11 kinh nghiệm thuê kho bãi an toàn tiết kiệm chi phí

Nhu cầu tích trữ hàng hóa tăng mạnh kéo theo tính cấp thiết đến từ dịch vụ thuê kho để hàng. Trước khi bắt tay vào chiến dịch trữ hàng, chủ thầu cần chuẩn bị kỹ lưỡng kho chứa. Trong bài viết này Eurorack sẽ chia sẻ 11 kinh nghiệm thuê kho tiết kiệm chi phí nhất.

1. Vị trí

Vị trí được đánh giá thuận lợi là nơi tập kích, truân chuyển hàng hóa dễ dàng, gần khu công nghiệp hay cảng. Tránh vùng bị cô lập, khu vực nằm trong vùng ngập. Nếu không, hàng hóa không chỉ đứng trước nguy cơ suy giảm về mặt chất lượng, mà còn gây cản trở đến công tác bốc xếp.

Dịch vụ thuê kho bãi đang ngày càng trở nên cấp thiết khi Logistics dần lấy lại "sức sống"

Nếu kho không đủ diện tích, bạn có thể nghĩ đến giải pháp lưu kho độc lập. Tuy nhiên, vị trí các kho phải nằm trên tuyến đường liên thông, khi có nhu cầu điều phối, công việc chuyển hàng trở nên thuận tiện hơn.

2. Diện tích

Diện tích phụ thuộc vào số lượng hàng giữ kho, định lượng hàng xác định không gian phù hợp, trong đó bao hàm hoạch định diện tích lối đi. Thông thường phần diện tích dành cho lối đi chiếm từ 7 - 10% dung tích kho.

3. Tình trạng kho

Xem xét thực trạng kho đúng cam kết đơn vị cung cấp công bố trước đó?

Trong quá trình tiếp cận, kho cần được đánh giá: nền cao tránh tràn nước từ ngoài vào, nền chắc chắn xe ra vào thuận tiện, cửa kho đủ rộng để xe container ra vào, điều kiện không khí thông thoáng ngăn chặn ẩm thấp dễ phát sinh vi khuẩn, hệ thống thoát nước hoạt động trơn tru…

Tùy vào đặc tính từng ngành hàng nhất định, việc cân nhắc và đánh giá thực trạng kho tương ứng các tiêu chí khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý thêm dịch vụ cung cấp tại kho: kho thuê có đầy đủ điện, nước, thiết bị camere giám sát…

4. Giá thuê

"Tiền nào của nấy" chưa bao giờ sai nhưng không hẳn giá thuê rẻ, chất lượng đã không tốt, nghiên cứu sàng lọc và phân tích dữ liệu kỹ lưỡng giúp bạn tìm ra phương án thuê kho giá hợp lý nhất.

Tránh trường hợp thâm hụt ngân sách, quyết định thuê kho phải dựa trên nguồn ngân sách hiện có.

5. Chi phí phát sinh khác

Những khoản phí không lường trước được phát sinh trong hoặc sau quá trình thuê kho gây thâm hụt ngân sách là nỗi lo của nhiều chủ thầu. Dự đoán kỹ lưỡng rủi ro, hư hỏng là những gì bạn nên làm trước tình hình vượt mức kiểm soát.

6. Thời gian thuê kho

Thuê "lố" thời gian thực tế cần, gây lãng phí chi phí; ngược lại, thời gian quá ngắn cản trở công tác lưu trữ trên thực tế. Thời gian thuê tác động không nhỏ đến chi phí, tính toán phương án thuê ổn định, lâu dài chỉ thực sự hiệu quả nếu quy mô lớn. Thay vào đó, thuê kho vài tháng đem đến hiệu suất lý tưởng cho kho lưu trữ ngắn hạn, quy mô nhỏ lẻ.

7. Tối ưu quản lý kho

Thuê không gian kho bãi "xịn" thôi là chưa đủ, tốt hơn hết xây dựng biện pháp vận hành quản lý kho hợp lý. Dĩ nhiên cam kết về mức độ đảm bảo hiện trang kho nên được hai bên đồng thuận từ trước.

Sử dụng giá kệ để hàng tạo điều kiện phân bổ hàng hóa khoa học dễ truy xuất

Thiết lập hệ thống kệ chứa hàng hiện đại, tuân thủ nghệ thuật bố trí hàng hóa chuyên nghiệp. Kho nhờ được trang bị hệ thống giá kệ hiện đại nên hàng hóa có thể chất cao lên nhiều tầng vừa tiết kiệm không gian mà vẫn đảm bảo an toàn, số lượng lớn hàng hóa ra vào thường xuyên cần được quản lý và kiểm soát là tùy chọn khôn ngoan hơn bao giờ hết.

8. Hình thức thuê

Hiện nay trên thị trường hình thức cho thuê kho bãi nhà xưởng rất đa dạng: kho thuê chung (kho công cộng, kho ghép, kho chia sẻ), kho thuê riêng, giá thuê tùy vào mô hình cho thuê, cơ sở vật chất hiện có.

Thực tế không có định giá tiêu chuẩn cho dịch vụ này, cùng một diện tích nhưng kho này ở khu vực sẽ có giá cao hơn khu vực khác hoặc ngược lại. Theo đó những nhân tố chúng ta đề cập trên chính là tác nhân chính khiến giá thuê kho bãi "leo thang" hoặc "xuống dốc".

9. Thời gian thuê

Thời gian thuê kho bãi nhà xưởng lý tưởng thường trong thời hạn 1 năm, việc chấm dứt hợp đồng sau 1 năm mở ra cơ hội để bạn tìm được mẫu kho lý tưởng hơn.

Sau khi kết thúc hợp đồng, nếu hài lòng và tiếp tục có nhu cầu, có thể gia hạn thêm hợp đồng. Đối với kho hàng định hướng bền lâu cùng chiến lược lưu trữ nhất định, tuyệt đối không di dời, chuyển kho liên tục.

10. Kiểm tra kho trước khi quyết định thuê kho

"Trăm nghe không bằng một thấy" bạn chỉ ra quyết định chính xác khi các đánh giá có căn cứ kiểm chứng thực tế. Đến tận nơi, tận mắt kiểm tra hoặc thuê chuyên gia trong lĩnh vực hỗ trợ, bạn có cái nhìn khách quan hơn.

11. Những điều khoản cần có trong hợp đồng

Tránh phát sinh mâu thuẫn về sau, dưới đây là những điều khoản cần có trong hợp đồng:

• Thông tin bên cho thuê và bên thuê kho
• Giá cả và phương thức thanh toán
• Tiền cọc và chi phí thuê hằng tháng hoặc năm.
• Thời gian cho thuê
• Tỷ lệ tăng giá hàng năm nếu thuê dài hạn
• Trách nhiệm giữa hai bên
• Cam kết chung giữa hai bên

Điều khoản trong hợp đồng không thể hiện đúng cam kết ban đầu giữa hai bên hoặc trong quá trình thuê, nếu có thay đổi điều khoản cần được thông qua hai bên và tiến hành sửa đổi sao cho phù hợp nhất.

Trường hợp một trong hai bên ngưng hợp đồng trước thời hạn thỏa thuận phải thông bao cho bên kia biết trước ít nhất 3 tháng.

Trong trường hợp Hợp đồng kết thúc trước hạn thì Bên cho thuê kho có trách nhiệm hoàn lại toàn bộ số tiền mà bên thuê đã trả trước đó sau khi trừ các khoản tiền thuê (nếu có).

Kho hàng chiếm vị trí cực kỳ quan trọng khi bạn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh để gia tăng thêm diện tích chứa hàng, dịch vụ thuê kho bãi là giải pháp tức thời được nhiều doanh nghiệp chọn đón. Tuy nhiên, với nhiều mặt hàng có tính chất linh động yêu cầu không gian lưu kho ổn định định, mặt khác, doanh nghiệp định hướng chiến lược lưu trữ dài hạn, kho thuê không phải là giải pháp tối ưu. Thay vào đó, xây dựng kho mới, đầu tư lắp đặt hệ thống giá kệ chuyên nghiệp được đánh già là lựa chọn khôn ngoan hơn bao giờ hết.

Tham khảo: Các yếu tố và nguyên tắc vàng trong thiết kế nhà kho chuyên nghiệp