Thẻ kho là gì? Sử dụng thẻ kho như thế nào để hiệu quả?

Hoạt động rà soát, kiểm tra và quản lý hàng hóa trong kho là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp. Bởi chúng có sự tác động 2 mặt về tích cực lẫn tiêu cực đến kết quả kinh doanh. Vì thế thẻ kho đã nhanh chóng ra đời và được ứng dụng khá phổ biến ngày nay. Chúng giúp người quản lý quan sát được toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khâu nhập đến khâu xuất. Vậy thẻ kho là gì? Sử dụng thẻ kho ra sao để đạt hiệu quả cao nhất? Cùng Eurorack tìm hiểu thêm thông tin chi tiết ngay bên dưới.

Thẻ kho là gì?

Thẻ kho được hiểu là một loại giấy tờ được ban hành bởi từng tổ chức. Nhằm phục vụ cho công việc đánh dấu để kiểm soát hàng hóa được diễn ra như thế nào trong kho. Các dữ liệu hàng hóa biến động ra sao trong một thời gian nhất định (nó có thể là ngày, tháng, quý, năm). Tùy vào quy mô cũng như cách thức hoạt động của từng công ty mà thẻ kho có thể có hoặc không. Bên cạnh phần có thì sẽ có phần đơn giản hoặc phức tạp để đáp ứng sao cho phù hợp.

Có bao nhiêu loại thẻ kho?

Hiện nay có 2 loại thẻ kho được sử dụng trong bộ phận kế toán là:

1. Thẻ kho rời: Là dạng được in theo từng tờ giấy riêng rẻ, được sử dụng khi có hoạt động mua bán hàng hóa. Loại này thường dùng để ghi nhận theo ngày.
2. Thẻ kho đóng thành tập: Thay vì để riêng lẻ, thì ở loại thẻ này chúng sẽ được đóng thành một quyển sổ để phục vụ cho việc ghi chép lại các hoạt động trao đổi mua bán theo từng tuần hoặc tháng. Mục đích chính của việc sử dụng loại thẻ kho này là loại trừ rủi ro gây xáo trộn hoặc thất lạc.

Lợi ích của việc sử dụng thẻ kho

Sử dụng thẻ kho có rất nhiều lợi ích, không chỉ đối với người quản lý kho và còn hỗ trợ hiệu quả cho người làm kế toán. Bởi sẽ giúp họ truy soát lại nhanh chóng những biến động của hàng hóa trong kho đã được ghi nhận từ trước. Từ đó dễ dàng nắm rõ được thời lượng tồn kho thực tế, qua đó lên một báo cáo cụ thể về chi phí tồn kho, và tính toán được tổng số lợi nhuận.

Sử dụng thẻ kho giúp kế toán đối chiếu và phản ánh tính chính xác về những gì đã diễn ra so với thực tế để đảm bảo số lượng tồn kho cuối kỳ trùng khớp với số lượng tồn kho đầu kỳ trừ đi số thành phẩm đã bán hoặc nguyên vật liệu đã sử dụng để đưa vào sản xuất. (Áp dụng theo công thức: Số tồn cuối = Số tồn đầu – Số đã sử dụng).

>>> Xem thêm:

• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho

Mặc dù là một loại giấy tờ sổ sách không mang tính bắt buộc tuy nhiên lại được xem là một cách thức quan trọng để quản lý hàng hóa trong kho nhằm mang lại hiệu suất công việc cao. Giúp cho người kế toán hoàn thành công việc nhanh chóng và đúng tiến độ hơn, từ đó có thể xử lý thêm nhiều công việc khác. 

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng thẻ kho hiệu quả

Các loại giấy tờ mang tính thủ tục dùng để xác minh một sự vật, sự việc nào đó, bao giờ cũng đòi hỏi phải có sự đầy đủ về mặt thông tin dữ liệu, bên cạnh đó là người làm chứng xác thực. Thẻ kho được sử dụng trong kho cũng không phải ngoại lệ. Để biết cách sử dụng hiệu quả, trước tiên bạn cần phải có được một bảng mẫu thật hoàn chỉnh. Dưới đây là 4 phần nội dung cần có trong một thẻ kho.

