Phiếu xuất kho là gì? Cách viết phiếu xuất kho đúng tiêu chuẩn

Phiếu xuất kho hay còn gọi là Delivery bill, là một trong những chứng từ quan trọng trong doanh nghiệp. Phiếu xuất kho là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa trong kho diễn ra đung theo quy định, tránh những tổn thất, hao hụt không đáng có gây thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp. Chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn về cách viết một phiếu xuất kho thông qua bài viết dưới đây nhé.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là những văn bản, chứng từ được lập ra để theo dõi, ghi chép về tất cả các thông tin liên quan đến hàng hóa, xuất – nhập  kho, số lượng, ngày tháng,….phục vụ cho quá trình quản lý, sử dụng của doanh nghiệp, văn phòng, công ty,..

Phiếu xuất kho giúp theo dõi chặt chẽ số lượng nhập vào, xuất ra của kho cũng như là căn cứ để tính toán chi phí phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức hao hụt, tiêu hao vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí gây thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp.

Phiếu xuất kho là văn bản không thể thiếu trong quản lý kho hàng

Lợi ích của phiếu xuất kho trong quản lý kho hàng

Phiếu xuất kho là bước quan trọng sau hóa đơn, là cơ sở chặt chẽ để quản lý, kiểm kê số lượng hàng hóa nhập vào, xác định mức tiêu hao vật tư từ đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc mang lại tính chính xác tuyệt đối cho doanh nghiệp.

Cách viết phiếu xuất kho thông dụng nhất

Tùy theo đặc thù của từng doanh nghiệp sẽ có các thiết kế về mẫu xuất kho khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản thì mẫu phiếu phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

• Thông tin của đơn vị( hoặc đóng dấu đơn vị), cá nhân hay bộ phận có nhu cầu xuất kho:  Khi lập phiếu cần phải ghi rõ họ tên, đơn  vị, số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho.
• Thông tin người tiến hành xuất kho: Thông tin này rất quan trọng và có ý nghĩa trong việc kiểm tra, quản lý và xác định trách nhiệm. Khi xảy ra thất thoát không rõ nguyên nhân thì người phụ trách việc xuất nhập kho sẽ là người chịu trách nhiệm.
• Thông tin về hàng hóa xuất kho: các  vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
• Phiếu xuất kho có 3  phân loại khác nhau được phân ra: liên 1, liên 2, liên 3.

• Liên 1:Được lưu ở bộ phận lặp phiếu.
• Liên 2:  Sẽ được quản lý kho lưu vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để lưu vào số sách kế toán.
• Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

Quản lý kho có thể dễ dàng kiểm đếm hàng hóa với phiếu xuất kho

Mẫu phiếu xuất kho cơ bản theo thông tư

Đơn vị:……………………….                                Mẫu số 02– VT phận:……………………..                         (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày…..tháng…..năm ……   Nợ …………………….

Số: …………………….       Có …………………….

 Họ và tên người nhận hàng: …………………………Địa chỉ (bộ phận):...........

Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………

Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm ……………………………

Tổng số tiền (viết bằng chữ):………………………………………………………………

Số chứng từ kèm theo:………………………………………………………………..

Ngày… tháng … năm …

Người lập          Người nhận hàng      Thủ kho           Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên)          (Ký, họ tên)          (Ký, họ tên)            (Hoặc phụ trách bộ phận)

( Ký, họ tên, đóng dấu)

Trong đó:

• Cột A:  Số thứ tự vật tư, hàng hóa, công cụ,….
• Cột B: Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột C: Mã số.
• Cột D: Đơn vị tính.
• Cột 1: Là số lượng ghi theo yêu cầu của bộ phận sử dụng trên chứng từ (hóa đơn).
• Cột 2: Ghi số lượng thực tế xuất kho.
• Cột 3: Là giá xuất kho chưa tính thuế.
• Cột 4: Bằng đơn giá x số lượng.

Hoặc bạn có thể tải mẫu phiếu xuất kho mới nhất theo Thông tư 200 và 133:

Tải phiếu mẫu xuất kho theo mẫu thông tư

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết có trong mẫu phiếu xuất kho thì cần có sự xác nhận của các bộ phận liên quan như thủ kho, kế toán, giám đốc công ty, doanh nghiệp nhằm đảm báo tính chính xác, hợp lý cho phiếu xuất kho.

Mẫu phiếu xuất kho giúp cho việc quản lý, kiểm kê hàng hóa, công cụ, vật tự của từng bộ phận đúng mục đích sử dụng. Bên cạnh đó, phiếu xuất kho cũng là căn cứ để xem xét, đánh giá, kiểm tra nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, tránh tình trạng thất thoát vật tư mà không rõ nguyên do, gây thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp. Đồng thời, việc kết hợp phiếu xuất kho với kệ chứa hàng công nghiệp cũng giúp cho việc sắp xếp, quản lý hàng hóa xuất nhập kho một cách dễ dàng và nhanh chóng.