Quy trình nhập kho bền vững để giảm tác động từ môi trường

Tổng quan quy trình nhập xuất kho hàng hóa là gì?

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa là một chuỗi các hoạt động và quy trình được thực hiện để quản lý việc nhập và xuất hàng hóa trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Quy trình này rất quan trọng trong việc duy trì sự liên tục của hoạt động kinh doanh và đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý một cách hiệu quả.

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được quy trình hoạt động chuyên nghiệp và chuẩn xác nhất trong kho hàng của mình. Để đạt được điều đó đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và theo dõi rất gắt gao trong toàn bộ quy trình cung ứng sản phẩm từ khâu xác định nhu cầu và linh hoạt điều phối nhập hoặc xuất để kịp thời đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Quy trình nhập kho thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa cho doanh nghiệp

Nhập kho hàng hóa rất phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm để có để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru nhất. dưới đây là 10 bước căn bản và chi tiết nhất mà dù bạn là người mới cũng có thể thực hiện một cách đơn giản.

Bước 1: Xác định nhu cầu nhập kho

Đầu tiên bạn cần phải định hình được, kho của doanh nghiệp hoạt động ở lĩnh vực nào để lựa chọn sản phẩm cần nhập cho phù hợp. Chẳng hạn như kho sản xuất thì hàng hóa cần nhập là nguyên vật liệu, kho chứa hàng thì sản phẩm cần nhập là thành phẩm từ nhà sản xuất ra hoặc đơn vị cung cấp .v.v.

Sau đó bạn cần xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp về loại hàng hóa cần nhập kho kèm với số lượng và thời điểm nhập.

Bước 2: Lập kế hoạch nhập kho

Tiếp đến hãy tạo một lịch trình nhập kho dựa trên nhu cầu thực tế của bạn. Xác định các yếu tố như thời gian giao hàng, thời gian kiểm tra hàng hóa, và thời điểm cần sử dụng hàng hóa.

Eurorack hướng dẫn bạn “Kế hoạch nhập hàng – Bí quyết giúp các nhà bán lẻ ăn nên làm ra”. Đây là thông tin được nhiều người quan tâm nhất trong thời gian vừa qua.

Bước 3: Tìm nhà cung cấp

Nhà cung cấp rất quan trọng, để chắc chắn bạn sẽ nhận được những món hàng chất lượng và đúng thời gian nhất, bạn cần liệt kê và cân nhắc các đơn vị cung cấp uy tín và được đánh giá cao trên thị trường.

Bước 4: Đặt hàng và theo dõi

Thực hiện đặt hàng với nhà cung cấp dựa trên kế hoạch nhập kho. Hãy liên tục theo dõi quá trình vận chuyển bằng hệ thống để nắm rõ tình trạng đơn hàng và dự đoán được thời gian giao dự kiến. Đây cũng là cách để đưa ra phương hướng xử lý kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.

Bước 5: Kiểm tra hàng hóa

Khi hàng hóa đến, thủ kho hoặc nhân viên tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng của chúng. Đảm bảo rằng hàng hóa không bị hỏng hoặc thiếu sót, ngoài ra nếu sản phẩm nhập của có phụ kiện đi kèm thì cũng đừng quên kiểm tra bộ phận này bạn nhé.

Bước 6: Đăng ký thông tin hàng hóa

Ghi lại thông tin về đơn hàng như số lô, ngày nhập kho, ngày sản xuất, hạn sử dụng (nếu có), và số lượng sau đó cập nhật lên hệ thống quản lý kho của bạn. Điều này giúp bạn theo dõi tồn kho một cách chính xác. 

Bước 7: Sắp xếp kho hàng

Hàng hóa cần được bố trí ngăn nắp và khoa học vào đúng vị trí mã hàng đã được quy định từ trước, việc làm này giúp tạo một không gian kho làm việc có hệ thống để dễ dàng truy cập và tìm kiếm khi cần.

Bước 8: Lập phiếu nhập kho

Tạo phiếu nhập kho để ghi nhận việc nhập kho và thông tin liên quan. Điều này giúp bạn duyệt và kiểm tra thông tin khi cần thiết.

Nếu bạn chưa hình dụng phiếu này gồm có những nội dung quan trọng nào thì bạn có thể xem thêm tại đây : Phiếu nhập kho là gì?

Bước 9: Bảo quản hàng hóa

Khâu bảo quản cũng có tầm quan trọng không kém, chính vì vậy các sản phẩm cần được bảo quản ở môi trường phù hợp với đặc tính của mỗi chủng loại. Ngày nay các kho hàng đã ứng dụng những thiết bị như giá kệ chứa hàng vào việc lưu trữ để giúp cho hàng hóa tránh khỏi các vấn đề hỏng hóc do môi trường hoặc do sự tác động của con người gây nên.

Bước 10: Theo dõi tồn kho và duy trì vòng lặp

Liên tục theo dõi tồn kho của bạn và tái lập hàng hóa khi cần thiết để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguyên vật liệu, thành phẩm, hoặc hàng hóa để duy trì hoạt động suôn sẻ.

Quy trình xuất kho hàng hóa cho doanh nghiệp

Hàng hóa muốn nhập vào giá kệ công nghiệp hoặc xuất đi cần phải có các thông tin quản lý thống kê cần thiết. Để có thể xuất kho thành công, cần phải thực hiện như thế nào? Dưới đây là một hướng dẫn về các bước trong quy trình xuất kho hàng hóa cho doanh nghiệp để không phải mắc những sai lầm.

Bước 1: Xác định đơn hàng và kiểm tra hàng hóa

Trước khi bắt đầu quy trình xuất kho, bạn cần xác định đơn hàng cụ thể và kiểm tra hàng hóa để đảm bảo chúng đủ số lượng và chất lượng. Trường hợp trong kho không còn hàng bạn có thể từ chối nhận đơn hoặc có thể thương lượng với khách để nới lỏng thời gian cần hàng để kịp sản xuất hoặc đặt từ nhà cung cấp.

Bước 2: Lập kế hoạch xuất kho

Việc tạo một lịch trình cụ thể cho đơn hàng cần xuất kho giúp đảm bảo hàng hóa được đến nơi người mua đúng lúc, đúng địa điểm. Ngoài ra việc lên kế hoạch trước cũng giúp doanh nghiệp chọn được phương tiện vận chuyển nào tối ưu nhất để người dùng giảm bớt chi phí cho vận chuyển

Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa

Đóng gói và chuẩn bị hàng hóa cho việc vận chuyển. Đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói an toàn kỹ lưỡng để tránh bị hư hại trong quá trình vận chuyển.

Bước 4: Tạo phiếu xuất kho

Lập phiếu xuất kho để ghi nhận việc xuất kho và thông tin liên quan. Phiếu này sẽ được sử dụng để kiểm tra và xác nhận hàng hóa đã được xuất kho.

Bước 5: Tạo phiếu mua hàng

Các thông tin quan trọng không thể thiếu như: Số điện thoại khách hàng, địa chỉ, tên sản phẩm số lượng và đơn vị bán. Phiếu được lập ra để khi khách hàng nhận hàng đầy đủ và ký nhận sẽ được chuyển chuyển giao về lại cho kế toán lưu trữ hồ sơ.

Bước 6: Cập nhật hệ thống tồn kho

Sau khi xuất kho, cập nhật lại hệ thống quản lý kho để cho thấy sự thay đổi tồn kho trong khoảng thời gian cụ thể. Điều này giúp bạn theo dõi số lượng hàng hóa còn lại.

Quy trình xuất chuyển kho hàng

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu chuyển kho

Một kho hàng khác sẽ thông báo đến kho hàng của bạn, họ đang cần cung cấp sản phẩm và dĩ nhiên nó sẽ được trình bày cụ thể trong phiếu đề xuất.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa

Trước khi chuyển kho, hãy kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đủ số lượng, chất lượng, và phù hợp với mục tiêu của việc chuyển kho. Danh mục sản phẩm nào bị thiếu cần thiết phải ghi chú và gửi bổ sung sau khi lô hàng mới được sản xuất.

Bước 3: Lập phiếu chuyển kho

Tạo phiếu chuyển kho để ghi nhận việc chuyển kho và thông tin liên quan như người gửi, người nhận, và danh sách hàng hóa. Phiếu này cần được ký duyệt bởi các bên liên quan. Và mỗi bên sẽ giữ một hoặc 2 bản để dễ dàng đối chiếu cho sau này.

Bước 4: Theo dõi và báo cáo

Hãy luôn theo dõi đơn hàng cho đến khi chúng đến kho nhập, kho nhận có nhiệm vụ thực hiện kiểm tra và gửi báo cáo lên hệ thống trước khi người giao hàng rời đi. Ngoài ra khâu ký nhận vào phiếu chuyển kho rất cần thiết cho một bằng chứng xác thực. 

Các rủi ro cần lưu ý trong quy trình nhập xuất kho

Khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng để chắc chắn rằng chúng không có bất kỳ vấn đề nào về hư hỏng hay trầy xước. Điều này cũng giúp bạn không phải mất thời gian cho việc chờ đợi gửi bổ xung nếu giao hàng bị thiếu.

Khi quản lý hàng hóa cần ứng dụng thiết bị giá kệ để hàng để phân luồng sản phẩm, cố định hàng hóa ngay ngắn tại vị trí cần được lưu trữ, tránh gây thất thoát hoặc hỏng hóc, giúp doanh nghiệp không phải mất đi chi phí cho việc khắc phục.

Xác minh thông tin đơn hàng trước khi thực hiện chuyển đi, bạn cần đối chiếu thông tin được yêu cầu với tình hình sản phẩm thực tế tại kho. Ngoài ra hãy ước tính thời gian giao hàng để tránh gây tranh cãi, gây mếch lòng với khách hàng hay đối tác.

Quy trình nhập xuất kho hàng hóa là một phần quan trọng quản lý chuỗi cung ứng và quản lý tồn kho của doanh nghiệp. Việc thực hiện quy trình này một cách hiệu quả giúp đảm bảo rằng bạn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh thất thoát hay hư hại không cần thiết.