô: phân hàng hòa thành từng cụm dựa trên các yêu tố như: mặt hàng, ngày nhập kho, nhà cung cấp.

Quản lý theo số serial: quản lý chi tiết hơn, chỉ đích danh đến từng mặt hàng cụ thể, mỗi mặt hàng sẽ có một số serial.

Quản lý vị trí trong kho: chia hàng hóa theo từng khu vực trong nhà kho.

 

 

Các phương pháp quản lý kho hàng

Thiết lập mức tồn kho tối đa: là xác định số lượng hàng hóa luôn phải được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu cũng như hạn chế tình trạng hàng tồn kho cao hơn định mức xuất kho thực tế.

Sắp xếp hàng hóa hợp lý: trong một diện tích hữu hạn việc sắp xếp hàng hóa khoa học vừa giúp tận dụng tối đa không gian nhà kho vừa hỗ trợ tối giản công tác tìm kiếm. Một giải pháp giúp hàng hóa được bố trí hợp lý đó là xây dựng hệ thống kho chứa hàng hiệu quả.

Dưới đây là một số giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả:

• Quản lý hàng hóa bằng mã vạch: hàng hóa được dán mã vạch, công nhân dễ dàng truy xuất sản phẩm => giải phóng sức lao động, tiết kiệm thời gian, tiền bạc.
• Thường xuyên kiểm kê định kỳ: một mặt giúp phát hiện kịp thời sản phẩm không đạt chất lượng mặt khác xác định số lượng hàng lưu kho có nằm trong mức tồn kho tối đa.
• Tuân thủ quy tắc nhập trước - xuất trước: ưu tiên hàng nhập trước xuất trước, điều này sẽ giúp doanh nghiệp ngăn chặn trường hợp hàng lưu kho lâu ngày ế ẩm, ứ đọng nhiều dẫn đến gia tăng tồn kho. Phương pháp này rất phù hợp cho mặt hàng có thời gian lưu kho ngắn, sản phẩm dễ hỏng hóc đặc biệt mặt hàng thời trang, sản phẩm công nghệ… vì chúng dễ bị lỗi mốt nếu lưu kho lâu.
• Sử dụng phần mềm quản lý: áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức và điều hành hoạt động trong nhà kho bằng các thiết bị điện tử. Hệ thống không những quản lý tốt hoạt động của phòng ban mà còn kết nối với các hệ thống khác như: bộ phận sản xuất, tài chính, nhân sự… giúp nhà quản lý có đánh giá chính xác hoạt động xuất – nhập kho hàng, từ đó đưa ra quyết định hiệu quả nhất cho hoạt động kinh doanh.

Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng bằng phân hệ của ERP

Những tồn động của quản lý kho hàng

Lỏng lẽo trong khâu hoạch định mã hàng: trường hợp muốn xuất kho một mặt hàng nhưng lại không nắm được thông tin để truy xuất đến sản phẩm gây trở ngại cho đội ngũ nhân viên.

Mặt khác, mã hàng không mang tính thống nhất hay cùng là một mặt hàng nhưng lại được lưu trữ dưới nhiều mã vạch ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập tức thời.

Số lượng hàng hóa ngày càng nhiều trong khi dung tích lưu trữ lại “hữu hạn” công với hàng hóa sắp xếp phi khoa học khiến doanh nghiệp không thể chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như nắm vững thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác.

Phần mềm quản lý kho hàng là gì?

Phầm mềm quản lý tồn kho là phần mềm chuyên dụng các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động nhập hàng, lưu trữ, xuất hàng, tồn kho… trong kho hàng.

Một trong những phần mềm quản lý kho hàng đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay đó chính là Phân hệ kho của hệ thống ERP. Chính việc áp dụng ERP vào điều hành và quản lý kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng tồn kho nói riêng và quản lý chặt chẽ mọi hoạt động diễn ra bên trong nói chung.

Phân hệ quản lý kho của hệ thống ERP

ERP là phần mềm tích hợp nhiều chức năng tự động hóa lưu trữ lượng lớn thông tin mà không lo bị quá tải, khó quản lý.

