Làm gì để nâng cao Hiệu Quả trong Quản lý kho Thành phẩm?

Kho thành phẩm là gì?

Kho thành phẩm một danh từ chỉ vị trí thường được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hoạt động ở lĩnh vực công nghiệp sản xuất. Là nơi tập kết hàng hóa được tiếp nhận từ nhà máy sản xuất hoặc nhà cung cấp để lưu trữ và bảo quản chờ ngày giao đến cho khách hàng.

Quản lý kho thành phẩm có tầm quan trọng như thế nào?

Việc quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp có được một kế hoạch làm việc cụ thể và rõ ràng. Chẳng hạn như xác định đúng số lượng tồn kho, nếu còn quá ít thì công ty tiến hành sản xuất hoặc đặt thêm để kịp dự trữ. Nếu hàng còn quá nhiều trong khi sản phẩm có đặc tính theo trend hoặc hạn sử dụng cận ngày, thì việc quản lý kho thành phẩm sẽ giúp doanh nghiệp có chính sách đẩy mạnh bán hàng để tăng sức tiêu thụ.

Ngoài ra một kho thành phẩm có áp dụng quy trình quản lý hiệu quả sẽ tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp khâu vận hành hàng hóa luôn được đảm bảo sự ổn định. Giúp chủ doanh nghiệp, thủ kho hay người quản lý dễ dàng giám sát chặt chẽ được tình hình kho hàng. Thông qua đó người thủ kho thành phẩm có được bảng báo cáo chi tiết nhất về những điều đã đạt được và những thứ còn tiềm ẩn rủi ro để từ đó có phương hướng xử lý kịp thời.

Chất lượng của sản phẩm và mức độ hài lòng của khách hàng phần lớn cũng bị tác động bởi yếu tố quản lý kho thành phẩm. Việc quản lý tốt sẽ luôn đảm bảo hàng hóa được bảo quản một cách an toàn và sự khắt khe trong khâu kiểm tra để chọn lọc và loại bỏ những mặt hàng kém chất lượng hoặc bị hư hại trong quá trình lưu kho, trước khi bàn giao đến cho khách hàng. Chính vì vậy đây là một trong những công việc then chốt quyết định mức doanh thu, lợi nhuận và là yếu tố để người dùng đánh giá một doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho thành phẩm đầy đủ

Thật khó để xây dựng được một mô hình quản lý kho chuyên biệt cho một đơn vị nào đó, bởi nó phụ thuộc trên nhiều khía cạnh từ quy chuẩn của doanh nghiệp, đặc tính sản phẩm, loại hình kho, v.v. Tuy nhiên một nhà kho quy chuẩn thường sẽ có các quy trình quản lý đầy đủ như sau:

Quy trình quản lý nhập kho thành phẩm

Hàng hóa sẽ được giao đến kho chứa thành phẩm và người làm chức vụ quản lý sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký nhận vào phiếu giao hàng. Bước này khá quan trọng, nếu không kiểm soát về sau các khiếu nại hàng hóa bị hư hại hay thiếu sót sẽ không được nhà cung cấp giải quyết.

Sau khi kiểm soát đủ số lượng và chất lượng, thủ kho sẽ tiến hành ký nhận vào 2 biên bản và nhập kho hàng hóa.

Quy trình quản lý xuất kho thành phẩm

Nhân viên kho sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng, sau đó tạo phiếu xuất kho theo đúng thông tin về số lượng, mã sản phẩm theo yêu cầu và chuẩn bị hàng để đóng gói.

Phiếu xuất kho sẽ được nhân bản làm 2 phiếu, thủ kho thành phẩm giữ một bản và bên mua sẽ giữ một bản để dễ dàng đối soát và làm bằng chứng cho sau này nếu có sự cố xảy ra.

Quy trình quản lý tồn kho thành phẩm

Hàng tồn sẽ được cập nhật liên tục và định kỳ, cứ sau mỗi lần nhập hoặc xuất kho. Ngoài ra để không xảy ra tình trạng hàng hóa bị thất lạc thì việc kiểm tra hàng tồn còn được thực hiện định kỳ theo tuần hoặc theo tháng, để kịp thời nhận ra vấn đề và giải quyết triệt để.

Quy trình quản lý vận hành kho thành phẩm

Vận hành kho cũng cần phải tuân theo nguyên lý để đảm bảo tính hiệu suất và tối ưu về không gian, thời gian và chi phí. Chính vì vậy khi quản lý kho, người chủ doanh nghiệp cần truyền tải đặc tính của sản phẩm đến cho người vận hành trong kho, để thông qua đó họ có thể lựa chọn nguyên tắc vận hành LIFO hoặc FIFO đối với từng mặt hàng khác nhau.

Quản lý vận chuyển kho thành phẩm

Vận chuyển ở đây có thể là từ kho thành phẩm đến tay người mua. Hoặc từ kho thành phẩm đến kho thành phẩm khác cùng nằm dưới sự điều hành của một doanh nghiệp. Nhưng chung quy chúng đều có quy trình như sau:

Tiếp nhận thông tin danh sách hàng hóa cần vận chuyển và xác định khu vực kho cần nhập, sau đó kế toán sẽ tiến hành in phiếu xuất thể hiện đầy đủ nội dung về đơn hàng, ngày giờ xuất để lưu vào hồ sơ.

Ngoài ra nếu bạn là doanh nghiệp đang kinh doanh sản phẩm vật tư thì đừng bỏ lỡ thông tin này nhé: Cách quản lý kho vật tư hiệu quả tránh thất thoát.

Các lưu ý trong quản lý kho thành phẩm

Mặc dù quản lý kho khá đơn giản, tuy nhiên bạn cũng cần phải lưu ý một số nội dung để kho thành phẩm của mình được sử dụng an toàn hơn và hiệu quả hơn.

Trong quá trình hàng hóa được cất giữ trong kho sẽ không tránh khỏi các rủi ro về hư hỏng do bị ảnh hưởng bởi môi trường. Chính vì vậy bạn cần tránh để hàng hóa trực tiếp dưới mặt sàn hoặc nơi ẩm thấp vì nó rất dễ gây mối mục nếu để lâu ngày.

Thông thường để tiết kiệm không gian lưu trữ, người quản lý thường có hành động, chất chồng hàng hóa lên nhau, hoặc cứ chỗ nào còn trống là cố nhồi nhét. Bề mặt sản phẩm của bạn sẽ tạo nên các vết hằn hoặc bị trầy xước thậm chí là bị cong, gãy. Vì vậy giữa các kiện hàng cần có một khoảng cách an toàn để lưu trữ lâu dài trong kho.

Khi nhập kho người thực hiện có thể chưa nắm rõ quy trình vận hành và đặc tính của sản phẩm, chính vì vậy hàng hóa bị khuất tầm mắt dẫn đến tình trạng hết hạn sử dụng là điều dễ thấy. Để khắc phục điều đó, người quản lý cần đào tạo cho nhân viên thật bài bản về việc, sắp xếp và bố trí hàng hóa theo quy chuẩn của đơn vị.

>>> Xem thêm: Quản lý kho cần có kỹ năng gì?

Giới thiệu giải pháp hỗ trợ quản lý kho thành phẩm hiệu quả

Nhận thấy tầm quan trọng của kho thành phẩm và để giúp cho Quý doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong quản lý, Eurorack đề xuất các doanh nghiệp nên sử dụng thiết bị lưu trữ hàng hóa chuyên dùng trong kho thành phẩm. Nhờ vào khả năng ứng dụng linh hoạt trong bất kỳ môi trường kho như: Thực phẩm, dược phẩm, thời trang, logistics, hàng gia dụng, .v.v

Cùng với hàng loạt những lợi ích giúp tiết kiệm diện tích chứa và làm tăng năng suất lưu trữ trên cùng một kho. Sản phẩm được bảo vệ an toàn tuyệt đối nhờ ngăn cách riêng biệt trên hệ thống, giảm tối đa thời gian và công sức để thực hiện nhập xuất và kiểm đếm sản phẩm.

Đến nay các sản phẩm như kệ chứa pallet, pallet sắt Eurorack, pallet xếp chồng đã được đồng hành cùng quá trình quản lý kho thành phẩm của doanh nghiệp.

Để xây dựng một quy trình quản lý kho thành phẩm chuyên nghiệp và hiệu quả, điều trước tiên doanh nghiệp cần làm là ứng dụng thiết bị giá đỡ hàng vào cất trữ hàng hóa và đào tạo người lao động để tạo được nền tảng đủ, từ đó mới có thể nâng cấp lên một nhà kho có sự điều hành và quản lý thông minh một cách dễ dàng.