Cách quản lý hàng hóa trong kho đơn giản mà hiệu quả

Cách quản lý hàng hóa trong kho thông minh, hiệu quả là chủ đề khiến nhiều doanh nghiệp trăn trở. Điều này chỉ xảy ra khi bạn chưa tìm được phương pháp phù hợp, do đó, Eurorack sẽ cùng bạn giải mã câu đố này.

Quản lý hàng hóa trong kho là gì?

Ngày nay, với thực trạng kho bãi tăng cao, các doanh nghiệp cần quy trình quản lý hàng hóa trong kho sao cho khoa học, hiệu quả.

Nếu muốn hệ thống cung ứng diễn ra một cách trơn tru, mượt mà, nhà đầu tư không thể bỏ qua bước xử lý hàng tồn kho. Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm, dịch vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp nắm được số lượng hàng cần bán ở mọi thời điểm và tiết kiệm ngân sách giải quyết hàng tồn. Mặt khác, các đơn vị kinh doanh có thể kiểm soát hàng bán chạy, hàng khó bán và đưa ra phương án phù hợp với mục đích tối ưu không gian nhà kho.

>>> Tìm hiểu thêm:

Hàng tồn kho là gì? Có nên giữ hàng tồn kho hay không?

Các nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa trong kho

Tại sao doanh nghiệp cần tìm cách quản lý hàng hóa thông minh?

Một người kinh doanh cần học cách quản trị hàng hóa trong kho chuyên nghiệp bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Cụ thể, hãy cùng Eurorack xem qua một số lý do sau đây:

- Phản ánh vấn đề sản phẩm kịp thời và chính xác: Một trong những nguyên nhân nổi bật mà nhiều chủ đầu tư quan tâm sát sao đến việc quản lý kho là để nắm bắt chất lượng, số lượng, tình hình bảo quản và giá cả sản phẩm trong quá trình xuất nhập hàng, tồn kho. Nhờ đó, khi có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý để đạt hiệu quả tối ưu nhất.

- Cân nhắc đưa ra quyết định gia giảm sản phẩm hợp lý: Sau khi tìm ra quy trình quản lý hàng hóa trong kho phù hợp, doanh nghiệp sẽ ít gặp thử thách với việc nghiên cứu sự biến động của hàng hóa. Các nhà kinh doanh dễ dàng phát hiện đâu là hàng bán chạy, đâu là hàng khó tiêu thụ rồi áp dụng phương án giải quyết chuẩn xác.

- Hạch toán chi tiết nguồn hàng: Buôn bán không phải là con đường trải đầy hoa hồng. Trước khi tiến tới thành công, chủ cửa hàng thường trải qua muôn vàn khó khăn. Để tạo nền móng vững chắc, bạn nên chú ý đến tầm quan trọng của việc quản lý hàng để nắm rõ tình hình hạch toán hàng hóa trong kho.

- Kiểm tra doanh thu: Từ bản báo cáo quản lý hàng hóa, người kinh doanh có thể nắm rõ doanh thu sản phẩm. Nhờ đó, bạn sẽ có cái nhìn khách quan, chính xác về từng loại sản phẩm trong nhà kho của bạn.

- Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa: Hiện tượng hàng hư hại, thất thoát không phải là chuyện xa lạ đối với các cửa hàng nhỏ. Vì nhiều lý do, đơn vị đành chịu tổn thất vì sự mất mát không mong muốn này. Tuy nhiên, với cách quản lý kho hàng phù hợp, nhà kinh doanh sẽ không còn vướng vào rắc rối trên nữa.

Những cách quản lý hàng trong kho hiệu quả

1. Phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách thông minh

Để quá trình quản lý kho hàng được diễn ra suôn sẻ, quản lý và nhân viên kho nên phân loại, bố trí hàng hóa một cách thông minh. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp rút gọn quy trình xuất nhập hàng, tiết kiệm thời gian đến mức tối đa. Ngược lại, khi đơn vị không thống nhất phương thức sắp xếp, nhân sự phụ trách trông coi kho bãi khó hoàn thành công việc của mình như ý muốn. Hiện nay, hệ thống cung ứng thế giới vận hành với 5 nguyên tắc xếp hàng hiệu quả gồm:

- Nguyên tắc SKU (Stock Keeping Unit): Doanh nghiệp có thể tạo mã SKU thủ công hoặc bằng phần mềm công nghệ để quản lý dễ dàng. SKU hỗ trợ chủ kho bãi phân biệt hàng bằng những ký hiệu đặc biệt và kiểm tra sản phẩm trong tích tắc.

- Nguyên tắc FIFO (First in - First out): FIFO được ứng dụng khi nhà đầu tư muốn xuất nhập hàng theo thứ tự sản phẩm nào được nhập trước thì sẽ được xuất trước. Đây là nguyên tắc phổ biến trong hầu hết các loại kho bãi.

- Nguyên tắc LIFO (Last in - First out): Ngược lại với FIFO, LIFO dùng cho trường hợp quản lý kho muốn xuất khẩu những món hàng được nhập vào cuối cùng. Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp cân đối chi phí sản xuất và tránh được tình huống hàng để lâu bị giảm giá trị.

- Nguyên tắc FEFO (First expired - First out): Bạn đọc có thể hiểu là nguyên tắc vận hành theo lý thuyết hàng hóa nào có hạn sử dụng ngắn hơn thì được đưa ra trước. Cách này giúp doanh nghiệp không phải đối mặt với tình trạng hàng tồn kho vì hết hạn sử dụng.

2. Gán nhãn và mã hàng cho sản phẩm

Như Eurorack đã đề cập, việc gán nhãn và mã hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập. Sau khi bạn đóng hàng lại, bạn sẽ gặp khó khăn khi lấy hoặc kiểm tra nếu không gán nhãn cho từng mặt hàng một.

3. Thường xuyên kiểm tra thông tin số lượng xuất nhập hàng

Nếu quá trình xuất nhập hàng phát sinh sai sót, người phải “đứng mũi chịu sào” là nhân viên quản lý kho. Do đó, hãy kiểm tra thông tin số lượng hàng được nhập vào, xuất ra một cách kỹ càng. Bên nhận và bên trao sẽ so sánh, đối chiếu rồi xác nhận dựa trên phiếu ghi nhận. Nếu thông tin trên phiếu trùng khớp với hiện trạng thì hai bên có thể tiến hành nhận/lấy hàng.

4. Sử dụng phần mềm phù hợp để quản lý kho hàng

Bước vào kỷ nguyên số, công nghệ thông tin được xem là giải pháp tối ưu cho việc quản lý hàng hóa trong kho. Bạn nên dành một chút thời gian để tìm hiểu về những phần mềm quản lý kho hiệu quả, thông minh. Nếu bạn cảm thấy rằng cửa tiệm của mình khá nhỏ và không cần phần mềm cao cấp thì có lẽ công cụ Word, Excel cũng có thể thỏa mãn nhu cầu của bạn.

5. Phân công trách nhiệm cụ thể cho các nhân viên kho

Với những doanh nghiệp sở hữu nhiều kho bãi và khối lượng hàng “khủng” thì phân tầng nhân viên, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân là giải pháp khá hợp lý. Sau khi được phân việc, người phụ trách sẽ biết mình cần làm gì và tìm cách quản lý hàng hóa trong kho sao cho cẩn thận, đảm bảo lưu trữ an toàn.

6. Thiết lập định mức tồn kho khoa học

Định mức tồn kho là số lượng sản phẩm mà kho xưởng cần duy trì ở mức ổn định nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ, thuận lợi. Doanh nghiệp phải chắc chắn số lượng hàng trong kho không dưới ngưỡng tối thiểu và không vượt quá ngưỡng tối đa. Có như vậy, hàng hóa mới không bị dư thừa mà vẫn luôn trong tình trạng đầy đủ để cung ứng cho thị trường.

7. Tính vòng quay tồn kho

Bằng cách tính tổng số lượng nhập hàng trong một kỳ, bạn có thể ước lượng số hàng tồn kho hiện tại sẽ phải cần bao nhiêu thời gian để bán hết cho khách hàng. Nhờ thế, bạn dễ dàng dự đoán thị trường và xây dựng kế hoạch nhập hàng hợp lý.

8. Kiểm soát hàng hóa trong kho liên tục

Khi không ứng dụng phương pháp quản lý kho đúng đắn, tình trạng sai sót xảy ra là chuyện tất yếu. Do đó, chủ đầu tư nên đề nghị kiểm kê hàng hóa trong kho liên tục, tránh chủ quan dẫn đến tình huống mất mát không đáng có.

Kệ chứa hàng - “Trợ thủ” trong việc quản lý hàng tồn kho

Đối với những kho xưởng lớn, yêu cầu chứa nhiều hàng hóa và thường xuyên di chuyển sản phẩm, kệ để hàng là một “trợ thủ đắc lực”. Hiện nay, trên thị trường thịnh hành các loại kệ như kệ trọng tải nặng, kệ trung tải, kệ robot, kệ siêu thị, v.v. Mỗi loại kệ đều sở hữu ưu, nhược điểm và chức năng riêng.

Ví dụ, đối với kệ trọng tải nặng, doanh nghiệp có thể ứng dụng vào kho logistics, đông lạnh, tiêu dùng nhanh, dược phẩm hoặc hoá chất để quản lý kho hàng hiệu quả hơn. Kệ cho phép người dùng lưu trữ lượng hàng lớn, đa chủng loại, hỗ trợ kho xưởng sắp xếp một cách gọn gàng, tiết kiệm tối đa diện tích kho bãi. Ngoài ra, kệ trung tải cũng mang lại lợi ích tương tự. Tuy nhiên, dòng kệ này có tải trọng thấp hơn, chỉ tầm 300-800kg/tầng.

Nếu quý đơn vị có nhu cầu mua kệ chứa hàng để quản lý hàng hóa thì hãy liên hệ với Công ty Cổ phần Cơ khí Eurorack. Là một đơn vị chuyên thi công và sản xuất kệ kho hàng trong hơn 10 năm, chúng tôi luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và ưu tiên trải nghiệm của khách hàng.

Thông qua bài viết, Eurorack hy vọng bạn đọc đã có thêm nhiều thông tin bổ ích về cách quản lý hàng hóa trong kho. Hãy áp dụng biện pháp mà bạn cho là phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất nhằm đạt được hiệu quả tối đa nhé! Đồng thời, đừng quên liên hệ với Eurorack qua hotline 0938 520 379 để nhận sự tư vấn tận tâm cho những thắc mắc, nguyện vọng của bạn.