Nên hay không nên giữ hàng tồn kho?

I. Tại sao nên giữ hàng tồn kho?

2 từ “tồn kho” luôn khiến hầu hết doanh nghiệp lớn nhỏ “phát sợ” nhưng trong nhà kho họ vẫn luôn lưu trữ số lượng đáng kể, phải chăng việc giữ hàng tồn kho đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích?

1. Tránh tình trạng hết hàng đột ngột

Một trong những điều tồi tệ nhất trong kinh doanh đó là khi khách hàng cần mà doanh nghiệp chẳng thể đáp ứng, bởi vì nhà kho không còn hàng. Tình trạng "hết hàng" lúc này ngoài việc khiến doanh nghiệp mất đi khoảng lợi nhuận khổng lồ, mặt khác nó đẩy doanh nghiệp đến nguy cơ bị khách hàng “quay lưng”.

Nếu có hệ thống quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ dự trụ được số lượng phù hợp giúp doanh nghiệp vừa tận dụng được ngay cơ hội tại thời điểm đáng giá “ngàn vàng" trong thương mại vừa đảm bảo hàng hóa không bị ứ đọng nhiều.

2. Tăng hiệu quả vốn lưu động

Nguồn vốn kinh doanh lưu động như một vòng tròn nhờ hoạt động sản xuất – tiêu thụ:

Doanh thu từ hoạt động buôn bán góp phần tạo nên nguồn vốn để doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, sản phẩm thô sơ về gia công => tiếp tục quá trình sản xuất=> lưu kho => xuất kho => thu hồi vốn. Cứ như thế, nguồn vốn của doanh nghiệp được thu hồi và sử dụng cho hoạt động kinh doanh tiếp theo.

Trong trường hợp giá thành phẩm tăng đột ngột, chớp lấy thời cơ cùng nguồn hàng dữ trữ có sẵn, doanh nghiệp tung ra thị trường, thu được khoảng lợi nhuận không hề nhỏ cao hơn rất nhiều so với trước đó.

3. Tiết kiệm chi phi sản xuất

Dưới góc độ nhà sản xuất, đơn vị lưu trữ kho nguyên vật liệu đầu vào cũng được coi là giữ hàng tồn kho. Phòng ngừa trường hợp nguyên liệu hết hàng, sản xuất bắt buộc dừng phát sinh nhiều chi phí, chưa kể trong trường hợp giá nguyên vật liệu thô trên thị trường đang biến động theo xu hướng tăng đột ngột, lúc này doanh nghiệp phải tốn nhiều kinh phí hơn.

4. Giảm nguy cơ tồn đọng hàng cao

Tồn kho luôn là thuật ngữ khiến chủ đầu tư đau đầu nhưng nếu biết cách quản lý, nó sẽ đem lại hiệu quả kinh tế vô cùng hấp dẫn cho doanh nghiệp.

Lưu trữ một số lượng hàng hợp lý giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ hàng lâu ngày bị ế vì không bán được, khiến giá trị bị giảm sút, ảnh hưởng trầm trọng đến hoạt động kinh doanh chung của hệ thống.

Chưa kể nếu không được lưu kho, hàng dễ bị hư hỏng vừa không đem lại kinh tế còn tốn thêm chi phí xử lý thiệt hại.

II. Tại sao không nên giữ hàng tồn kho?

Số lượng tồn kho quá lớn, việc lưu trữ lâu sẽ khiến hàng hóa dễ bị hư hỏng dấn đến hệ lụy:

1. Gia tăng chi phí

Số lượng hàng hóa ngày nay không ngừng tăng, nhu cầu lưu trữ ngày một lớn, nếu không tận dụng tối đa không gian lưu trữ cùng cơ chế quản lý phù hợp, việc giữ hàng tồn kho sẽ khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí đầu tư kho bãi, nhân công quản lý.

Ngoài ra, hàng hóa do bị “ngó lơ” dẫn đến hư hỏng nhiều gây phát sinh chi phí xuống cấp, thất thoát.

2. Không gian lưu trữ bề bộn, hoạt động không hiệu quả

Mật độ lưu trữ trong kho bỗng dày đặt khi phải chứa số lượng lớn hàng tồn kho, điều này đồng nghĩa với việc thông tin sẽ không được quản lý hiệu quả nếu không có phương án hợp lý: công nhân khó nắm được thông tin sản phẩm về số lượng, thông số kỹ thuật, thời gian xuất nhập kho dự kiến.

