10+ Phần mềm Quản lý kho thông minh và hiệu quả nhất

Từ bao giờ, quản lý kho là một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào, dù quy mô hoạt động nhỏ hay lớn. Theo thời gian chúng dần được cải tiến bằng cách ứng dụng phần mềm vào quản lý thay cho thủ công như trước đây. Hiện nay có rất nhiều phần mềm với những ưu điểm nổi bật, tuy nhiên tại đây Eurorack sẽ giới thiệu đến bạn 10 phần mềm quản lý kho được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý kho hàng mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp

Theo dõi tiến trình xuất kho

Quản lý kho bằng phần mềm là một phương pháp kiểm soát hàng xuất kho theo hướng hiện đại hóa, giúp doanh nghiệp xác định đúng thông tin sản phẩm cần xuất, sau đó thống kê chi tiết về tình trạng sản phẩm. Phần mềm đề xuất loại hình vận chuyển phù hợp để tối ưu về ngân sách hoặc thời gian cho người mua hàng. Hành trình cho một đơn hàng xuất kho sẽ trở nên nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều cho doanh nghiệp.

Theo dõi tiến trình nhập kho

Phần mềm quản lý kho được sử dụng như một người trợ lý, nó hỗ trợ tối đa trong việc giám sát và theo dõi chính số lượng hàng hóa được nhập vào kho theo từng mốc thời gian cụ thể, khi có yêu cầu truy xuất thông tin về lô sản phẩm hay lô nguyên vật liệu nhập, nhân viên kho có thể dễ dàng nhận được những báo cáo chi tiết về số lượng, mẫu mã, trên trình giao diện của phần mềm. Giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả cho hoạt động và tiết kiệm thời gian đến 80%.

Theo dõi hàng tồn kho

Hỗ trợ thủ kho kiểm soát và cập nhật thông tin về sản phẩm cũng như tình trạng thực tại của kho hàng, thông qua đó gửi báo cáo đến người quản lý phần mềm về số lượng hàng dự trữ đang ở mức nào (An toàn – Cảnh báo – Chuẩn bị có sự cập nhật). Từ đó giúp doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh cho phù hợp. Ngoài ra, phần mềm còn cho biết vị trí tại mã hàng nào còn trống để giúp cho việc phân bổ và sắp xếp hàng hóa tối ưu diện tích.

>>> Xem thêm: Nguyên tắc quản lý kho đạt hiệu quả cao nhất

Top 10 phần mềm quản lý kho hàng, vật tư phổ biến nhất

Phần mềm Kiotviet

Được thành lập từ năm 2010, với sứ mệnh là một công ty phát triển phần mềm cho nhiều đối tác nước ngoài trong đó có mỹ và Australia. Đến 2014 công ty cho ra mắt sản phẩm mới là phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, cho đến ngày nay đã hơn 200.000 nhà kinh doanh sử dụng và ghi nhận 10.000 nhà kinh doanh mới sử dụng phần mềm.

Tính năng phần mềm

• Cung cấp tính năng quản lý bán hàng, quản lý tồn kho hiệu quả.
• Hỗ trợ kết nối với các nguồn hàng uy tín, chất lượng, giá tốt.
• Cung cấp giải pháp thanh toán và vay vốn nhanh chóng cho doanh nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm

• Đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với mọi thiết bị quản lý.
• Phù hợp cho hơn 20 ngành nghề bao gồm cho cả hệ thống bán sỉ và bán lẻ, đặt biệt là hình thức bán hàng trực tuyến.
• Quản lý hiệu quả nguồn lực bao gồm hàng hóa và nhân sự, nâng cao hiệu suất về thời gian và tiết kiệm chi phí.

Nhược điểm của phần mềm

• Bị giới hạn một số tính năng với tài khoản sử dụng miễn phí.
• Chưa thực sự tối ưu ở khâu báo cáo bán hàng riêng biệt qua hình thức kinh doanh online hoặc offline.

Phần mềm Sapo

Sapo là một công ty công nghệ chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nền tảng hỗ trợ quản lý và bán hàng hàng đầu hiện nay. Được thành lập từ 2008, qua hành trình nỗ lực và cống hiến hơn 10 năm để đêm đến giải pháp công nghệ mới nhằm ứng dụng trong quản lý doanh nghiệp thì gần đây nhất vào T4/2023 Sapo đã đạt danh hiệu “Sao Khuê”.

