Lưu kho là gì? Cách làm giảm chi phí lưu kho hiệu quả nhất

Trong xã hội kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu tiêu dùng cũng vì đó mà tăng theo, một dịch vụ được cung ứng để thỏa mãn tối đa nhu cầu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản xuất và thương mại cho doanh nghiệp. Không dịch vụ nào khác, chính là “Lưu kho”, vậy bản chất của lưu kho là gì và đâu là cách làm quan trọng mà bạn dễ thực hiện nhất để làm giảm chi phí lưu kho một cách hiệu quả, mời bạn xem tiếp nội dung dưới đây.

Mục lục nội dung: Lưu kho là gì? Vì sao doanh nghiệp cần lưu kho? Các loại chi phí lưu kho phổ biến Chi phí lưu kho được tính như thế nào? Doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu kho như thế nào? Khi nào doanh nghiệp nên xây dựng kho hàng riêng thay vì lưu kho?

Lưu kho là gì?

Lưu kho hay còn gọi là storage, được xem thêm là một công việc quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa. Hàng hóa sẽ được chứa trong các kho hàng có thời gian xác định cụ thể, để chờ ngày xuất xưởng giao đến tay khách hàng. Ngoài ra lưu kho là một dịch vụ mà chủ sở hữu hàng hóa có thể sử dụng để ủy quyền cho một bên thứ 2, là nhà cung ứng dịch vụ kho bãi, thay cho doanh nghiệp bảo quản và lưu trữ hàng hóa một cách an toàn nhất.

Vì sao doanh nghiệp cần lưu kho?

4 yếu tố dưới đây là mấu chốt mà mọi doanh nghiệp cần lưu kho, để tối đa hóa hiệu suất kinh doanh của mình, ngoài ra còn mang lại giá trị về mặt kinh tế cũng như chiếm lĩnh được thị trường.

Giải quyết tình trạng nhu cầu không ổn định

Đối với các mặt hàng đặc thù như áo mưa, áo len, kem chống nắng, kem dưỡng ẩm, ô dù, v.v. Thường phải đối diện với các vấn đề về sự mất ổn định nhu cầu tiêu dùng sản phẩm do phần lớn bị phụ thuộc vào yếu tố thời tiết.

Mặt khác tại một số thời điểm quan trọng đối với một doanh nghiệp như sản phẩm mới ra mắt, thu hút được sự săn đón sở hữu của người dùng, hoặc nhờ sự giới thiệu của các nhân vật nổi tiếng và có sức ảnh hưởng như ca sĩ, diễn viên, hay cầu thủ bóng đá, đã tác động đến nhu cầu mua sắm của người dùng, từ đó làm cho sức tiêu thụ của các mặt hàng tăng lên nhanh chóng.

Thì một khâu cần thiết như lưu kho, sẽ giúp hàng hóa được lưu trữ một cách ổn định và tạo ra cho doanh nghiệp một lượng hàng dự trữ an toàn để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu tăng lên chóng mặt của thị trường.

Lợi ích kinh tế nhờ thu mua số lượng lớn

Dù bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ, chiến lược mua hàng số lượng lớn để được hưởng chính sách chiết khấu về giá, cũng như chế độ ưu đãi về phí vận chuyển, đều được ưu tiên và sẵn sàng thực hiện nếu có đủ tiềm lực về nguồn tài chính. Xét theo Kinh tế học, thì đây được gọi là “Economy Of Scale” - Lợi ích kinh tế theo quy mô.

Tuy nhiên khi thực hiện chiến lược này, doanh nghiệp sẽ phải chịu phát sinh thêm vấn đề về việc xây dựng và mở rộng kho bãi, để đủ sức chứa cho lượng hàng hóa được đặt thêm. Dịch vụ lưu kho ra đời cũng hỗ trợ giải quyết rất tốt điều này cho doanh nghiệp.

Song, vẫn luôn tồn tại những rủi ro mà công ty phải gánh chịu, số lượng sản phẩm được mua thêm không được bán hoặc không kịp bán trước thời hạn sử dụng. Lúc này sẽ phát sinh thêm chi phí về kho bãi, chi phí cho xử lý hàng hóa hết hạn, chi phí thanh lý để đẩy hàng trước thời hạn dụng, chi phí làm quà tặng kèm hoặc chiết khấu, v.v. Cùng với hàng hoạt những vấn đề khác về việc điều phối nhân sự và tốn thêm nhiều thời gian để xử lý rủi ro. Do đó, để thực hiện chiến lược lợi ích kinh tế theo số lượng, doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo đầu ra cho sản phẩm một cách có lợi nhuận.

