Thu mua trong Logistics Tìm hiểu quy trình thu mua hoàn chỉnh

Thu mua trong Logistics là một trong những hoạt động tối quan trọng của doanh nghiệp. Ở hầu hết các trường hợp, nếu quy trình này không hiệu quả, thì chuỗi cung ứng có thể sẽ rẽ sang hướng đi đầy rẫy rủi ro. Hãy cùng Eurorack tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây nhé!

Thu mua trong Logistics là gì?

Thu mua Logistics là quy trình lập kế hoạch, xác định mục tiêu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để đàm phán giá cả và tiến hành hoạt động thu mua. Một doanh nghiệp có thể đóng vai trò là bên mua hay bên bán tùy theo từng trường hợp. Thông thường, các công ty sẽ tiếp nhận hàng hoặc dịch vụ quy mô lớn để đáp ứng nhu cầu thị trường. 

Thu mua liên quan mật thiết đến nguyên liệu, vật tư đầu vào. Bộ phận đảm nhận trọng trách có nhiệm vụ: tìm kiếm, mua sắm, vận chuyển và dự trữ. Mục tiêu của hoạt động thu mua là cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, hoặc bán thành phẩm/ thành phẩm thương mại với chi phí thấp nhất.

Xem thêm: 

• Quản trị Logistics là gì? Bao gồm những hoạt động nào?

•  7 nhân tố tác động đến chi phí Logistics

Quy trình thu mua nguyên vật liệu trong Logistics

Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng thường bắt đầu từ một nhu cầu thực tế. Chúng đa dạng do mỗi doanh nghiệp tồn tại với thể chế cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý khác nhau. Song, vẫn phải đảm bảo một số hoạt động chính sau:

1.    Xác định nhu cầu

Bộ phận thu mua tiến hành lập bảng tiêu chuẩn ghi rõ các yêu cầu từ số lượng, thông số kỹ thuật đến đặc tính.

2.    Tìm kiếm nhà cung ứng

Đây là bước quan trọng khi Thu mua trong Logistics, bởi nhà cung ứng chính là đối tác trực tiếp của công ty. Lúc này, doanh nghiệp có thể xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp trước đó hoặc tiếp cận nguồn thông tin thứ cấp.

Xác định mối quan tâm, năng lực cạnh tranh và khả năng tài chính của nhà cung cấp để loại bỏ đơn vị hoạt động kém hiệu quả. Sàng lọc và chọn danh sách nhà cung ứng tiềm năng.

3.    Đàm phán giá

Sau khi hoàn tất hành trình đàm phán với đơn vị cung ứng tiềm năng, doanh nghiệp sẽ nhận được hồ sơ gói thầu với yêu cầu bảng báo giá được gửi bởi nhà cung ứng tiềm năng. Nguồn thông tin được xử lý toàn diện là cơ sở đánh giá, chọn lọc nhà cung cấp chính thức.

Hoạt động thu mua trong Logistics chịu ảnh hưởng từ nhiều nhân tố khác nhau

4.    Ra quyết định chọn nhà cung cứng cuối cùng

Tương tự như bước tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, sau khi sàng lọc kỹ lưỡng những đối tượng đáng chú ý. Bộ phận thu mua lại tiếp tục cân nhắc trên mối quan hệ hợp tác, mức độ uy tín về chất lượng lẫn ưu đãi trong chính sách giá. Bộ phận thu mua chọn ra nhà cung cấp tốt nhất.

5.    Tiếp nhận lô hàng

Nhà cung cấp vật tư sẽ tiến hành giao hàng theo cam kết. Trách nhiệm của bộ phận thu mua lúc này là đối chiếu thông tin ghi nhận trên sổ sách cùng thông tin đơn hàng đã nhận.

6.    Kiểm soát chất lượng hàng

Ở khía cạnh khác, chất lượng vật tư cũng cần được kiểm soát và giám sát chặt chẽ. Sự minh bạch đến từ chất lượng đầu vào là bộ cam kết cho chất lượng sản phẩm đầu ra.

7.    Quản lý các hoạt động mang tính đầu tư

Quy trình thu mua kết thúc ở nghiệp vụ hoàn tất thủ tục kiểm tra, đối chiếu và thanh toán.

Có thể thấy, hoạt động thu mua được doanh nghiệp chú trọng hơn khi đề cao tính chiến lược. Được xây dựng trên mối quan hệ hợp tác và năng lực cung ứng hoàn thiện của từng tổ chức.

Xu hướng các hoạt động thu mua Logistics

Bản chất của thu mua là cung cấp "vùng đệm" an toàn, duy trình tính ổn định cho chuỗi cung ứng. Muốn vậy, vật tư cần được cân nhắc và tính toán sát sao căn cứ trên biến động thực tế.

Xu hướng thu mua theo mô hình Just In Time (Sản xuất tức thời) đang là một trong những phương án thu mua ứng dụng rộng rãi. Phương án căn cứ trên chính đơn hàng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết.

KPI dành cho hoạt động thu mua trong Logistics

Dù thuộc cơ cấu tổ chức lớn hay nhỏ, hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng đều phải chịu KPIs như cam kết cho hiệu quả làm việc:

1. Số lượng

Cam kết về số lượng là tiêu chuẩn đánh giá quan trọng nhất cho hiệu quả hoạt động của bộ phận thu mua.

Trường hợp nhà cung cấp gửi số lượng không chính xác, vấn đề không chỉ ở họ mà còn là trách nhiệm của thu mua. Lúc này, bộ phận thu mua có trách nhiệm phát hiện, thông báo sai sót với bên giao hàng để được xử lý ngay.

2. Đơn giá

Khả năng thu mua nguyên vật liệu giá rẻ quyết định thành bại của dự án. Khi thu mua vật tư, nguyên vật liệu sản xuất có đơn giá cao hơn, làm cắt giảm tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm. Kiểm soát chi phí cho phép mua sắm để sản phẩm có giá thành cạnh tranh hơn khi xuất hiện trên thị trường.

3. Chất lượng

Bên cạnh số lượng, giá thành, chất lượng hàng hóa thu mua cũng quan trọng không kém. Mặc dù tiết kiệm chi phí là nhiệm vụ quan trọng trong thu mua trong Logistics. Nhưng lợi ích lâu dài mới là mục tiêu hàng đầu. Duy trì quan hệ với nhà cung cấp đảm bảo cả hai bên đều hài lòng và thực hiện đúng lời hứa đã cam kết.

4. Thời gian hoàn thành giao hàng

Tiêu chí đo lường khả năng nhà cung cấp giao hàng có đúng hạn. Tìm được giá trị tối đa dựa trên thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp không phải là chuyện dễ dàng. Sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hoàn thành đơn đặt hàng một cách nhanh nhất. Giao đúng thời gian cam kết tạo điều kiện duy trì hoạt động cung ứng bền vững.

Thu mua trong Logistics chiếm vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh chung của tổ chức. Hy vọng bài viết là nguồn tin tham khảo bổ ích dành cho bạn trong việc nghiên cứu và ứng dụng vào thực tiễn.