SOP là gì? Ý nghĩa và ứng dụng của SOP trong doanh nghiệp

Trong thời đại kinh doanh ngày càng khốc liệt như hiện nay, việc tổ chức quản lý và điều hành doanh nghiệp hoạt động sao cho phát triển một cách bền vững không phải là chuyện dễ. Tuy nhiên một doanh nghiệp biết cách nắm bắt và ứng dụng SOP vào đơn vị của mình, là một bước chạm đến sự thành công nhờ nắm giữ trong tay một chìa khóa quan trọng. Vậy SOP là gì? Chúng được ứng như thế nào? Và cách để xây dựng một SOP hiệu quả. Tất cả sẽ được Eurorack giải đáp cụ thể ngay dưới đây.

SOP là gì?

SOP Là chữ viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure được hiểu là một quy trình hoạt động chuẩn. Thể hiện rất chi tiết các bước để thực hiện công việc hay giải quyết một vấn đề nào đó mang tính quy tắc hoặc bất quy tắc. Chúng thường được ban hành dưới dạng văn bản, nhằm mục đích hướng dẫn một bộ phận nào đó trong tổ chức về việc giải quyết một công việc sao cho đạt hiệu suất cao nhất. Tùy vào từng công việc cụ thể mà SOP cũng sẽ được thay đổi linh hoạt để phù hợp với tính chất của chúng.

SOP có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp?

Dưới đây là 3 ý nghĩa chính mà SOP mang lại cho doanh nghiệp.

Tăng hiệu suất làm việc

Vận dụng SOP vào trong doanh nghiệp sẽ giúp tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng suất. Vì các bộ phận sẽ chỉ tập trung vào giải quyết những công việc cụ thể, cắt giảm những tối đa thời gian, công sức và tài nguyên cho các công việc kém hiệu quả hoặc không mang lại những lợi ích về doanh thu và lợi nhuận. Thông qua đó quy trình công việc sẽ được tối ưu hơn.

Đảm bảo chất lượng công việc

Song song với việc đề ra các quy trình làm việc hiệu suất sẽ luôn có tiêu chuẩn đi kèm để đảm bảo công việc được xử lý một cách đúng đắn, đồng thời là tuân thủ các quy định về chất lượng từ đó tạo nên một hệ thống công việc hiệu quả và tính đồng nhất cao.

>>> Xem ngay: Bộ 7 nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm thành công nhất.

Hỗ trợ đào tạo và làm việc mới

Không chỉ được áp dụng riêng cho nhân viên chính thức, mà ngay cả những nhân viên mới, nhân viên thử việc hay thậm chí là thực tập sinh vẫn sẽ được áp dụng SOP. Bởi nó sẽ là một tài liệu quan trọng, là một cánh tay đắc lực hỗ trợ nhân viên dễ dàng hiểu rõ về các quy định cũng như quy trình làm việc một cách nhanh chóng. Và dĩ nhiên tùy theo vị trí và cấp bậc của nhân viên mà SOP cũng sẽ có sự phân loại để phù hợp hơn.

Các cấu trúc cơ bản của một SOP

Dù được vận dụng cho nhân viên cấp thấp hay nhà quản trị cấp cao thì về cơ bản SOP cũng sẽ đều bao gồm 4 nội dung dưới đây:

Tiêu đề và mục đích

Tiêu đề là yếu tố đầu tiên của một quy trình SOP đạt chuẩn. Khi nhìn vào bản này, người đọc có thể dễ dàng hiểu ngay nội dung được ban hành. Đồng thời mục đích của việc tuân thủ các quy trình hoạt động cũng sẽ cho nhân viên biết được mong muốn của người viết SOP, từ đó họ sẽ có những hành động tập trung vào giải quyết vấn đề cốt lõi sao cho đạt hiệu quả tốt nhất.

Phạm vi áp dụng

Ấn định phạm vi cho SOP cũng có tầm quan trọng không kém. Bởi trên thực tế đối với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động tại nhiều địa điểm hay thậm chí là xuyên quốc gia. Có sự khác nhau về văn hóa cũng như chính trị, pháp luật, thì việc mô tả rõ ràng về quy trình sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm rõ được nội dung của tài liệu nhằm tuân thủ một cách đúng quy định và hợp pháp.

Quy trình chi tiết

Dĩ nhiên rồi, để nhân viên tuân thủ hoạt động theo đúng ý và đúng hướng theo kế hoạch của người quản lý hoặc người sếp đã đề ra bản SOP thì việc trình bày hướng dẫn một cách chi tiết là điều rất quan trọng.

Biểu đồ luồng công việc (nếu có)

Yếu tố cuối cùng này có thể có hoặc không tùy thuộc vào quyết định của người ban hành. Tuy nhiên chúng tôi vẫn khuyến khích bạn nên tập lập thêm một sơ đồ một cách thật đơn giản. Để bên cạnh đọc hàng sớ những nội dung bằng chữ thì nhân viên có thể vừa đọc chữ, vừa quan sát biểu đồ một cách trực quan hơn.