Kéo gần khoảng cách giữa nhà bán với người mua

Loại trừ sản phẩm quá đặc thù của người bán, nó mang tính khan hiếm nên người mua sẽ sẵn sàng chấp nhận mất thời gian lâu hơn, để sở hữu được món hàng mà bản thân họ có nhu cầu. Tuy nhiên xét về phần lớn số đông, ngày nay không còn khái niệm như xưa “trăm người bán, vạn người mua”, các lĩnh vực hàng hóa trên thị trường hiện nay, đều có rất đông người bán mà người mua thì ít. Điều này cho thấy nếu bên bán không tạo được điều kiện thuận lợi thì bên mua sẽ chọn phương án thay thế khác tối ưu hơn.

Vì lẽ đó lưu kho sẽ giúp cho nhà sản xuất, nhà phân phối đặt sản phẩm của mình tại các khu vực được cho là tệp khách hàng mục tiêu của họ tập trung đông nhất, để từ đó đáp ứng được nhu cầu kịp thời của người dùng và còn làm tăng khả năng cạnh tranh trong thời đại thị trường khá sôi động như ngày nay.

Đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru

Phần lớn, qua một thời gian hoạt động, máy móc và các thiết bị sản xuất của doanh nghiệp sẽ bị hao mòn và cần được bảo trì, bảo dưỡng, đây là lúc mà khâu vận hành sẽ bị gián đoạn. Hay dễ thấy hơn là tình hình dịch bệnh Covid 19 vừa qua, đã khiến cho hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp phải tạm hoãn trong thời gian dài, điều này đã gây ra thiệt hại lớn về kinh tế do không đủ lượng hàng để cung ứng trong thời điểm dịch và ngay cả khi dịch bệnh qua đi.

Chính vì vậy, lưu trữ hàng hóa thành phẩm và nguyên liệu đầu vào giúp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, tránh những rủi ro không đáng có xảy ra.

Các loại chi phí lưu kho phổ biến

Chi phí lưu kho được hiểu đơn giản là số tiền phải trả thêm cho việc lưu trữ hàng tồn trong kho. Dưới đây là một số loại chi phí thường gặp trong lưu kho.

Chi phí vốn trong lưu kho

Là chi phí lớn nhất trong lưu kho hàng hóa, nó bao gồm tiền lãi kép cộng với giá trị đầu tư ban đầu cho hàng hóa tồn kho. Giá trị đầu tư này được thể hiện thông qua số phần trăm trên tổng giá trị số lượng hàng hóa đang được chứa trong kho. Để dễ hình dung hơn chúng tôi có lấy một ví dụ:

Giả sử giá trị đầu tư hàng hóa để dự trữ trong kho được xác định là 25%, Tổng giá trị của số hàng hóa lưu trữ là 15.000$ thì chi phí vốn trong lưu kho của đơn vị là 3.750$. Dĩ nhiên các con số này sẽ được thể hiện khác nhau đối với từng doanh nghiệp.

Chi phí quản lý tồn kho

Các khoản phí liên quan đến hàng hóa cần được lưu trữ trong kho sẽ được gộp lại thành một tên gọi chung là chi phí hàng tồn kho. Phí đó bao gồm chi phí sử dụng ứng dụng, phần mềm quản lý thông tin hàng tồn, phí thuế giá trị gia tăng hàng tồn kho, chi phí mua bảo hiểm cho hàng hóa trong kho.

Có một đặc điểm về bảo hiểm hàng hóa trong kho bạn cần phải lưu ý, số tiền mua bảo hiểm lệ thuộc lên loại hàng hóa tồn kho là gì, số lượng tồn nhiều hay ít. Nếu số lượng hàng tồn kho quá lớn, thì chi phí cho bảo hiểm càng cao.

Chi phí không gian kho lưu trữ

Chi chi này sẽ được chia thành 2 loại: Định phí và Biến phí

Định phí: Là chi phí để chi trả cho việc thuê, mướn mặt bằng kho bãi dùng để chứa hàng tồn kho.

Biến phí: Là chi phí không cố định, mức độ chi trả phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng nhiều hay ít của chủ kho, nó bao gồm một số yếu tố như: Máy lạnh, máy điều hòa không khí, đèn điện, nguyên liệu tiêu hao cho các thiết bị hỗ trợ vận chuyển. v.v.

Chi phí rủi ro hàng lưu trữ

Bất kỳ một kho bãi nào có hàng dự trữ đều phải đối mặt với ít nhiều những rủi ro. Rủi ro về mất mát hay sự thất lạc hàng hóa vì sự thiếu kiểm soát chặt chẽ từ người quản lý kho, rủi ro về việc xử lý những món hàng lỗi, mất chi phí cho việc thiêu hủy các sản phẩm bị hết hạn sử dụng do tồn kho quá lâu, rủi ro về mặt ngoại hình sản phẩm do bị ảnh hưởng bởi môi trường thời tiết. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải gánh chịu chi phí hao mòn của sản phẩm do để quá lâu trong kho làm cho chất lượng bị giảm đi so với ban đầu.

>>>Xem thêm: Những điều cần lưu ý khi lưu kho đồ điện tử.

Chi phí lưu kho được tính như thế nào?

Chi phí lưu kho bao gồm: Chi phí vốn trong lưu kho, chi phí quản lý tồn kho, chi phí không gian kho lưu trữ, chi phí rủi ro hàng dự trữ. Dưới đây là cách tính tổng chi phí cho việc lưu kho:

• Tổng chi phí lưu kho = chi phí vốn trong lưu kho + chi phí quản lý tồn kho + chi phí không gian kho lưu trữ + chi phí rủi ro hàng dự trữ

Thông qua kết quả của tổng chi phí lưu kho này, tiếp đến chúng ta có thể tính được tổng chi phí quản lý hàng hóa tồn kho. Nó được thực hiện thông qua công thức dưới đây: 

• Tổng chi phí quản lý hàng hóa tồn kho = Tổng chi phí lưu kho : Tổng giá trị của số hàng hóa lưu trữ

Tiếp đến để thu được số tỷ lệ phần trăm cho tổng chi phí quản lý hàng hóa tồn kho, chúng ta thực hiện như sau:

• Tổng chi phí quản lý hàng hóa tồn kho : 100

Như vậy chúng ta đã hoàn thiện được các bước tính chi phí cho việc lưu kho hàng hóa.

Để thực tiễn hơn chúng tôi lấy một ví dụ về nhà phân phối mặt hàng dược phẩm.

Chi phí dự trữ hàng tồn kho của nhà phân phối dược phẩm gồm:

• Chi phí vốn: 20.000$ cho các nguyên liệu thành phần và các chi phí liên quan như bao bì, nhãn mác, v.v.
• Chi phí quản lý tồn kho: 5.000 cho máy lạnh, phần mềm quản lý kho, nhân công lao động trực tiếp điều hành xuất nhập hàng, vị trí trên giá kệ để hàng.
• Chi phí không gian kho lưu trữ: 7.000$ thuê không gian để chứa và bảo quản hàng dược phẩm
• Chi phí rủi ro: 2.000$ cho rủi ro mặt hàng dược phẩm bị quá hạn sử dụng, hoặc móp méo hộp, bao bì.

-> Chi phí lưu kho của nhà phân phối dược phẩm này là:

20.000$ + 5.000$ + 7.000$ + 2.000$ = 34.000$

Tổng trị giá hàng hàng tồn kho sẽ bằng (tổng số lượng hàng x đơn giá bán). Giả sử tổng trị giá của số hàng hóa dự trữ trong kho của nhà phân phối dược phẩm là 340.000 thì tổng chi phí quản lý tồn kho lúc này là: (34.000$ / 340.000$) x 100 = 10%.

Qua đó, ta có thể nhận định rằng nhà phân phối dược phẩm tiêu hao khoảng 10% trên tổng trị giá tồn kho, cho chi phí quản lý hàng hóa tồn kho.

Doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu kho như thế nào?

Để giảm chi phí cho việc lưu trữ hàng hóa trong kho, doanh nghiệp cần thực hiện một trong những nội dung dưới đây, nếu có thể hãy thực hiện đầy đủ nội dung chúng tôi đã đề cập để nhận lại kết quả tốt nhất bạn nhé.

Tăng khả năng chứa hàng trong kho

Có hai cách duy nhất để làm tăng khả năng chứa hàng trong kho. Thứ nhất là mở rộng nhà kho bằng cách xây dựng thêm, nới rộng phần không gian kho, cách tùy có vẻ hơi chiếm nhiều thời gian của bạn và tốn kém chi phí.

Thứ 2, bạn có thể trang bị những hệ thống kệ để hàng nặng để có thể tận dụng tốt không gian trên cao của nhà kho và mỗi tầng kệ có thể chứa khối lượng lớn hàng hóa đến 8000kg/tầng như vậy sức chứa của nhà kho của bạn sẽ tăng lên đáng kể, từ đó làm giảm chi phí cho việc thuê thêm kho mới và giảm chi phí cho quản lý kho.