Tính năng phần mềm

• Cung cấp tính năng quét mã vạch, in hóa đơn bán hàng.
• Kết nối với các hình thức thanh toán quá ví hoặc thẻ ngân hàng.
• Theo dõi chính xác dòng chảy của hàng hóa trong kho.

Ưu điểm của phần mềm

• Tương thích với hầu hết mọi thiết bị phần cứng như máy in mã vạch, máy in bill.
• Cho phép người dùng theo dõi trực quan doanh thu và công nợ.
• Dễ dàng quan sát hiệu quả hoạt động kinh doanh qua biểu đồ báo cáo.

Nhược điểm của phần mềm

• Chi phí duy trì hàng tháng khá cao.
• Giao diện quản lý tương đối phức tạp do tích hợp đa kênh.

Phần mềm Ecount

Có mặt tại Hàn Quốc năm 1999, là một đơn vị tiên phong sử dụng phần mềm quản lý dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sau một thời gian hoạt động tập đoàn này quyết định hướng đến thị trường toàn đầu và cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp đa ngôn ngữ. Việt Nam là nơi mà tập đoàn Ecount xác định mở văn phòng thứ 3 tại nước ngoài.

Tính năng phần mềm

• Cung cấp mọi tính năng liên quan đến hoạt động vận hành doanh nghiệp như: quản lý hàng hóa tồn kho, kế toán, mua hàng, bán hàng, nhân sự, Marketing, sản xuất, v.v.
• Thiết kế giao diện quản lý phần mềm riêng biệt theo yêu cầu của từng doanh nghiệp.
• Gửi thông báo đến người trực tiếp điều hành công việc về chia sẻ dữ liệu, ký điện tử bằng hình thức email, hoặc tin nhắn nội bộ.

Ưu điểm của phần mềm

• Dễ dàng quản lý tổng thể doanh nghiệp.
• Luôn cập nhật những tính năng mới để thích ứng với sự biến đổi của thị trường.
• Giao diện thân thiện với mọi thiết bị như di động, máy tính.

Nhược điểm của phần mềm

• Mất nhiều thời gian cho việc nâng cấp hoặc thay đổi giao diện quản lý.
• Chi phí mua và duy trì phần mềm tương đối cao

Phần mềm Suno

Công ty Cổ phần Công nghệ Suno được thành lập từ năm 2015, với sứ mệnh là mang đến cho mọi nhà kinh doanh một phần mềm quản lý bán hàng hiệu nhất. Khi sử dụng, Suno người dùng sẽ được nhận báo cáo về các hoạt động, xuất nhập kho, tình trạng đơn hàng, cũng như thông tin cần thiết về sản phẩm trong kho của mình.

Tính năng phần mềm

• Cho phép người dung liên kết với nhiều kho hàng khác nhau.
• Quản lý bán hàng cho cả cửa hàng online và offline
• Cung cấp tính năng chăm sóc khách hàng bằng các chương trình khuyến mại.

Ưu điểm của phần mềm

• Trình quản lý đơn giản, phân mục rõ ràng, dễ dàng sử dụng.
• Cung cấp thông tin chính xác về số lượng tồn kho một cách nhanh chóng và chi tiết.
• Chi phí mua phần mềm hợp lý, có kết nối với nhà vận chuyển.

Nhược điểm của phần mềm

• Chưa tạo được sự liên kết về tồn kho tự động mỗi khi có đơn hàng từ kênh bán hàng.
• Chưa hỗ trợ thanh toán điện tử.

Phần mềm Misa

Misa được thành lập vào năm 2002, chuyên cung cấp phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp cũng như đơn vị trường học. Ngoài được biết đến là một phần mềm hỗ trợ các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực kế toán, Misa còn hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý hàng hóa, giúp tối ưu quy trình thủ công, từ đó tiết kiệm đáng kể về mặt hiệu thời gian.

Tính năng của phần mềm

• Quản lý và phân tích tài chính, bao gồm nhập/xuất dữ liệu kế toán.
• Quản lý bán hàng bao gồm mua hàng, bán hàng, quản lý hóa đơn.
• Cung cấp một số tính năng bổ sung như quản lý tồn kho và quản lý nhân sự.