Quy trình thao tác chuẩn SOP

Eurorack hướng dẫn bạn tạo một quy trình thao tác SOP chuẩn theo 4 bước dưới đây:

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản

Sẽ thật tệ, nếu một bản SOP chuẩn mà lại sử dụng những từ ngữ khó hiểu hoặc sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn, bởi nó có thể gây ra một vấn đề là tốc độ xử lý thông tin chậm. Bên cạnh đó có thể khiến nhân viên hiểu nhầm nội dung từ đó gây ra những hậu quả khó lường. Vì vậy hãy sử dụng ngôn từ thật rõ ràng và đơn giản thôi nhé.

Liệt kê bước cụ thể

Nếu công việc khá phức tạp, nó bao gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn thì công việc mới được đánh giá là hoàn thành. Thì bạn cần phải mô tả các bước một cách thật cụ thể để nhân viên có thể nhìn nội dung trong bản SOP và sử dụng được ngay. Từ đó giúp công việc được thực thi dễ dàng và nhanh chóng.

Xác định trách nhiệm của từng bước

Mỗi bước đều mang một trọng trách nào đó để tạo điều kiện thuận lợi cho các bước sau. Chính vì vậy khi viết SOP, bạn cần phải nêu rõ trách nhiệm ở từng bước để người thực hiện công việc với một ý thức cao nhằm tập trung cao độ để hoàn thành tốt công việc được giao.

Kiểm soát và cập nhật định kỳ

Trong quá trình viết và đưa vào ứng dụng trong thực tế. SOP sẽ có không ít những sai sót và góc khuất chưa được nhìn thấy. Mặt khác, có thể quy trình này đúng với tại một thời điểm, sau thời điểm đó nó có thể khác đi và không còn ứng dụng được. Vì vậy, là một người đứng đầu tổ chức, bạn cần phải có kế hoạch quan sát và đánh giá khả năng vận dụng quy trình thao tác chuẩn trong công việc, để nhận ra những vấn đề còn tồn đọng. Từ đó đưa ra cập nhật kịp thời.

Ứng dụng của SOP trong thực tế

SOP được ra đời và ứng dụng vào đa dạng các lĩnh vực. Nhằm mục đích hỗ trợ quá trình sản xuất, cung ứng và quản lý quy trình hoạt động một cách hiệu quả. Đồng thời tuân thủ các quy chuẩn để đảm bảo chất lượng cao. Dưới đây là 3 lĩnh vực sử dụng SOP phổ biến.

SOP trong sản xuất

Các công việc từ chọn nguyên liệu sao cho chính xác, cũng như xử lý nguyên liệu ra sao để không bị dư thừa gây tốn kém, cho đến việc sử dụng nhân công lao động và tài nguyên sao cho hiệu quả mà tối ưu. Các công việc đó chung quy lại một mục đích là nâng cao doanh thu và lợi nhuận. Đồng hành với đó là các thang điểm tiêu chuẩn dùng để đánh giá chất lượng của thành phẩm.

>>> Xem thêm: Order picking là gì? Gợi ý chiến thuật lấy hàng siêu tiết kiệm thời gian.

SOP trong logistics

Logistics là một ngành có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của một quốc gia. Để bộ chuỗi các công việc trong lĩnh vực diễn ra trơn tru nhất, các chủ doanh nghiệp đã ứng dụng thành công quy trình quản lý chuẩn SOP để điều hành các mảng nhỏ từ thu gom hàng hóa, đặt nguyên liệu, sản xuất, lưu kho, đóng gói và vận chuyển. Từ đó giúp tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và một lợi ích sâu xa hơn là nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

SOP trong nhà thuốc

Về lĩnh vực thuốc và dược phẩm, nội dung của SOP có phần phức tạp hơn. Bởi đòi hỏi rất nhiều ở khâu quản lý chặt chẽ đầu vào của sản phẩm và khâu bảo quản kỹ lưỡng ở môi trường đặc biệt. Bên cạnh đó là yêu cầu khắt khe về việc lựa chọn đúng và đủ thuốc cho bệnh nhân, hạn chế các tình trạng bán thêm thuốc ngoài lề mà tỷ lệ làm thuyên giảm bệnh tình thấp. Quy định SOP sẽ được ban hành khác đi nếu thuốc ở các môi trường khác nhau như: Nhà thuốc bán lẻ, nhà thuốc bán theo chuỗi và nhà thuốc trong bệnh viện.

>>> Xem thêm: GSP là gì? Quy định về bảo quản thuốc trong kho.

Như vậy thông qua bài viết này bạn đã hiểu được khái niệm của SOP là gì? Đồng thời là thu thập thêm cho bản thân những kiến thức hữu ích xoay quanh quy trình hoạt động chuẩn. Nếu bạn đang mong muốn cải thiện hiệu suất hoạt động cho doanh nghiệp của mình thì việc áp ứng dụng SOP là điều cần phải làm. Eurorack tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn.