Kho hàng là gì? Chức năng và Cách quản lý hiệu quả

Kho hàng là nơi tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và bảo quản hàng hoá. Đối với tất cả các doanh nghiệp, nó luôn đóng vai trò quan trọng trong chuỗi quản lý cung ứng. Nếu độc giả muốn tìm hiểu thêm về kho hàng thì hãy cùng Eurorack tham khảo bài viết này nhé.

Kho hàng là gì?

Kho hàng là không gian nhất định sử dụng để lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm công nghiệp nhằm mục đích phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh thương mại.

Thông thường, kho chứa hàng sẽ được xây dựng ở những nơi rộng rãi như thị xã, ngoại ô thành phố. Bên cạnh đó, hệ thống kho bãi nên gần với cảng biển, sân bay hay các đầu mối giao thông. Điều này đảm bảo cho việc doanh nghiệp có thể dễ dàng vận chuyển hàng hoá khi cần thiết.

Vì chức năng chính của kho hàng là bảo quản hàng hoá bên trong được quản lý khép kín, tránh bị nhân tố bên ngoài tác động làm mất mát, hư hại. Đồng thời, một số quốc gia còn bắt buộc kho phải đạt tiêu chuẩn về phương diện phòng cháy - chữa cháy.

Chức năng của kho hàng

Để lý giải cho câu hỏi tại sao kho hàng là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, Eurorack đã tổng hợp thông tin về chức năng kho. Nói một cách sơ lược, kho lưu trữ hàng hóa được sử dụng cho 4 mục đích chính là tập kết, phân loại, lưu trữ và quản lý hàng hoá.

Tập kết hàng hoá

Chức năng đầu tiên và cũng là một trong những chức năng quan trọng nhất của các nhà kho hiện nay là tập kết hàng hoá. Thông thường, doanh nghiệp sẽ nhập sản phẩm từ nhiều nơi khác nhau về một địa điểm là kho của doanh nghiệp. Thay vì để hàng bừa bãi, doanh nghiệp chú trọng vào việc quy tụ hàng hóa trong một không gian nhất định.

Nếu có nhu cầu tập kết nhiều loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng kệ kho hàng lắp ghép. Ứng dụng cho phép các doanh nghiệp, bao gồm doanh nghiệp tổ chức vừa và nhỏ có thể quản lý và kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho. Tại Eurorack, chúng tôi cung cấp đa dạng kệ, mỗi loại kệ thích hợp cho loại hình nhà kho khác nhau như kệ kệ Selective, Drive in, kệ robot bán tự động, kệ pallet con lăn, kệ trung tải, kệ V lỗ, v.v. Dòng kệ sắt thiết kế đa tầng giúp hàng hóa được sắp xếp và phân loại chuyên nghiệp, kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập hàng. Từ đó, cải thiện đáng kể thời gian hoàn thành các đơn đặt hàng.

Phân loại hàng hoá

Nếu không phân loại hàng hoá kỹ lưỡng, doanh nghiệp khó có thể quản lý từng mặt hàng. Lúc này, kho bãi đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp tách biệt sản phẩm, ví dụ như vải được bố trí vào kho thường, thực phẩm đòi hỏi điều kiện bảo quản tốt thì đưa vào kho mát hoặc kho lạnh.

Lưu trữ hàng hoá

Nhờ kho hàng, các doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc hàng hoá bị hư hại, mất mát. Mọi sản phẩm mà doanh nghiệp đưa vào kho đều được lưu trữ an toàn theo tiêu chuẩn nhất định. Suy cho cùng, mục đích cuối cùng của việc lưu giữ là mong hàng hoá trọn vẹn như ban đầu.

Quản lý hàng hoá

Khi xây dựng không gian kho chứa hàng hoàn chỉnh, chúng ta dễ dàng quản lý tình trạng hàng hoá hơn. Từ quy trình nhập khẩu cho đến thời điểm xuất khẩu, kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, xuất nhập nhanh chóng, gọn gàng. Lúc cần kiểm kê lại số lượng, chất lượng, người quản lý cũng không gặp phải khó khăn hay thử thách.

Tùy vào yêu cầu hoạt động, nhà kho tổ chức các khu vực riêng biệt phục vụ 6 chức năng trên. Hạng mục này được biết đến với tên gọi là thiết kế layout nhà kho.

Tầm quan trọng của kho hàng đối với chuỗi cung ứng

Việc quản lý kho hàng một cách khoa học có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động phân phối. Vì điều đó và cùng với những chức năng nổi bật mà Eurorack đã đề cập, kho lưu trữ hàng hóa là mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng. Sau đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tầm quan trọng của chúng một cách chi tiết hơn.

- Đảm bảo tính liên tục: Trước diễn biến khó lường của thị trường, kho hàng đóng vai trò điều tiết hàng hóa, đảm bảo tính ổn định. Lợi thế trữ sẵn một lượng sản phẩm nhất định, giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với mọi tình huống thiếu hụt hay các sự cố chậm trễ.