 

Hệ thống ERP là gì? Các thành phần cơ bản của hệ thống ERP

Phân hệ quản lý kho trong ERP bao gồm các thông tin về nguyên vật liệu, hàng hoá và kho tương ứng, các giao dịch kho như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, hàng trả lại… ERP giúp:

Quản lý kho hiệu quả

Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống nhà kho hay chỉ có một nhà kho nhưng bao gồm nhiều khu vực, việc mã hóa giúp hàng hóa như "mặc chiếc áo mới" mà thông qua đó thủ kho dễ dàng định nghĩa và tìm thấy chúng mỗi khi cần.

Bằng cách tự động hóa giúp giảm thiểu đáng kể chi phí đầu tư thay vì phải bỏ tiền thuê nhân công làm việc thủ công như trước, từ đó giải phóng sức lao động con người, nâng cao hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, khi hàng hóa trong kho dần hết, hệ thống sẽ đề xuất ra kế hoạch nhập kho mới. Đối với trường hợp, hàng trong kho còn nhiều hệ thống sẽ thông báo cho nhà quản lý nắm được thông tin tránh nhập thêm.

Tổ chức nắm tất tần tật dữ liệu sản phẩm

Hàng hóa ra đời ngày một nhiều, nhu cầu bảo quan thông tin cũng tăng đột biến, ERP hỗ trợ lưu trữ số lượng lớn thông tin trong cùng một hệ thống mà không lo thông tin bị lỗi hay thất thoát:

• Về vật lí: chủng loại, kích cỡ, màu sắc, tọng lượng…
• Dữ liệu về thời gian mua hàng, nhập kho, thời gian sản xuất…

Hoạch định chính sách tồn kho hợp lý

Thông qua chính sách tồn kho, doanh nghiệp xác định được lượng tồn kho tối đa để làm sao đảm bảo: nếu lượng tồn kho xuống dưới mức bình ổn doanh nghiệp phải lập tức bổ sung thêm hàng, trong trường hợp giá cả biến động mạnh doanh nghiệp tận dụng tung ra thị trường đem lại doanh thu lớn. Ngược lại khi lượng tồn kho vượt mức tối đa, chứng tỏ hoạt động xuất nhập hàng không hiệu quả, doanh nghiệp phải điều chỉnh để đưa chúng về trạng thái cân bằng.

ERP giúp doanh nghiệp ước tính được giá tồn kho bằng cách xác định mức giá bình quân với số lượng hàng hóa trong kho tại một thời điểm nhất định.

Lượng tồn kho bao nhiêu là phù hợp?

Những lưu ý khi sử dụng ERP trong quản lý kho

Với phân hệ quản lý kho của ERP, mã hàng hóa được nhập vào hệ thống một lần duy nhất và sau khi xác nhận xong, mã này không thể thay đổi được nên trong quá trình sử dụng doanh nghiệp cần xác định chắc chắn cấu trúc bộ mã.

Khi hàng hóa được nhập hay xuất khỏi kho, người quản lý bắt buộc phải được ghi nhận dữ liệu kịp thời vào hệ thống, tránh trường hợp xảy ra thiếu soát ảnh hưởng đến công tác vận hành của nhà kho.

Kết luận

ERP là một trong những hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp hữu hiệu nhất hiện nay đặc biệt là đối với hoạt động logistics trong đó có quản lý kho hàng. ERP đảm bảo hàng hóa bán ra nhập vào liên tục mà không bị nhầm lẫn hay thất thoát. Tuy nhiên dù sở hữu nhiều ưu điểm vượt bật nhưng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống với mức giá "không phải thấp", do đó mà nhiều đơn vị nhỏ vẫn “không dám” ứng dụng chúng.

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn đọc thông thái có được hiểu biết về vai trò cũng như biện pháp cụ thể trong công tác quản lý kho hàng, từ đó vận dụng vào thực tiễn nâng cao năng lực cạnh tranh.