Quản lý kho hàng & 4 điều tối kỵ cần tránh

Nếu không xây dựng phương án quản lý kho hợp lý, 99% “sự sống còn” của doanh nghiệp sẽ bị đe doạ. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết hơn về vấn đề này.

Quản lý kho là gì? Quy trình quản lý hàng hoá trong kho

Trước khi đi vào chi tiết, bạn cần hiểu Khái niệm quản lý kho là gì?

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động liên quan đến công tác tổ chức, quản lý sổ sách, kiểm kê nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất, cung cấp và phân phối kịp thời, nhanh chóng sao cho chi phí được cắt giảm tối thiểu, lợi nhuận được tối đa hoá.

Vai trò của quản lý kho hàng?

Tránh thất thoát hàng hoá

Thất thoát xảy ra ở kho xưởng chủ yếu do nhân viên gian lận, đánh cắp, việc này khiến môi trường làm việc dễ nảy sinh hoài nghi, văn hoá doanh nghiệp đi xuống, chưa kể gây thiệt hại lớn về kinh tế.

Yêu cầu công tác giám sát, kiểm kê minh bạch và thường xuyên lượng hàng bán ra và sản phẩm còn tồn kho giúp doanh nghiệp tránh hiện tượng thất thoát.

Tiết kiệm chi phí

Kho hàng luôn muốn tối ưu không gian, lưu trữ đa dạng mặt hàng. Trong khi đó, mỗi sản phẩm lại có phương án bảo quản khác nhau, chi phí lưu kho vì thế không thể giống nhau. Phát hiện sớm mặt hàng nào tồn kho lớn, doanh nghiệp nắm thế chủ động đưa ra phương án giải phóng kịp thời, tránh để chi phí lưu kho đội lên nhiều lần.

Chưa kể, một số mặt hàng sau thời gian lưu kho bị hỏng hóc, hết hạn sử dụng buộc phải tiêu huỷ gấp vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Kết quả báo cáo hoạt động chính là cơ sở người vận hành kê khai chính xác ngân sách dự trù, tránh gây lãng phí.

Quản lý kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, tránh lãng phí

Tối ưu doanh thu & lợi nhuận

Một phương án quản lý kho chuyên nghiệp giúp thủ kho cập nhật nhanh chóng tình hình kinh doanh: mặt hàng nào bán chạy, số lượng trung bình là bao nhiêu, từ đó đề xuất thay đổi, nhà quản lý đưa ra kế hoạch nhập hàng kịp thời, tối đa hoá doanh thu và lợi nhuận.

Tăng vòng quay vốn lưu động

Tồn kho giúp chuỗi cung ứng không bị gián đoạn, là tiền đề tối ưu lợi nhận. Tuy nhiên, nó cũng tiềm ẩn vô vàn rủi ro. Nếu không kiểm soát tốt, nguồn vốn không lời xuất hiện tức tồn kho vượt mức cung, vừa gây lãng phí không gian vừa tốn kém chi phí. Khả năng thu hồi thấp dẫn đến thiếu hụt vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị "bất động" vì không có nguồn tiền hỗ trợ trong hoạt động kinh doanh.

Trái lại, thống kê chính xác hoạt động xuất nhập hàng diễn ra bên trong nhà kho, dựa trên dữ liệu có sẵn chủ đầu tư có phương án thay đổi linh hoạt, nhanh chóng bắt kịp và đáp ứng nhu cầu, thị hiếu người dùng.

>>> Nên hay không nên giữ hàng tồn kho? <<<

Kiểm kê hàng tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh

Tóm lại, quản lý kho hàng có vai trò cực kỳ quan trọng đối với “sự sống còn” của tổ chức. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức đúng đắn về điều này hoặc nếu nhận thức đúng, nhưng khi thực hiện vẫn không tránh khỏi một số lỗi không đáng có. Dưới đây 5 điểm cần phải tránh.

4 điều tối kỵ trong quản lý kho hàng

Bố trí hàng hoá "phản khoa học"

Công tác sắp xếp hàng hoá không chỉ có vai trò đảm bảo chất lượng kiện hàng, chúng còn bổ trợ rất lớn cho việc quản lý.

Việc bố trí mất thẩm mỹ khiến thủ kho mất nhiều thời gian, công sức truy vấn. Ngược lại, khi hàng hoá được sắp xếp khoa học, quản lý được tối ưu, quá trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh hơn. Đặc biệt, nhà kho lưu trữ đa dạng mặt hàng nên sử dụng mã SKU nhằm phân loại, quản lý hàng hoá dễ dàng.

Yếu kém trong kiểm kê, giám sát

Không xác định được mức tồn kho gây hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Có 2 trường hợp xảy ra: Một là lương tồn kho vượt mức cho phép, nếu không nắm thông tin, công tác nhập hàng tiếp tục tiếp diễn, hàng hoá ứ đong ngày một nhiều, "ngốn" chi phí đáng kể. Hai là , một số lương lơn hàng đã thất thoát nhưng trong báo cáo không hề đề cập, khi nhu cầu thị trường có chuyển biến, doanh nghiệp không tối ưu tối đa lợi nhuận.

Nhân lực “non” nghiệp vụ quản lý kho

Vấn đề nhân lực luôn khiến nhiều chủ đầu tư đau đầu, nhất là khi tuyển dụng nhân viên "non" tay nghề.

Lời khuyên đưa ra cho doanh nghiệp, nên nhìn nhận ở lợi ích lâu dài, công tác đào tạo không mất quá nhiều thời gian và tiền bạc so với những thiệt hại có thể xảy ra nếu nhân viên mắc sai sai lầm trong nghiệp vụ quản lý kho vì việc đào tạo không bải bản.

>>> Tham khảo: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Cơ sở thiết bị lạc hậu

Nếu như bạn vẫn sử dụng sổ sách hoặc excel cũ trong quản lý hàng hoá trong kho, dĩ nhiên vẫn được nhưng theo thời gian phương pháp ấy không còn hiệu quả nữa. Hãy thử tưởng tượng,với lượng hàng hoá lớn, đa dạng mặt hàng cũng như mẫu mã, bạn phải mất nhiều thời gian, công sức như thế nào mới kiểm soát tốt chúng.

Ở thời đại kỷ nguyên số, mọi công tác quản lý đều được kiểm soát dễ dàng nếu bạn chọn trúng phương pháp thích hợp. Hà cớ gì phải để mình rơi vào thế bị động trong khi bạn hoàn toàn có khả năng kiểm soát tốt 100% mọi diễn biến trong nhà kho. Nhất là trong thời đại kỷ nguyên số, mọi công việc đều đã có công nghệ bổ trợ.

Kệ chứa hàng hỗ trợ nhà kho tối ưu công tác quản lý

Ngày nay, xây dựng hệ thống kệ chứa hàng nhà kho cùng phần mềm quản lý thích hợp chính là phương án tốt nhất giúp bạn tối ưu việc quản lý kho hàng.

Qua chia sẻ trên của mình, hy vọng bạn đọc sẽ có thêm nhiều thông tin bổ ích vận dụng vào học tập, nghiên cứu cũng như cuộc sống. Đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới nữa nhé!