Ưu điểm của phần mềm

• Phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam với các quy định thuế và kế toán đặc thù.
• Cung cấp tính năng báo cáo mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất tài chính.
• Có phiên bản dành cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

Nhược điểm của phần mềm

• Thế mạnh sẽ nghiêng về các nghiệp vụ kế toán hơn là quản lý kho hàng.
• Giao diện phức tạp, cần nhiều thời gian để làm quen và sử dụng.

Phần mềm Odoo

Odoo là một phần mềm công nghệ, đem đến giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được thành lập năm 2002 bởi công ty Odoo SA của nước Bỉ. là một hệ thống quản trị bao gồm: quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý dự án, v.v. Mang lại nhiều tiện ích cho người quản lý.

Tính năng của phần mềm

• Odoo cung cấp các ứng dụng như quản lý dự án, CRM, quản lý kho, kế toán, và nhiều tính năng khác.
• Cho phép tích hợp các quy trình kinh doanh và quản lý tất cả từ một nền tảng duy nhất.

Ưu điểm của phần mềm

• Kho ứng dụng đa dạng, dễ dàng sử dụng và quản lý công việc của từng phòng ban.
• Giao diện hiện đại, đơn giản, giúp khả năng thích ứng với phần mềm dễ dàng
• Vận hành nhanh chóng, chi phí mua phần mềm phải chăng.

Nhược điểm của phần mềm

• Tùy chỉnh giao diện phần mềm có phần phức tạp, đòi hỏi cao về kiến thức kỹ thuật.
• Sự hỗ trợ từ Odoo còn bị hạn chế.

Phần mềm Zoho

Zoho là một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp trực tuyến, được thành lập từ năm 1996 bởi kỹ sư phần mềm người Ấn Độ, cung cấp các ứng dụng cho quản lý kho, CRM, bán hàng, Marketing, v.v. Giúp kiểm soát tổng quan quy trình hoạt động của công ty chỉ thông qua một trình quản lý.

Tính năng của phần mềm

• Cho phép truy cập từ 2 phiên bản máy tính và thiết bị di động.
• Dễ dàng theo dõi đơn hàng với trình quản lý vận chuyển
• Kết nối dễ dàng với máy in để tạo bill, mã vận chuyển.

Ưu điểm của phần mềm

• Báo cáo và phân tích chi tiết về hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp bao gồm doanh thu, doanh số, thời gian tồn kho trung bình của một mã hàng.
• Cung cấp phiên bản miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Phân loại cụ thể các gói phần mềm theo ngân sách và tính năng.

Nhược điểm của phần mềm

• Phiên bản miễn phí sẽ bị giới hạn quản lý chỉ với 20 đơn hàng.
• Các tính năng mở rộng có thể yêu cầu trả phí.

 

Phần mềm Adaline

Adaline là một phần mềm quản lý kho hiệu quả và dễ sử dụng nhất hiện nay, trang bị đầy đủ các tính năng có thể thay thế hoạt động thủ công đơn thuần như trước đây. Giúp công ty nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tạo được sợi dây liên kết với nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Tính năng của phần mềm

• Gửi thông báo về hàng tồn kho, mã hàng cận date, mặt hàng cần dự trữ bổ sung.
• Quản lý danh sách liên hệ, tự động hóa tiếp thị qua email.
• Báo cáo hiệu suất tiếp thị, và theo dõi khách hàng.

Ưu điểm của phần mềm

• Kết nối được và truyền nhận dữ liệu từ file excel, word.
• Dễ dàng kiểm tra tổng quan hàng hóa trong kho chỉ một vài thao tác đơn giản.
• Phù hợp cho các doanh nghiệp cần tập trung vào tiếp thị.

Nhược điểm của phần mềm

• Có thể không cung cấp các tính năng quản lý khách hàng sâu rộng như một CRM toàn diện.
• Cần có kiến thức tiếp thị để sử dụng phần mềm hiệu quả hơn.

Phần mềm GM Sales

Một phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng về quản lý kho hàng hóa một cách tối ưu và nhanh chóng giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cao hiệu suất công việc và đạt thành quả trong kinh doanh, Đây là nền tảng quản lý luôn được nhà phát hành nâng cấp liên tục để đáp ứng nhu cầu thay đổi của người dùng.

Tính năng của phần mềm

• Kiểm soát hàng tồn kho, hàng hóa ra vào nhà kho trong ngày – tuần – tháng.
• Quản lý vốn luân chuyển, dòng chảy của tiền tệ như công nợ, doanh thu, thu chi, v.v.
• Quản lý hiệu quả hàng hóa để hỗ trợ lên kế hoạch tổ chức trương hình khuyến mại.