- Kho hàng tác động đến khâu luân chuyển: Nhà kho không chỉ lưu trữ sản phẩm ở nơi an toàn mà còn đảm bảo hoàn thành đơn đặt hàng đúng kỳ hạn. Việc tổ chức kho bãi cẩn thận mang đến sự thuận tiện trong quá trình đóng gói và vận chuyển.

- Củng cố hiệu quả kinh tế: Thiết kế nhà kho thông minh là khi doanh nghiệp định hướng phương thức tách biệt và phối hợp hàng hoá nhịp nhàng với nhau. Quá trình chuyển giao sản phẩm đến tay khách hàng sẽ được tối ưu, từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, củng cố hiệu quả kinh tế.

- Kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Đối với từng mặt hàng, đơn vị nên theo dõi tình hình cung - cầu trên thị trường kỹ càng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tồn kho chặt chẽ hơn và đơn giản hóa quy trình tổ chức tồn kho phức tạp.

- Tối đa lượng hàng lưu trữ: Sự hiện diện của kho chứa hàng cho phép doanh nghiệp sử dụng tối đa dung tích hiện có nhằm mục đích bảo quản nhiều mặt hàng khác nhau.

- Đảm bảo chất lượng nguồn hàng: Một trong những lý do mà kho lưu trữ hàng hoá được ứng dụng rộng rãi là kho có khả năng bảo quản ổn định. Nhờ vậy, sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi các tác nhân bên ngoài, từ côn trùng đến điều kiện kém an toàn như nhiệt độ, độ ẩm cao.

- Tăng khả năng tiếp cận: Khi nhắc đến tầm quan trọng của kho hàng, chúng ta không thể bỏ sót điều này. Với các sản phẩm nằm ở vị trí trung tâm, thiết kế kệ kho hàng chuyên nghiệp giúp việc đóng gói, phân phối và lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.

>>> Xem thêm: Bảng giá kệ kho hàng chính hãng tại TP HCM

Các loại kho hàng phổ biến trong Logistics

Có nhiều loại kho hàng căn cứ vào từng tiêu chuẩn khác nhau. Dưới đây, Eurorack sẽ tổng hợp một vài loại kho dựa trên 3 phương thức phân loại.

1. Phân loại dựa trên đặc điểm ngành hàng

- Kho nguyên liệu: Thường nằm gần nhà máy sản xuất hoặc nơi tiếp nhận hàng hoá nhanh chóng.

- Kho bán thành phẩm: Thường nằm bên trong nhà máy sản xuất, là mắt xích quan trọng để hoàn thiện thành phẩm cuối cùng.

- Kho thành phẩm: Kho chứa hàng thành phẩm với chức năng chính là phục vụ mục tiêu thương mại, thường đặt ở khu vực đem đến giá trị kinh tế cao.

- Kho phụ tùng: Kho chứa các phụ tùng thay thế nhằm phục vụ nhu cầu bảo trì.

- Kho vật liệu phụ trợ: Kho chứa các thiết bị vật liệu phụ trợ phục vụ trong sản xuất.

2. Phân loại theo chức năng

Nếu phân loại theo chức năng, chúng ta có các loại kho:

Kho ngoại quan: Thực hiện chức năng lưu trữ tạm thời đã hoàn tất thủ tục hải quan và chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập vào Việt Nam.

Kho CFS: Địa điểm thu gom, chia tách hàng lẻ. Để tiết kiệm chi phí, nhiều chủ hàng cùng khai thác chung một đơn vị vận tải. Tại kho CFS, hàng hóa được tập kết/tách rời hàng cho các tổ chức tiếp nhận.

Kho bảo thuế: Nơi lưu trữ hàng hóa đã được thông quan nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế.

Kho tư nhân: Kho thuộc sở hữu của một tổ chức, thường được gọi với tên gọi khác là kho độc quyền.

Kho công cộng: Khác với kho tư nhân, kho công cộng là kho hàng thuộc sở hữu của bên thứ ba, cho doanh nghiệp thuê lại với mục đích lưu trữ và phân phối hàng hóa trong thời gian ngắn.

3. Phân loại kho hàng dựa trên đặc nhiệt độ lưu kho

Nhìn chung, để dễ phân biệt chúng ta nên phân loại kho hàng theo chức năng. Theo đó, có 2 loại kho chính:

Kho thường: Kho lưu trữ hàng hóa trong điều kiện thông thường, không bị ràng buộc bởi môi trường bảo quản đặc biệt: kho thực phẩm, kho hàng tiêu dùng, kho vải.

Kho làm mát Kho đông lạnh: Kho hàng không chỉ đòi hỏi cao về tiêu chuẩn chất lượng, còn đặt ra yêu cầu cao về trang thiết bị hiện đại. Nhiệt độ điều phối ở mức thấp, đến -60 độ C.

Tham khảo: Giá kệ để hàng kho lạnh tốt và bền nhất

Các nguyên tắc cần lưu ý để quản lý kho chứa hàng hiệu quả