Phần 1: Phần giới thiệu đầu đề

Ở phần này sẽ thể hiện rõ đơn vị địa chỉ của bạn, bên cạnh đó là một vài thông số cơ bản về thông tư ban hành.

Phần 2: Phần thông tin thẻ kho

Phần này sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Số thẻ, người đại diện lập thẻ, ngày lập thẻ.
• Thông tin hàng hóa bao gồm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), thương hiệu.
• Đơn vị tính, v.v. Và các thông tin liên quan đến sản phẩm (tùy form tiêu chuẩn của từng công ty).

Phần 3: Phần bảng biểu số liệu

Phần này thể hiện khá đầy đủ và chi tiết về nội dung xuất nhập. Bảng thông tin thẻ kho về sự biến động của hàng hóa sẽ được thiết lập thành các hàng và cột như hình tương ứng. Nội dung càng chi tiết kết quả cuối cùng sẽ càng hiệu quả và chính xác.

• Cột A: Đánh số thứ tự của từng hoạt động truy xuất diễn ra trong ngày.
• Cột B: Ngày tháng ghi nhận thông tin thẻ kho.
• Cột C, D: Chứng từ số hiệu nhập và xuất.
• Cột E: Phần đánh chữ của kế toán để giải thích thêm về những thông tin phát sinh trong quá trình nhập xuất.
• Cột F: Là ngày hàng nhập và ngày hàng xuất thực tế.
• Cột 1: Số lượng nhập kho.
• Cột 2: Số lượng xuất kho.
• Cột 3: Số lượng tồn kho sau khi lấy cột 1 trừ cho cột. Các cột đánh số thứ tư 1,2,3 sẽ là thông tin được cập nhật tổng hợp vào cuối ngày.
• Cột G: Là phần ký xác nhận của kế toán. Sau khi đối soát nếu thấy toàn bộ thông tin hợp lệ thì kế toán sẽ ký xác nhận ngay tại mục này.

Phần 4: Thông tin xác nhận

Để xác thực tính đúng đắn của thông tin được kê khai trong thẻ kho, phần ký xác nhận này sẽ tạo nên giá trị thẻ kho để có thể sử dụng và lưu vào tệp hồ sơ. Các bộ phận liên quan sẽ được yêu cầu ký và ghi rõ họ tên bao gồm: Người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng, Ban giám đốc.

Như vậy sau khi thiết lập thành công thẻ kho. Việc cần làm của người kế toán là hãy theo dõi thật sát những hoạt động về nhập kho, xuất kho. Và ghi chép một cách minh bạch vào các cột tương ứng, từ đó sẽ tạo ra cho bạn một cách làm việc và quản lý kho hiệu quả hơn.

Ngoài ra để biết thêm các phương pháp quản lý kho khác, bạn có thể xem thêm tại đây: 5 nguyên tắc quản lý kho đạt hiệu quả cao nhất.

Một số lưu ý khi sử dụng thẻ kho

Toàn bộ quá trình ghi nhận đều được thực hiện bằng hình thức thủ công. Chính vì vậy khi sử dụng thẻ kho, người lập phiếu cần phải có sự cẩn thận trong khâu ghi chép. Bên cạnh đó cần có sự phối hợp giữa thủ kho và kế toán để đảm bảo thông tin nhập kho đã qua chọn, các mặt hàng đầu vào không đủ tiêu chuẩn thì không được tính vào số lượng nhập kho. Và khâu xuất cũng cần phải kiểm định chất lượng trước khi xuất kho để tránh tình huống trả hàng gây tốn kém chi phí và gây phiền phức ở khâu truy tìm thẻ cũ để tiêu hủy và lập thẻ mới.

>>> Xem thêm: Bộ 7 nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm thành công.

Như vậy thông qua bài viết này bạn cũng đã một phần nào hiểu rõ khái niệm về thẻ kho là gì? Đồng thời biết cách sử dụng thẻ kho quản lý và kiểm soát kho hàng một cách đúng đắn. Thông qua đó nhận lại những lợi ích về mặt hiệu suất. Hy vọng nội dung mà Eurorack đã cung cấp sẽ hữu ích cho bạn.