Kho CFS là gì? Các hoạt động thường diễn ra trong kho CFS

Kho CFS là gì?

Kho CFS được viết tắt từ cụm từ Container Freight Station. Tạm dịch là trạm vận chuyển container. Hay hiểu đơn giản hơn là một hệ thống kho bãi do một hay nhiều doanh nghiệp góp vốn để hợp thành nhằm mục đích cung cấp các dịch vụ logistics (hậu cần) như tập kết, thu gom, phân tách, đóng gói, v.v. Để giao nhận hàng lẻ phục vụ cho kinh doanh xuất nhập khẩu. Để sử dụng dịch vụ này đòi hỏi đơn vị chủ hàng phải trả một khoản phí tương đương gọi là phí CFS.

Vai trò của kho CFS

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa bằng phương thức đường bộ hoặc đường thủy. Không phải chuyến tàu container nào cũng trong tình trạng lấp đầy hàng. Song song với đó không phải công ty bán hàng nào cũng có những lô hàng số lượng lớn có thể đủ để chứa đầy một thùng container. Chính vì vậy CFS sẽ có vai trò thu gom hàng hóa lẻ từ nhiều đơn vị khác nhau sau đó tập kết vào kho để phân loại, tích lũy cho đến khi lượng hàng đủ hoặc vừa đủ để cùng vận chuyển trong cùng một container trên một chuyến tàu.

Thông qua kho CFS các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí cho vận chuyển. Từ đó làm giảm giá thành trên một sản phẩm, kích thích sức tiêu thụ và tạo lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó còn giúp đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho CFS tối đa hóa được lượng hàng trên mỗi chuyến tàu. Như vậy không chỉ làm giảm tình trạng lãng phí không gian, lãng phí nguồn nhiên liệu mà còn góp phần làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

Các hoạt động thường diễn ra trong kho CFS

Kho CFS là nơi mà một tập hợp những công việc được thực hiện một cách có hệ thống, chuyên nghiệp, an toàn chính xác. Đảm bảo tuân thủ những điều luật của chính phủ cũng như những yêu cầu xác nhận từ phía người chủ hàng hóa. Dưới đây là công việc thường diễn ra tại kho CFS.

• Tiếp nhận và phân luồng hàng hóa từ đơn vị chủ hàng.
• Phân loại, đóng gói và sắp xếp hàng hóa.
• Lưu trữ hàng hóa trên hệ thống kệ kho chờ ghép container để xuất nhập khẩu.
• Ghép các container xuất khẩu khác lại với nhau trên một tàu để cùng vận chuyển.
• Phân chia hàng hóa đối với hàng trung chuyển hoặc quá cảnh. Các mặt hàng này sẽ được phân chia và đóng lên cùng một tàu container để cùng xuất khẩu. Đối với hàng nhập khẩu vào thì chúng cũng sẽ được chia tách để chờ làm thủ tục xác nhận thông quan.

Đối với các công ty cung cấp dịch vụ kho CFS trọn gói, hoạt động ở quy mô lớn. Ngoài những công việc cơ bản trên, họ còn có thể cung cấp các dịch khác như: Vận tải, đại lý và phân phối hàng hóa, dịch vụ thủ tục hải quan, v.v.

Để hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa kho CFS và kho logistics. Bạn có thể xem chi tiết nội dung về kho logistics ngay tại đây >>> Kho logistics là gì? những lưu ý khi thuê hoặc xây kho logistics. 

Thời hạn lưu trữ trong kho CFS là bao lâu?

Xét về mức độ dài lâu khi lưu trữ hàng hóa trong kho. Thì theo quy định tại điều 61 luật hải quan, nếu hàng hóa được cất giữ trong kho CFS vượt quá thời gian quy định là 90 ngày (tính từ ngày nhập kho) mà chưa có người nhận hoặc người đại diện xử lý thì số hàng hóa đó cần phải đưa ra khỏi kho tập kết để thanh lý hoặc xử lý theo quy định.

Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ, nếu nhận được sự chấp thuận của bộ phận hải quan và cai quản kho CFS thì hàng hóa vẫn có thể tiếp tục được gia hạn thêm. Tuy nhiên thời gian sẽ không được vượt quá 60 ngày và chủ hàng sẽ phải trả thêm phí CFS cộng với hình thức xử phạt theo quy định.

Quy trình khai thác hàng hoàn chỉnh trong kho CFS

Việc khai thác hàng hóa hoàn chỉnh tại kho CFS sẽ được thực hiện theo quy trình 7 bước như sau: Xác nhận đơn hàng, liên hệ lại đơn vị chủ hàng, giao hàng đến kho CFS, tiến hành thực hiện đóng gói, chuẩn bị thùng container rỗng, hải quan kiểm hóa, theo dõi và giám sát. Dưới đây là thông tin chi tiết về 7 quy trình này.

