Tin tức

Thu mua trong Logistics Tìm hiểu quy trình thu mua hoàn chỉnh

15:57 PM, 02/08/2022

Ở hầu hết các trường hợp, thu mua trong Logistics không hiệu quả có thể khiến chuỗi cung ứng rẽ sang hướng đi đầy rẫy rủi ro.

Thu mua trong Logistics là gì?

Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng thông qua quá trình tìm kiếm và đồng ý các điều khoản mua hàng. Thu mua có thể được hiểu là quá trình liên quan mật thiết đến nguyên liệu, vật tư đầu vào. Bao gồm tìm kiếm, mua sắm, vận chuyển và dự trữ.

Mục tiêu của hoạt động thu mua cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc bán thành phẩm/ thành phẩm thương mại với chi phí thấp nhất.

Xem thêm: 

thu mua trong logistics là gì
Chức năng thu mua hiệu quả quyết định năng lực cung ứng của doanh nghiệp
 

Quy trình thu mua nguyên vật liệu trong Logistics

Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng thường bắt đầu từ một nhu cầu thực tế. Chúng khá đa dạng do mỗi doanh nghiệp tồn tại với thể chế cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý khác nhau. Song vẫn phải đảm bảo một số hoạt động chính sau:

1.    Xác định nhu cầu

Bộ phận thu mua tiến hành lập bảng tiêu chuẩn ghi rõ các yêu cầu từ số lượng, thông số kỹ thuật đến đặc tính...

2.    Tìm kiếm nhà cung ứng

Doanh nghiệp có thể xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp trước đó hoặc tiếp cận nguồn thông tin thứ cấp sẵn có.

Xác định khả năng, mối quan tâm, khả năng cạnh tranh và khả năng tài chính của nhà cung cấp để loại bỏ đơn vị hoạt động kém hiệu quả. Sàng lọc và chọn danh sách nhà cung ứng tiềm năng.

3.    Đàm phán giá

Hồ sơ gói thầu với yêu cầu bảng báo giá sẽ được gửi các nhà cung ứng tiềm năng. Nguồn thông tin được xử lý toàn diện là cơ sở đánh giá, chọn lọc nhà cung cấp chính thức.

quy trình thu mua trong logistics

Hoạt động thu mua trong Logistics chịu ảnh hưởng từ nhiều nhân tố khác nhau

4.    Ra quyết định chọn nhà cung cứng cuối cùng

Cân nhắc trên mối quan hệ hợp tác, mức độ uy tín về chất lượng lẫn ưu đãi trong chính sách giá. Bộ phận thu mua chọn ra nhà cung cấp tốt nhất.

5.    Tiếp nhận lô hàng

Nhà cung cấp vật tư sẽ tiến hành giao hàng theo cam kết trước đó. Trách nhiệm của bộ phận thu mua lúc này là đối chiếu thông tin ghi nhận trên sổ sách cùng thông tin hàng hóa đã nhận.

6.    Kiểm soát chất lượng hàng

Ở khía cạnh khác, chất lượng vật tư cũng cần được kiểm soát và giám sát chặt chẽ. Sự minh bạch đến từ chất lượng đầu vào cam kết không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

7.    Quản lý các hoạt động mang tính đầu tư

Quy trình thu mua kết thúc ở nghiệp vụ hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu và thanh toán.

Có thể thấy, hoạt động thu mua được doanh nghiệp chú trọng hơn khi đề cao tính chiến lược. Bởi nếu xây dựng được mối quan hệ hợp tác bền vững, kéo theo năng lực cung ứng của doanh nghiệp cải thiện đáng kể.

thu mua hàng hóa trong chuỗi cung ứng
 
 

Xu hướng các hoạt động thu mua Logistics

Bản chất của thu mua là cung cấp "vùng đệm" an toàn, duy trình tính ổn định cho chuỗi hoạt động sản xuất cũng như cung ứng. Mặt khác, thu mua chỉ hiệu quả khi và chỉ khi được sử dụng triệt để vào gia công sản xuất. Muốn vậy, vật tư cần được cân nhắc và tính toán sát sao căn cứ trên biến động thực tế.

Một trong những phương án thu mua được ứng dụng rộng rãi đó là xu hướng thu mua theo mô hình Just In Time (Sản xuất tức thời). Phương án căn cứ trên chính đơn hàng được đặt trước đó một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết.

KPI dành cho hoạt động thu mua trong Logistics

Dù thuộc cơ cấu tổ chức lớn hay nhỏ, hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng đều phải chịu KPIs như cam kết cho hiệu quả làm việc của mình. Dưới đây là một số KPIs tiêu biểu nhất:

1.    Số lượng

Cam kết về số lượng là tiêu chuẩn đánh giá quan trọng nhất cho hiệu quả hoạt động của bộ phận thu mua.

Trường hợp nhà cung cấp gửi số lượng không chính xác, vấn đề không chỉ thuộc về họ mà còn là trách nhiệm của hoạt động thu mua. Lúc này, bộ phận thu mua có trách nhiệm phát hiện và nhanh chóng thông báo sai sót với bên giao hàng để được xử lý ngay.

2.    Đơn giá

Khả năng thu mua nguyên vật liệu giá rẻ quyết định thành bại của dự án. Khi thu mua vật tư, nguyên vật liệu sản xuất có đơn giá cao hơn, cắt giảm tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm. Kiểm soát chi phí cho phép mua sắm để làm cho sản phẩm có giá thành cạnh tranh hơn khi xuất hiện trên thị trường.

Tìm được giá trị tối đa dựa trên thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp không phải là chuyện dễ dàng.

3.    Chất lượng

Mặc dù tiết kiệm chi phí là một trong nhiệm vụ qua trọng của thu mua trong Logistics, nhưng lợi ích tối ưu với mối quan hệ lâu dài hơn mới là mục tiêu hàng đầu. Duy trì quan hệ với nhà cung cấp đảm bảo cả hai bên đều hài lòng và thực hiện đúng lời hứa chất lượng đã cam kết.

4.    Thời gian hoàn thành giao hàng

Tiêu chí đo lường khả năng nhà cung cấp giao hàng có đúng hạn như yêu cầu. Tìm được giá trị tối đa dựa trên thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp không phải là chuyện dễ dàng.

Sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để đáp ứng nhu cầu hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng một cách nhanh nhất. Giao đúng thời gian cam kết tạo điều kiện duy trì hoạt động cung ứng bền vững.

Thu mua chiếm vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh chung của tổ chức. Hy vọng bài viết là nguồn tin tham khảo bổ ích dành cho bạn trong việc nghiên cứu và ứng dụng vào thực tiễn.

Ý kiến của bạn
DMCA.com Protection Status