Quản lý hàng tồn kho như thế nào mới hiệu quả?

Quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ dự đoán, đề xuất và thực hiện những biện pháp thay thế kịp thời. Qua đó, kiểm soát mọi hoạt động diễn ra với hàng hóa bên trong kho. Theo dõi bài viết dưới đây, Eurorack tiết lộ nghệ thuật quản trị tồn kho hiệu quả.

Khái niệm quản trị hàng tồn kho là gì?

1. Hàng tồn kho là gì?

Nhiều người lầm tưởng hàng tồn kho là mặt hàng còn tồn đọng do không được bán đúng hạn. Tuy nhiên, khái niệm tồn kho không chỉ giới hạn ở thành phẩm mà còn đề cập đến nguyên vật liệu thô hay bán thành phẩm.

Sở hữu lượng hàng tồn kho cao trong một thời gian dài thường không phải là ý kiến. Mà là thách thức lớn do áp lực đến từ chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng hay nguy cơ lỗi thời.

2. Quản trị hàng tồn kho là gì?

Mục tiêu ngắn hạn của quản lý tồn kho là tiết kiệm chi phí đầu vào, tối ưu hiệu quả đầu ra. Củng cố nguồn cung đầy đủ và kịp thời:

• Đảm bảo hàng luôn có đủ cho thị trường, tránh tình huống thiếu hụt gây ra gián đoạn.
• Cân đối giữa các khâu Mua - Sản xuất - Dữ trữ - Bán.
• Chủ trương tồn kho những mặt hàng có tiềm năng tiêu thụ lớn, tối đa lợi nhuận.
• Loại bỏ nguy cơ tiềm ẩn hư hỏng đe dọa trực tiếp đến an toàn nguồn hàng.
• Dự tính khi nào nên nhập thêm hay cắt giảm?

Tóm lại, quản lý hàng tồn kho thích hợp sẽ kiểm soát chi phí cho nguồn hàng bán được. Cam kết khách hàng nhận được mặt hàng họ mong muốn mà không phải chờ đợi. Nếu bạn sản xuất theo yêu cầu, quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu khi tổ chức nhận thông tin đặt hàng cho đến khi hàng được giao. Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quản trị hàng tồn kho là chỉ tiêu đáp ứng đơn đặt hàng trong thời gian ngắn nhất.

Những yếu tố ảnh hưởng tới giải pháp quản trị hàng tồn kho

Tối ưu hiệu suất quản lý tồn kho phụ thuộc phần lớn vào các nhân tố tác động:

1. Việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch dự trữ là một phần quan trọng trong quản lý tồn kho. Đây là quá trình xác định số lượng mỗi mặt hàng dự kiến bán và khi nào. Một khi nhu cầu được xác định, quản lý hàng tồn kho sẽ theo dòng chảy hàng hóa từ nhà cung cấp thông qua sản xuất và cuối cùng hoàn thành ở khâu bàn giao đến tay khách hàng.

2. Nhân sự

Nhân sự quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong bộ chuỗi cung ứng, tác động trực tiếp đến mọi nghiệp vụ diễn ra bên trong kho và hiệu suất quản trị trực tiếp.

3. Không gian kho hiện có

Bạn muốn cải thiện mật độ dự trữ nhưng diện tích nhà kho không cho phép? Có nhiều chỉ số đo lường sự thành công của công tác tối ưu tuyệt đối không gian nhà kho. Nhưng trước hết, chúng cần vận hành hệ thống giá kệ để hàng chuyên nghiệp.

Có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho?

1. Quản trị theo mô hình ABC

Theo đó, hàng tồn kho được chia thành 3 nhóm chính tương ứng nhóm A, B và C.

Nhóm A tập hợp nguồn hàng giá trị lớn, cần kiểm soát chặt chẽ. Nhóm này được khuyến khích nên kiểm soát 1 tháng/lần.

Nhóm B tập hợp nguồn hàng với giá trị vừa phải, chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng hóa đang lưu kho. Nhóm hàng được khuyến khích nên kiểm toán 3 tháng/lần

Nhóm C tập hợp nguồn hàng tuy chiếm giá trị không cao nhưng tỷ trọng so với tổng lượng hàng tồn kho trong kho lại lớn. Công tác kiểm toán nên được thực thi với nhóm hàng này 6 tháng/lần.

Việc phân loại hàng tồn kho theo đặc tính giá trị và sản lượng giúp nhà quản trị kiểm soát và quản lý chuỗi hoạt động chặt chẽ.

2. Quản lý tồn kho theo mô hình EOQ

EOQ là phương pháp dùng đề tính lượng hàng tối ưu nhất cần mua để nhập kho dự trữ. Làm sao tối ưu chi phí thấp nhất mà vẫn nhận về lợi ích kinh doanh cao nhất, EOQ sẽ cung cấp chính xác lượng hàng chính xác:

D là nhu cầu tồn kho mỗi năm = hàng tồn kho đầu năm + hàng tồn kho nhập thêm trong năm - hàng tồn kho cuối năm.

S là chi phí chi trả cho việc đặt hàng.

H là chi phí chi tiêu vốn cho việc lưu trữ hàng hóa.

Tóm lại, mô hình EOQ nhắm mục đích tối ưu hiệu quả chi phí hàng tồn kho.

3. Mô hình POQ

POQ là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục, hàng được tích lũy dần cho đến khi được phân phối.

Theo đó, các quy ước trong công thức tính tương tự mô hình EOQ, duy chỉ có P là mức sản xuất (mức cung ứng) trong ngày.

POQ áp dụng cho mô hình hàng được đưa đến nhiều lần và nhu cầu sử dụng hàng ngày phải nhỏ hơn mức cung ứng nhằm hạn chế tình trạng thiếu hụt.

4. Mô hình QDM - khấu trừ theo số lượng

Cân nhắc nếu mua hàng càng nhiều càng được giảm giá sâu, doanh nghiệp tích cực dự trữ lượng hàng lớn để hưởng chính sách giá ưu đãi hoặc khấu trừ từ nhà cung cấp.

QDM sẽ giải quyết bài toán tổng chi phí dự trữ hàng tồn kho ở mức thấp nhất.

Đột phá trong ứng dụng trí tuệ nhân tạo đem đến giải pháp kệ lưu trữ thông minh. Tiết kiệm thời gian xuất nhập kho, giảm thiểu sức lao động thủ công, từ đó hạn chế thấp nhất va chạm. Ngoài những mô hình quản lý trên đây, mô hình Just In Time cũng tạo được dấu ấn riêng biệt.

Xem thêm: Sản xuất tức thời (just in time là gì)?

Các nghiệp vụ trong quản trị tồn kho

Chuỗi hoạt động quản trị tồn kho diễn ra trên 3 nhiệm vụ chủ chốt:

1. Quản trị hàng tồn kho

Nếu kho hàng lưu trữ mật độ lớn, phương pháp sắp xếp sẽ quyết định đến hiệu quả quản trị vật chất. Việc trang bị hệ thống giá kệ chứa hàng chuyên nghiệp vừa đảm bảo an toàn chất lượng hàng tồn kho, vừa tạo điều kiện quản lý giám sát kho chính xác.

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất

2. Nguyên tắc kế toán trong quản trị hàng tồn kho

Bên cạnh việc kiểm soát gắt gao lượng hàng lưu trữ, quản trị kho cần nắm chính xác thông tin về phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Đối chiếu dữ liệu trên phần mềm cùng thông tin tồn kho trên thực tế, tìm hướng khắc phục khi có bất cập.

3. Quản trị mục tiêu kinh tế của hàng tồn kho

Hàng tồn kho chiếm giữ 40% - 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Kết quả từ hạng mục tồn kho tác động mạnh mẽ đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Hy vọng bài viết giúp bạn tìm ra câu trả lời ưng ý nhất cho thắc mắc của mình!