Ưu điểm của phần mềm

• Giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.
• Cung cấp tích hợp thanh toán cho việc thu tiền một cách dễ dàng.
• Thích hợp cho các doanh nghiệp bán lẻ và bán sỉ.

Nhược điểm của phần mềm

• Có thể không phù hợp cho các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.
• Cần sự đào tạo cho nhân viên mới sử dụng phần mềm.

Phần mềm Nhanh.POS

Đúng với tên gọi, mọi khâu điều hành quản lý công việc nhân sự của công ty và các giao dịch sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng. Ngoài ra các doanh nghiệp có thể sử dụng Nhanh.POS như một phần mềm quản lý bán hàng và quản lý hàng hóa tại các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng hay siêu thị.

Tính năng của phần mềm

• Hỗ trợ nhập số liệu nhanh chóng được truyền từ file mềm trên máy tính.
• Tra cứu và in mã vạch chính xác, tạo mã vạch mới đối với sản phẩm mới.
• Dễ dàng điều phối và trao đổi hàng hóa giữa các nhà cung cấp.

Ưu điểm của phần mềm

• Dễ dàng sử dụng, cấu hình mạnh, tốc độ xử lý thông tin yêu cầu nhanh chóng.
• Lưu trữ với không gian không giới hạn.
• Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với quy trình bán hàng đơn giản, có tích hợp thanh toán điện tử. .

Nhược điểm của phần mềm

• Có hạn chế trong việc quản lý tồn kho và quy trình kinh doanh phức tạp.
• Không phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhiều cơ sở.

Các lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho online, offline, bằng Excel

Quản lý hàng hóa bằng phần mềm hay thủ đều luôn tìm ẩn những vấn đề nếu không được kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng. Dưới đây là một cố mục bạn cần thận trọng khi dùng excel để quản lý kho.

Xem thêm: Quản lý hàng tồn kho như thế nào mới hiệu quả?

Xác định mục tiêu quản lý

Trước khi sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng excel để quản lý hàng hóa, hãy làm rõ mục tiêu của việc quản lý kho là gì. Điều này giúp bạn loại bỏ những thông tin không cần thiết để không phải tốn thời gian và dung lượng lưu trữ để xử lý chúng, bên cạnh đó giúp bạn tổ chức dữ liệu sao cho phù hộ và cần thiết nhất.

Xây dựng danh mục hàng hóa cần quản lý

Việc xây dựng danh mục cụ thể này giúp người quản lý dễ dàng truy cập và tìm kiếm dữ liệu bất cứ lúc nào có yêu cầu. Một danh mục đầy đủ và chi tiết bao gồm các nội dung cơ bản sau: tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính, giá cả, số lượng tồn kho, vị trí nơi đặt hàng, thời gian nhập kho, hạn sử dụng (nếu có)

Luôn cập nhật dữ liệu định kỳ

VIệc thực hiện cập nhật thông tin về hàng hóa trong kho một cách định kỳ giúp đảm bảo dữ liệu trong trình quản lý luôn là thông tin mới, có số liệu thực chính xác nhất. Điều này giúp các công ty dễ dàng đánh giá được tình trạng kho hàng của mình đang ở mức tốt, trung bình hay là báo động, để từ đó có kế hoạch đặt thêm tồn kho hoặc đẩy mạnh bán hàng bằng các chính sách ưu đãi, khuyến mãi.

Sao lưu và bảo vệ dữ liệu

Sau mỗi lần cập nhật, bạn cũng phải sao lưu tệp dữ liệu để đảm bảo nó được bảo vệ an toàn trước những vấn đề hỏng hóc thiết bị hoặc xóa nhầm tệp. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách truyền file dữ liệu qua USB hoặc đăng tải lên Drive, hay bằng nhiều hình thức khác có tính năng sao lưu.

Trên đây là 10 phần mềm quản lý kho hiệu quả, chính xác và được các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay, tùy vào mức tài chính cũng như tính phù hợp và tương thích với giao diện quản lý của từng đơn vị mà sẽ có những lựa chọn nào là phù hợp nhất. Thật khó để đánh giá phần mềm nào tốt nhất hiện nay, bởi bên trong nó luôn tồn tại những ưu và nhược điểm. Hy vọng qua bài viết bạn sẽ có được nhìn nhận và quyết định đúng đắn.