Ngoài giải pháp lắp đặt hệ thống kệ sắt để hàng, các kho xưởng còn có thể ứng dụng giải pháp pallet sắt xếp chồng để chứa hàng và tiết kiệm hơn chi phí. Đây là những mẫu pallet sắt có thiết kế chân trụ kiên cố, cho phép từng pallet có thể chồng lên nhau. Độ cao an toàn trung bình 2 - 5 tầng. Như vậy, mỗi tầng pallet sẽ đóng vai trò như một tầng kệ để hàng. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với giải pháp lắp đặt giá kệ.

>> Xem thêm: Đặc điểm cấu tạo và ưu điểm ứng dụng của pallet sắt xếp chồng

Đẩy nhanh vòng quay tồn kho

Tức là bạn đẩy mạnh việc bán hàng để tái đặt hàng nhập kho, dĩ nhiên thời gian tồn kho của một lô hàng sẽ không kéo dài. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí rủi ro phải gánh chịu.

Để làm được điều này, đòi hỏi người lãnh đạo phải có được tầm nhìn và có khả năng dự đoán nhu cầu của thị trường để từ đó có được nhận định đúng đắn và đưa ra kế hoạch cho việc kinh doanh. Giả sử qua phân tích và quan sát, hiệu suất bán ra của một mặt hàng đang quá chậm và muốn đẩy mạnh nó, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc thúc đẩy các chính sách về việc bán hàng.

Giảm lượng tồn kho cho mặt hàng kém hiệu quả

Thay vào đó doanh nghiệp cần tăng lượng hàng bán chạy và mang lại giá trị lợi nhuận cao, là sản phẩm được xếp loại hạng nhất, hạng nhì, hạng 3 trong danh mục sản phẩm của công ty. Cần xem xét và loại bỏ các mã hàng bán chậm ra khỏi kho lưu trữ và nhường lại vị trí cho sản phẩm khác có niềm năng hơn. Điều này giúp công ty loại bỏ khả năng gây ra rủi ro và mang lại hiệu quả cho việc lưu kho và tối ưu chi phí.

>>>Xem thêm: Mẫu sơ đồ kho hàng chuyên nghiệp nhất hiện nay.

Thỏa thuận với nhà cung cấp

Bằng mặt không bằng lòng, chính vì vậy tấm lòng bên trong rất quan trọng, để giảm bớt gánh nặng về chi phí cho hoạt động lưu kho, điều cần làm là phải chạm được đến lòng nhân hậu của người cho thuê kho, sự thành bại ở khâu này phần lớn phụ thuộc vào khả năng thương lượng và đàm phán của người đi thuê.

Khi nào doanh nghiệp nên xây dựng kho hàng riêng thay vì lưu kho?

Tài chính rất quan trọng ở việc bạn quyết định xây dựng kho riêng hay tiếp tục lưu kho. Khi doanh nghiệp đã đạt được sự giàu mạnh về nguồn lực tài chính và có nhu cầu mở rộng diện tích nhà kho hoặc xây dựng một nhà kho, để được tự do điều hành và quản lý của doanh nghiệp mà không phải tốn thêm bất trì khoản phí nào để duy trì việc lưu trữ hàng hóa trong kho, thì đây là lúc doanh nghiệp bạn nên tìm lối đi riêng cho mình.

Khi doanh nghiệp đã xác định được hành trình chưa dừng lại ở 1 năm, 2 năm, hay 5 năm mà còn mong muốn đi xa và đi lâu dài hơn nữa, thì việc thiết kế riêng một nhà kho để lưu trữ bất kể hàng hóa nào thuộc về doanh nghiệp nhưng hợp pháp, mà không cần phải đăng ký hoặc được thông qua bởi bất kỳ một ai, bạn có thể tự do trang bị thêm cho kho riêng những thiết bị hỗ trợ tốt cho việc quản lý hàng tồn và giúp đạt được hiệu suất cao trong vận hành.

Hay mặt hàng của doanh nghiệp quá đặt thù và cần thiết kế một kho hàng lưu trữ riêng biệt để đảo bảo được tính bảo mật thì có thể cân nhắc về nó.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về việc lưu kho mà Eurorack đã tổng hợp và chắc lọc, bạn cần hiểu đúng tính căn bản của lưu kho là gì? Nắm rõ các loại phí trong lưu kho và ứng dụng thật chính xác những cách làm mà chúng tôi đã đề xuất để có được một mức phí hợp lý cho quản lý hàng hóa tồn kho bạn nhé.