1. Xác nhận đơn hàng

Bất kỳ một đơn hàng nào được nhập vào kho CFS cũng đều phải trải qua giai đoạn xác nhận cụ thể. Những thông tin được xác nhận bao gồm: Thông tin chủ hàng (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế), thông tin người đại diện thực hiện giao dịch (nhân viên hoặc là một ai đó được ủy quyền). Cảng đích và địa điểm giao hàng, thông tin hàng hóa (tên sản phẩm, số lượng kiện hàng theo từng loại, tích chất của sản phẩm). Đơn đặt hàng và mã của từng loại hàng theo kiện, tên và mã số con tàu vận chuyển, thời gian bắt đầu khởi hành tàu.

2. Liên hệ lại đơn vị chủ hàng

Sau bước xác nhận, đơn vị tập kết hàng lẻ sẽ liên hệ với chủ hàng để được cập nhật thông tin về thời gian hàng hóa sẽ được giao đến kho CFS. Qua đó chuẩn bị nhân sự và thiết bị để sẵn sàng hỗ trợ tiếp nhận, phân loại và xử lý hàng lẻ cho chủ hàng.

3. Giao hàng đến kho CFS

Hàng hóa phải được đưa đến kho CFS theo thời gian đã được xác nhận ở bước 1. Khi hàng đến, đơn vị chủ kho phải tiến hành phân bổ nhân sự để kiểm tra cẩn thận tình trạng hàng hóa trước sự chứng kiến của nhân viên giao hàng. Nếu phát hiện bao bì sản phẩm có dấu hiệu bong tróc, hư hỏng, thiếu sót số lượng thì phía chủ kho phải có nhiệm vụ thông báo kịp thời đến chủ hàng và chụp ảnh lại bằng chứng của hiện vật.

Bên cạnh đó người thuê kho phải gửi các tệp hồ sơ đính kèm cho đơn vị CFS. Hồ sơ bao gồm giấy tờ khai hải quan và giấy ủy quyền về việc phát hành chứng từ giao nhận cho đơn vị giao hàng.

4. Tiến hành thực hiện đóng gói

Ở bước này, kho CFS phải thực hiện đóng gói hàng hóa theo bản hướng dẫn của đơn vị thuê kho. Để bảo bảo kịp tiến độ đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển, yêu cầu người chủ hàng phải gửi bản hướng dẫn trước 1 ngày cho CFS.

5. Chuẩn bị thùng container rỗng

Để lô hàng được đóng đúng lịch trình đã được thỏa thuận và đảm bảo về mặt chất lượng. Phía CFS sẽ phối hợp với các hãng tàu đề điều động đủ các thùng container để đóng hàng.

6. Hải quan kiểm hóa

Để quá trình kiểm hóa được diễn ra thuận thời và đảm bảo không có lô hàng nào bị bỏ lại. Yêu cầu chủ hàng phải cung cấp đầy đủ chứng từ hải quan cho CFS đúng thời hạn. CFS sẽ nộp lại tờ khai hải quan này cho hãng tàu sau khi hoàn thành thủ tục hải quan kiểm hóa. Trường hợp lô hàng bị rớt lại vì không bổ sung đủ chứng từ, buộc chủ hàng phải book lại đơn hàng để kịp thời đóng ghép hàng qua container mới và đưa lên chuyến tàu khác.

7. Theo dõi và kiểm tra

Toàn bộ quá trình từ khi xác nhận đơn hàng. Nhân viên phía CFS sẽ theo sát cánh cùng với những khách hàng để thực hiện trách nhiệm theo dõi và kiểm tra tình hình thực tế của các bên liên quan. Từ nhập kho CFS, phân tách, đóng gói theo chỉ dẫn, điều phối thùng rỗng container, đóng hàng lên container. Nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng lẻ diễn ra trơn tru nhất, nếu có vấn đề phát sinh cũng sẽ kịp thời xử lý.

Qua bài viết này chắc hẳn bạn cũng đã biết được khái niệm của kho CFS là gì rồi phải không nào. Nhìn chung các hoạt động diễn ra tại kho CFS có phần tương đồng với những công việc của công ty logistics. Vì thế có một số đơn vị CFS hoạt động ở quy mô nhỏ, hoặc chuyên biệt về một hoặc một vài khâu nào đó, họ sẽ thường lựa chọn phương án hợp tác cùng các công ty cung cấp dịch vụ logistics. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho bạn.