Dó đó xảy ra các hệ lụy đáng tiếc: hàng bị thất thoát mà không nhà quản lý không nắm được thông tin, hàng quá hạn mà vẫn chưa xuất kho dẫn đến lượng tồn kho tăng chóng mặt.

3. Nhân viên mất nhiều thời gian, công sức truy xuất sản phẩm

Nếu số lượng lớn hàng không được sắp xếp khoa học, thủ kho mất nhiều thời gian cũng như sức lực trong quá trình tìm kiếm, kiểm kê, kiểm tra định kỳ.

Mặt khác, chính tồn kho là “thủ phạm” gây tốn nhiều thời gian để nhân viên truy xuất sản phẩm, làm chậm thời gian giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, nghiêm trọng hơn làm mất lòng tin với khách hàng thân thiết.

 

Làm thế nào để quản lý hàng kho hiệu quả?

III. Nguyên nhân dẫn đến hệ lụy từ hàng tồn kho

1. Thiếu cân bằng giữa sản xuất và tiêu thụ

Sản phẩm muốn được tiêu thụ nhanh mà vẫn đảm bảo lợi nhuận phải được sản xuất dựa trên nhu cầu và mong muốn của người dùng.

Nếu sản xuất nhiều hơn so với nhu cầu sử dụng thực tế, dẫn đến tắc nghẽn quá trình xuất kho tiêu thụ sản phẩm khiến hàng tồn kho tích tụ ngày một nhiều.

2. Không xác định được lượng tồn kho tối ưu

Đồng ý, hàng tồn kho đem lại giá trị kinh tế không hề nhỏ cho doanh nhưng nó chỉ có giá trị khi doanh nghiệp xác định lượng tồn kho tối ưu tức dự trù được kế hoạch phù hợp: số lượng, thời gian, chi phí phát sinh đảm bảo hàng hóa sẽ được xuất kho.

Ngược lại nếu chỉ nhìn vào lợi ích mà không có chiến lược phù hợp: dự trữ khối lượng lớn trong khi đầu ra không đảm bảo, doanh nghiệp sẽ phải trả cái giá vô cùng đắt.

Để dự trù được lượng tồn kho tối ưu, doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc quy trình dưới đây:

Trong đó, thủ kho phải tính toán cụ thể số lượng tối thiểu và tối đa hàng tồn kho trong mức cho phép, sắp xếp mặt hàng có thể được xuất trước ở vị trí phù hợp, dựa trên nhu cầu sử dụng và hoạt động xuất nhập để quá trình vận hành kho được thuận tiện.

3. Hàng hóa sắp xếp không hợp lý

Hàng hóa ngày một nhiều trong khi không gian nhà kho có giới hạn, việc sắp xếp phản khoa học vừa khiến không gian nhà kho trở nên chật chội vừa gây khó khăn cho việc quản lý, gia tăng hàng tồn kho, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Sắp xếp hàng hóa là nhiệm vụ hết sức quan trọng của doanh nghiệp vừa đảm bảo tiêu chí về mặt mỹ quan vừa hỗ trợ đắc lực cho công tác tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn, nhất là đối với nhà kho quy mô lớn, số lượng hàng hóa rất nhiều và đa dạng chủng loại.

Tóm lại để có thể khẳng định chắc chắn 100%: nên hay không nên giữ hàng tồn kho là điều không thể, vì tùy vào mục tiêu và định hướng kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có bước đi và chính sách phù hợp nhất cho việc lưu trữ hàng tồn kho. Nhưng doanh nghiệp vẫn có thể giữ hàng tồn kho nếu áp dụng phương pháp quản lý hiệu quả.

Thấy được vai trò quan trọng của việc quản lý tồn kho, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang có chính sách cũng như chấp nhận đầu tư mạnh tay giúp nhà kho được quản lý hiệu quả, trong đó phải nói đến việc xây dựng hệ thống kho chứa hàng vừa tối ưu không gian nhà kho, vừa giúp hàng hóa được phân loại rõ ràng, sắp xếp hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để người quản lý kho kiểm tra định kỳ, tránh xảy ra tình trạng ứ đọng hàng tồn kho.

Eurorack là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực sản xuất và thi công kệ chứa hàng, hứa hẹn sẽ đem lại cho khách hàng giải pháp lưu kho hiệu quả nhất.

Thông tin chi tiết:

CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ EURORACK

Địa chỉ văn phòng: 5/3 Đoàn Thị Điểm, Phường 1, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0938 520 379

Email: info@eurorack.vn

Website: www.eurorack.vn